8 conseils pour l'organisation de vos documents
Venir avec un système d'organisation tout le papier dans votre vie prend la pensée et de la planification. Et en faisant usage de celui-ci exige du temps et des efforts. Dans le court terme, laissant papiers pile up est beaucoup plus facile. Mais dans le long terme, cela peut se transformer en un véritable casse-tête.
Prendre le temps et d'efforts pour développer une façon systématique de l'organisation de vos documents peut entraîner beaucoup moins de stress et tracas dans votre vie. Essayez ce qui suit lorsque vous créez votre système de classement:
Commencez simple: Venez avec un système de classement qui est relativement facile à utiliser. Vous ne voulez pas que votre système de classement pour être plus stressant que le stress qu'il est censé atténuer.
Soyez coloré: Fichiers de différentes couleurs, ou des tabulations et des étiquettes de couleurs différentes peuvent non seulement transformer votre système de classement en une œuvre d'art, mais aussi rendre plus facile à trouver différents sujets et intérêts.
Ne pas lésiner quand vous achetez un classeur: Investir dans une armoire de bonne qualité. Mal fait classeurs ont tendance à se décomposer dans la crise. Lorsque vos fichiers deviennent plus grands et plus lourds, leur poids peut grever un classeur pas cher et il est difficile pour les tiroirs à ouvrir en douceur - ou pour les ouvrir à tous, d'ailleurs. Et essayer de trouver un cabinet qui ne fera pas votre chambre ressemble à un bureau sinistres-ajusteurs. Beaucoup des armoires de bureau traditionnels sont grandes et, franchement, assez peu attrayant.
Gardez documents importants où vous savez qu'ils sont sûrs: Conservez vos documents dans un endroit sûr, mais assurez-vous que vous pouvez facilement mettre la main sur eux quand vous en avez besoin. Gardez une trace de ce qui suit
Informations Automobile
Numéros de comptes bancaires
Les certificats de naissance
Numéros de cartes de crédit
Deeds
Reçus importants
Instructions
Conditions d'assurance
Les accords de prêt
Certificat de mariage
Dossiers médicaux
Accords de prêts hypothécaires
Passeports
NIP
Transcriptions scolaires
Les contrats de service
Les déclarations d'impôts (5 ans dernière)
Garanties
Wills
Certaines de ces catégories justifient leur propre fichier séparé. Certains, comme vos numéros importants, peuvent être combinés. Pour les documents les plus importants, vous pouvez conserver les originaux dans un coffre-fort ou dans un coffre-fort, et de conserver des copies disponibles dans vos fichiers.
Évitez Basse Moravie: Les gens d'erreur les plus fréquents font lors de la création d'un système de classement est à venir avec les catégories qui sont trop spécifiques. Par exemple, un fichier intitulé "articles de voyage sur Basse-Moravie" ne rentre pas bien dans votre système, sauf si vous êtes vraiment l'intention d'aller là ou que vous avez écrit votre thèse de maîtrise sur ce sujet. Si vous continuez dans cette voie, vous serez envahi par les dossiers de fichiers en un rien de temps, et vous aurez un diable de temps jamais rien trouver - si jamais vous voulez. Commencez avec moins, des catégories plus larges.
Ne mettez jamais tous vos papiers dans le même panier: Une approche décrite par l'expert de l'organisation Stephanie Culp suggère que vous avez quatre paniers pour votre papier (en plus de la extrêmement important corbeille à papier):
Un panier Que faire: Le fil genre voir-à travers fonctionne le mieux.
Un panier Pour payer: Encore une fois, le fil qui fonctionne le mieux ici.
A Pour Fichier panier: Utilisez un plus grand panier en osier.
Un de lire panier: Essayez un encore plus grand panier en osier avec poignées.
Culp recommande que vous empilez votre To Do panier sur le dessus de votre panier To Pay sur votre bureau. Gardez le To File panier sous votre bureau, sur le chemin de vos besoins de papier plus immédiats. Vous pouvez garder pour le lire panier dans une autre partie de votre maison - comme votre chambre ou bureau - de sorte que vous pouvez rattraper sur votre lecture chaque fois que l'occasion se présente.
Faire le dépôt d'une habitude: Trouvez un moment au cours de la semaine pour vider votre panier de déposer et de déposer ces papiers nécessaires loin. Cette tâche ne devrait vraiment pas prendre longtemps - 15 ou 20 minutes devraient le faire.
Peaufinez tard: À une date ultérieure, jetez un oeil à ce qui est dans vos fichiers. Habituellement, vous trouvez que le fichier est soit sous-utilisés ou bombé. Si vous trouvez que vous avez seulement un ou deux choses dans un dossier, trouver ou de créer un fichier qui est de portée plus large. Alternativement, si vous trouvez que le dossier est débordant de contributions, créer des sous-catégories, soit par sujet ou par dates.
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