Comment trouver des enregistrements avec la forme de données dans Excel 2013

Dans une grande liste de données, en essayant de trouver un enregistrement particulier en déplaçant de record en record dans Excel 2013 - ou même déplacer dix dossiers à la fois avec la barre de défilement - peut prendre toute la journée. Plutôt que de perdre du temps à essayer de rechercher manuellement un enregistrement, vous pouvez utiliser le bouton Critères sous la forme de données à regarder vers le haut.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Critères, Excel efface toutes les entrées de champ sous la forme de données (et remplace le numéro d'enregistrement avec le mot Critères) De sorte que vous pouvez entrer les critères à rechercher dans les zones de texte vides.

Par exemple, supposons que vous avez besoin de modifier l'état de partage des bénéfices de Sherry Caulfield. Malheureusement, ses papiers ne comprend pas son numéro d'identification. Tout ce que vous savez est qu'elle travaille dans le bureau de Boston et précise son nom de famille avec un C au lieu d'un K.

Pour trouver son dossier, vous pouvez utiliser les informations que vous avez à restreindre la recherche à tous les enregistrements dont le nom commence par la lettre C et le champ Emplacement contient Boston.

Pour limiter votre recherche de cette façon, ouvrir le formulaire de données pour la base de données des employés, cliquez sur le bouton Critères, puis tapez C * dans la zone de texte pour le champ Nom. Entrez également Boston dans la zone de texte pour le champ Lieu.

Lorsque vous entrez dans les critères de recherche pour les enregistrements dans les zones de texte vides de la forme de données, vous pouvez utiliser le? (pour un seul) et * (pour plusieurs) des caractères génériques.

Maintenant, cliquez sur le bouton Suivant. Excel affiche dans les données forment le premier enregistrement dans la base de données où le nom de famille commence par la lettre C et le champ Emplacement contient Boston. Le premier enregistrement de cette liste des données qui répond à ces critères est pour William Cobb. Pour trouver le dossier de Sherry, cliquez sur le bouton Suivant retrouver. Le record de Sherry Caulfield montre ensuite.

Après avoir situé le record de Caulfield, vous pouvez ensuite modifier son statut d'intéressement de Non à Oui dans la boîte de texte pour le champ de participation aux bénéfices. Lorsque vous cliquez sur le bouton Fermer, Excel enregistre son nouveau statut de partage des profits dans la liste de données.

Lorsque vous utilisez le bouton de critères dans le formulaire de données pour rechercher des enregistrements, vous pouvez inclure les opérateurs suivants dans les critères de recherche que vous entrez pour localiser un enregistrement spécifique dans la base de données:

Par exemple, pour afficher uniquement les enregistrements où le salaire de l'employé est supérieur ou égal à 50 000 $, inscrivez > = 50000 dans la zone de texte pour le champ Salaire puis cliquez sur le bouton Suivant.

Lorsque vous spécifiez les critères de recherche qui correspondent à un certain nombre de dossiers, vous pouvez avoir à cliquer sur le Suivant ou Précédent Trouver bouton plusieurs fois pour localiser le dossier que vous voulez. Si aucun enregistrement ne correspond aux critères de recherche que vous entrez, l'ordinateur émet un signal sonore à vous lorsque vous cliquez sur ces boutons.

Pour modifier les critères de recherche, d'abord effacer la forme de données en cliquant à nouveau sur le bouton Critères et puis en cliquant sur le bouton Effacer.

Pour revenir à l'enregistrement en cours, sans l'aide des critères de recherche que vous entrez, cliquez sur le bouton de formulaire. (Ce bouton remplace le bouton Critères dès que vous cliquez sur le bouton Critères.)