Comment compiler la correspondance d'une fiducie
En tant qu'administrateur de la confiance, il est essentiel que vous gardiez un registre précis de toute la correspondance que vous envoyez et recevez. Envoyer les documents de fiducie exigé par courrier certifié et conserver tous les reçus. Veillez également à tenir des registres de toute communication nonpostal concernant la confiance et prendre des notes approfondies lors des réunions liées à la confiance.
Vous pouvez compiler vos dossiers de confiance correspondance dans un fichier de Manille, ou dans une reliure à trois anneaux. Comme votre correspondance se développe, vous voudrez peut-être séparer par sujet ou un genre.
Parfois, l'aspect le plus important d'un morceau particulier de la correspondance est que vous l'avez envoyé. Lorsque vous postez quelque chose que vous êtes tenu de messagerie, tels que les déclarations fiscales ou certaine correspondance aux bénéficiaires ou les tribunaux, assurez-vous de l'envoyer par courrier certifié, avec accusé de réception.
Et parce que vous payez supplémentaire pour prouver que vous avez envoyé par la poste quelque chose ou que quelqu'un a effectivement reçu, ces recettes de base aux copies des lettres que vous envoyé afin que vous avez la preuve pratique devrait-on besoin de le voir.
Rappelez-vous de conserver une copie de tous les e-mails que vous envoyez et recevez. Vous devez également conserver des notes sur toutes les conversations téléphoniques, énumérant la date et l'heure de l'appel, à qui vous avez parlé, le sujet, et quelle que soit l'action ou l'résolutions ont été décidées. Si vous avez des réunions pour toute fin relative confiance, prendre et garder des notes datées de toutes les informations pertinentes de la réunion.
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