Travailler avec des listes de distribution dans Outlook

Vous pouvez créer une liste de distribution dans votre module de contacts Outlook qui comprend le nom de plus d'une personne pour les moments où vous envoyez un message à plusieurs personnes simultanément. Vous pouvez également attribuer des catégories à vos listes de distribution (comme vous pouvez le faire avec des contacts individuels), et vous pouvez envoyer une liste de distribution à d'autres personnes comme pièce jointe à un message électronique afin qu'ils puissent utiliser la même liste que vous faites si elles sont également en utilisant Outlook.

Création d'une liste de distribution

Création d'une liste de distribution est une simple question de faire un nom pour votre liste et en choisissant à partir de la collection de noms que vous avez stocké sur votre système. Une liste de distribution ne garde aucune trace des numéros de téléphone et les adresses postales, adresses de courrier électronique seulement.

Pour créer une liste de distribution dans votre module Contacts, procédez comme suit:

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> liste de distribution (ou appuyez sur Ctrl + Maj + L).

La boîte de dialogue de la liste de distribution apparaît.

2. Saisissez le nom que vous souhaitez attribuer à votre liste de distribution.

Le nom que vous tapez apparaît dans la zone de texte Nom.

3. Cliquez sur le bouton Sélectionner les membres.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres apparaît, affichant une liste de noms disponibles sur le côté gauche et une boîte vide sur le côté droit.

4. Double-cliquez le nom de chaque personne que vous voulez ajouter à votre liste de distribution.

Chaque nom que vous double-cliquez apparaît dans la colonne Ajouter à la liste de distribution sur le côté droit de la boîte de dialogue.

5. Lorsque vous avez terminé la cueillette des noms, cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Sélectionner les membres ferme.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer (ou appuyez sur Alt + S).

La boîte de dialogue de la liste de distribution se ferme et votre liste de distribution apparaît dans votre liste de contacts.

Lorsque vous créez une liste de distribution, vous pouvez également inclure les adresses email des personnes qui ne sont pas inclus dans votre liste de contacts ou de toute autre de vos livres d'adresses Outlook. Pour ajouter un tel étranger à votre liste de distribution, cliquez sur Ajouter (au lieu de Sélectionner les membres) à l'étape 4, ci-dessus. Entrez le nom et l'adresse email de la personne que vous souhaitez ajouter dans la boîte de dialogue Ajouter de nouveaux membres, cliquez sur OK, et suivez le reste des étapes exactement de la même façon.

Modification d'une liste de distribution

Les gens viennent et les gens vont dans les listes de distribution, comme ils le font partout ailleurs. Heureusement, vous pouvez modifier les listes. Il suffit de cliquer sur l'icône Contacts dans le volet de navigation et double-cliquez sur le nom d'un de vos listes de distribution (les entrées qui montrent une petite icône à deux têtes à droite de leurs noms). Lorsque vous ouvrez une entrée de la liste de distribution, vous voyez le même écran que vous avez vu lorsque vous avez créé la liste. Ici, vous avez quelques options utiles:

• Pour supprimer un membre de la liste: Cliquez sur ce nom et cliquez sur le bouton Supprimer.

• Pour sélectionner un nouveau membre parmi les noms déjà dans votre liste de contacts ou la liste d'adresses globale: Cliquez sur Sélectionner les membres et de suivre la même routine que vous utilisez lorsque vous créez une liste.

• Pour ajouter une personne dont l'adresse e-mail ne figure pas dans l'un de vos carnets d'adresses: Cliquez sur le bouton Ajouter, remplissez le nom et l'adresse électronique de la personne, et cliquez sur OK.

Utilisation d'une liste de distribution

Listes de distribution apparaissent comme des éléments dans votre liste de contacts ainsi que les noms des personnes - donc (comme vous pouvez probablement le deviner), vous pouvez utiliser une liste de distribution pour répondre à un message électronique comme vous le feriez avec n'importe quel contact. Voici comment:

• Vous pouvez faire glisser la carte pour une liste de distribution à votre boîte de réception pour créer un nouveau message e-mail à cette liste.

• Vous pouvez taper le nom de la liste de distribution dans la ligne À d'un message e-mail et cliquez sur le bouton Vérifier les noms dans la barre d'outils.

Lorsque Outlook ajoute un soulignement du nom dans le champ À:, vous savez que votre message sera envoyé aux personnes figurant sur votre liste de distribution.