Outils logiciels de comptabilité plus efficaces

Il ya maintenant des forfaits efficaces des logiciels de comptabilité pour toutes les entreprises de la taille, de la petite (disons, 5 millions de dollars de ventes annuelles et de 20 employés ou moins) à très grands (500 millions de dollars de ventes annuelles et jusqu'à 500 employés et plus).

Il serait possible, bien que peu probable, qu'une très petite entreprise garderait ses livres la manière démodée - enregistrer toutes les transactions et de faire toutes les autres étapes du cycle de comptabilité avec un stylo et du papier et de faire les inscriptions manuscrites.

Toutefois, même une petite entreprise a un nombre relativement important de transactions qui doivent être enregistrés dans des revues et des comptes, rien sur les étapes de fin de période dans le cycle de la comptabilité dire.

Lorsque les ordinateurs centraux ont été introduits dans les années 1950 et 1960, l'une de leurs premières utilisations était pour les tâches comptables. Cependant, seules les grandes entreprises pouvaient se permettre ces mastodontes électroniques. Les petites entreprises ne se servent d'ordinateurs pour leur comptabilité que quelques années après les ordinateurs personnels sont venus le long dans les années 1980. Mais, comme le dit le dicton, “ nous avons parcouru un long chemin, bébé ”. Un nombre ahurissant de packages de logiciels comptables est disponible dès aujourd'hui.

Développer et logiciel de comptabilité de marketing est une entreprise en plein essor. Vous pouvez aller à Google ou Yahoo et le type “ un logiciel de comptabilité ” dans le champ de recherche, mais être préparé pour beaucoup, beaucoup de hits. Sauf pour les grandes entités qui emploient leurs propres experts en logiciels de comptabilité et de technologie de l'information, la plupart des entreprises ont besoin de conseils et de l'aide de consultants externes dans le choix, la mise en œuvre, la modernisation et le remplacement des logiciels de comptabilité.

Pour les propriétaires / gérants de petites entreprises à de taille moyenne, voici quelques paroles de sagesse sur les logiciels de comptabilité:

• Choisissez soigneusement votre logiciel de comptabilité. Il est très difficile de tirer vers le haut les enjeux et passer à un autre logiciel. Modification même juste un module dans votre logiciel de comptabilité peut être difficile.

• Dans l'évaluation de logiciels de comptabilité, vous et votre comptable devriez considérer trois facteurs principaux: la facilité d'utilisation, si elle a les caractéristiques particulières et les fonctionnalités dont vous avez besoin, et la probabilité que le vendeur va continuer dans les affaires et être autour de mettre à jour et d'apporter des améliorations dans le logiciel.

• Dans l'immobilier, la principale préoccupation est “ emplacement, emplacement, emplacement n ° 148. Les mots d'ordre dans le logiciel de comptabilité sont “ la sécurité, la sécurité, la sécurité ”. Vous avez besoin des contrôles très stricts sur tous les aspects de l'utilisation du logiciel de comptabilité et qui est autorisé à faire des changements dans l'un des modules du logiciel de comptabilité.

• Bien que le logiciel de comptabilité offre la possibilité d'exploiter vos informations de comptabilité (de la mine les données), vous devez savoir exactement ce que vous cherchez. Le logiciel n'a pas cela automatiquement. Vous devez demander le type exact de l'information que vous voulez et insister pour qu'elle soit retirée des données comptables.

• Même si vous utilisez un logiciel de comptabilité avancé, sophistiqué, une entreprise doit concevoir les rapports spécialisés dont il a besoin pour ses divers gestionnaires et assurez-vous que ces rapports sont générés correctement à partir de la base de données de la comptabilité.

• Ne jamais oublier le “ garbage in, garbage out ” régner. Les erreurs de saisie de données peut être un problème grave dans les systèmes comptables informatisés. Vous pouvez réduire ces erreurs de saisie, mais il est presque impossible de les éliminer complètement. Même les lecteurs codes à barres font des erreurs, et le code à barres balises elles-mêmes peuvent avoir été altérés. Contrôles internes solides pour la vérification de la saisie de données sont extrêmement importantes.

• Assurez-vous que votre logiciel de comptabilité laisse de très bonnes pistes de vérification, dont vous avez besoin pour le contrôle de gestion, pour votre CPA lors de la vérification de vos états financiers, et pour l'IRS quand il décide de vérifier vos déclarations d'impôt sur le revenu. Le manque de bonnes pistes de vérification est très suspect à l'IRS.