Comment stocker des données d'entreprise

Lorsque vous planifiez un projet d'efficacité de l'entreprise, vous devez savoir ce que vous souhaitez mesurer et comment vous souhaitez aller sur le mesurer - Mais d'où vient tout ce que les données aller, exactement? En fonction de votre entreprise, vous aurez besoin d'un référentiel de données unique, ou, plus probablement, quelques-uns.

Choisir le bon endroit pour poster vos données peut avoir des conséquences à long terme sur comment vous pouvez facilement accéder et manipuler vos données dans le futur.

Des options de stockage de données

Voici vos options de stockage de données:

• Excel: La ressource essayé-et-vrai pour la collecte et l'analyse des données, Excel est une application sans fioritures qui peut travailler pour presque toutes les entreprises. Saisie de nouvelles données directement dans Excel est généralement un processus trop manuel pour la plupart des entreprises - vous ne devriez pas faire tourner l'exécution des commandes sur un onglet de feuille de calcul - mais avec la bonne formation, vous pouvez effectuer la plupart tout calcul sur vos données existantes.

• CRM: Customer Relationship Management, ou CRM, le logiciel a parcouru un long chemin de servir comme un simple carnet d'adresses électroniques. Systèmes de CRM basé sur le Cloud comme Salesforce.com, Zoho, et SugarCRM sont essentiellement des ardoises vierges personnalisables qui peuvent stocker, trier et exécuter des fonctions de base de rapports sur des données aussi diverses que la médication du patient recharge horaires aux dossiers historiques d'exécution d'inventaire.

  De nombreuses organisations peuvent stocker la majorité de leurs informations dans leurs MRC, et utiliser Excel pour effectuer des prévisions et des calculs plus avancés.

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  Logiciel off-the-shelf: Certaines entreprises ont fait leur seul objectif de créer des titres de logiciels qui mesurent correctement et efficacement les données commerciales de base. Par exemple, vous pouvez charger des données financières et des commissions historiques dans le logiciel de comptabilité QuickBooks de, pendant que vous utilisez un service de gestion des stocks pour suivre l'exécution des commandes.

• Le logiciel propriétaire: Si vous avez des besoins assez uniques d'affaires, développer votre propre logiciel personnalisé peut être le meilleur choix pour la collecte et le traitement des données internes. Cependant, cette voie est conseillé uniquement si vous avez les connaissances et les compétences techniques en interne pour développer et maintenir.

  Externalisation de votre logiciel de cœur de métier peut causer des dommages irrévocable de votre entreprise si le personnel informatique externe disparaît, se déplace sur, ou tout simplement ne pas avoir une bonne compréhension de vos besoins.

Questions pour stocker des données

Lors du choix d'un référentiel de stockage de données, posez-vous les questions suivantes:

• Comment puis-je facilement obtenir des données en? Si cela prend sept écrans d'entrer une commande, vous aggravez employés, temps de réponse lents, et des données inexactes de risque que les gens cherchent des façons de contourner le système.

• Comment puis-je facilement obtenir des données sur? Aucun système unique dure éternellement ou répond à 100 pour cent des besoins de votre entreprise. Vous devez être en mesure d'extraire toutes vos données dans un format non-propriétaires comme .csv ou .txt à tout moment.

• Quelles sont les options d'intégration? Les meilleurs référentiels sont polyvalents, avec des options d'intégration avec d'autres systèmes. Recherchez les systèmes avec des interfaces de programmation d'applications (API), ce qui signifie un programmeur ou une autre société de logiciels peuvent écrire du code pour permettre la mise à jour du système et échanger des données avec d'autres référentiels.

• Comment sécuriser mes données? Même si votre industrie n'a pas besoin d'un certain niveau de sécurité des données, comme avec des détails de cartes de crédit ou des dossiers de santé, il n'a jamais fait mal à choisir le système le plus sécurisé possible. Recherchez SAS 70 II respect, le plus haut niveau de sécurité disponible pour les systèmes de logiciels disponibles dans le commerce.

Si vous fusionner vos données?

Au début, il peut sembler que la meilleure façon d'analyser vos données est d'obtenir tout cela dans le même système, que ce soit une feuille de calcul Excel ou un CRM. Résister à cette envie.

Alors il peut être judicieux de déplacer des données provenant de systèmes disparates dans un référentiel unique, ce qui conduit souvent à une double saisie des données, le travail inutile, et / ou logiciel éculé “ accroche ” qui nuisent à l'intégrité de vos besoins fonctionnels au détriment de vos demandes de mesure.

Au lieu de cela, se concentrer sur les sources de données complémentaires. Par exemple, les détails de la commande du client peuvent conviennent le mieux dans Salesforce.com, tandis que vos dépenses d'acquisition de clients sont dans QuickBooks. Les obstacles techniques ou de sécurité peuvent vous empêcher d'une synchronisation à part entière entre les deux systèmes, et même si vous pouvez synchroniser, ni système peuvent avoir des capacités de reporting assez robuste.

À ce stade, trop d'organisations se tournent vers l'approche redouté de saisie de données afin de sortir une figure des coûts d'acquisition de clientèle précis. Une meilleure solution est de concevoir un rapport contenant toutes les bonnes données dans le bon ordre dans chaque système qui est exportable au format CSV, puis créer un modèle Excel qui effectue les calculs nécessaires sur cette combinaison de rapports.

Vous pouvez continuer à commandes des clients d'entrée et les coûts internes que la normale, et il suffira de prendre quelques minutes pour exporter les bonnes données au bon endroit lorsque vous en avez besoin.