Comment ajouter des enregistrements à des listes de données via le formulaire de données dans Excel 2,013

Excel 2,013 vous permet d'ajouter des dossiers à des listes de données en utilisant le formulaire de données. La première fois que vous cliquez sur le bouton de formulaire personnalisé que vous avez ajouté à la barre d'outils Accès rapide, Excel analyse la rangée de noms et des rubriques sur le terrain pour le premier enregistrement et crée une forme de données.

Ce formulaire de données répertorie les noms de terrain sur le côté gauche de la forme avec les entrées pour le premier enregistrement dans les zones de texte appropriées à côté d'eux. Vous pouvez voir la forme de données pour les nouvelles données des employés database- il ressemble un peu à une boîte de dialogue personnalisée.

Le formulaire de données comprend les entrées que vous avez faites dans le premier enregistrement. Le formulaire de données contient également une série de boutons que vous utilisez pour ajouter, supprimer, ou de trouver des documents spécifiques. Juste au-dessus de la première touche, la forme de données répertorie le numéro de l'enregistrement suivi par le nombre total d'enregistrements. Lors de la création de nouvelles entrées, il affiche un nouveau record au-dessus de ce bouton au lieu du numéro d'enregistrement.

Tout le formatage que vous attribuez aux entrées particulières dans le premier enregistrement est automatiquement appliqué à ces champs dans les enregistrements suivants que vous entrez et est utilisé sous la forme de données.

Par exemple, si votre liste de données contient un champ de téléphone, vous devez entrer seulement les dix chiffres du numéro de téléphone dans le champ de la forme de données de téléphone si l'entrée de numéro de téléphone initial est formatée dans le premier enregistrement avec le format de numéro de téléphone spécial .

De cette façon, Excel prend une nouvelle entrée dans le fichier de téléphone, comme 3075550045, par exemple, et automatiquement formate sorte qu'il apparaît comme (307) 555-0045 dans la cellule appropriée de la liste de données.

Le processus pour ajouter des enregistrements à une liste de données avec la forme de données est simple. Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau, Excel affiche un formulaire vierge de données (marqué un nouveau record sur le côté droit de la forme de données), que vous obtenez à remplir.

Après avoir entré les informations pour le premier champ, appuyez sur la touche Tab pour passer au champ suivant dans le dossier.

Whoa! Ne pas appuyer sur la touche pour passer au champ suivant dans un dossier sur Entrée. Si vous le faites, vous allez insérer la nouvelle, dossier incomplet dans la base de données.

Continuez à entrer des informations pour chaque champ et en appuyant sur Tab pour aller au champ suivant dans la base de données.

• Si vous remarquez que vous avez fait une erreur et que vous souhaitez modifier une entrée dans un domaine que vous avez déjà passé, appuyez sur Maj + Tab pour revenir à ce domaine.

• Pour remplacer l'entrée, il suffit de commencer à taper.

• Pour modifier certains des caractères dans le champ, appuyez sur # 8594- ou cliquez sur le pointeur en I dans l'entrée pour localiser le Point- d'insertion puis modifiez l'entrée à partir de là.

Lors de la saisie des informations dans un domaine particulier, vous pouvez copier l'entrée accomplis dans ce domaine depuis le précédent record en appuyant sur Ctrl + '(apostrophe). Appuyez sur Ctrl + ', par exemple, pour faire avancer la même entrée dans le champ de chaque nouveau record de l'Etat lors de la saisie d'une série de dossiers pour les personnes qui vivent tous dans le même état.

Lorsque vous entrez les dates dans un champ de date, utilisez un format de date cohérent qui sait Excel. (Par exemple, entrez quelque chose comme 21/07/98.) Lors de la saisie des codes postaux qui utilisent parfois des zéros que vous ne voulez pas disparaître de l'entrée (comme le code postal 00102), formater la première entrée sur le terrain avec le format spécial de numéro de code postal.

Dans le cas des autres numéros qui utilisent des zéros, vous pouvez formater en utilisant le format texte ou mettre un '(apostrophe) avant que le premier 0. L'apostrophe indique à Excel pour traiter le nombre comme une étiquette de texte, mais ne se présente pas dans la base de données elle-même. (Le seul endroit où vous pouvez voir l'apostrophe est sur la barre de formule lorsque le curseur de cellule est dans la cellule.)

appuie sur le # 8595- touche lorsque vous avez saisi toutes les informations pour le nouvel enregistrement. Or, à la place de la # 8595- touche, vous pouvez appuyer sur Entrée ou cliquez sur le bouton Nouveau. Excel insère le nouveau record que le dernier enregistrement dans la base de données dans la feuille de calcul et affiche une nouvelle forme de données vide dans laquelle vous pouvez entrer le prochain disque.

Lorsque vous avez terminé l'ajout d'enregistrements de la base de données, appuyez sur la touche Echap ou cliquez sur le bouton Fermer au bas de la boîte de dialogue pour fermer le formulaire de données.