Comment organiser les pièces jointes de votre demande de subvention

Pour la plupart des demandes de subventions gouvernementales, les pièces jointes sont compilés dans le même ordre que vous les appelez dans le récit. Donc, lire le récit du début à la fin et de mettre vos pièces jointes dans cet ordre. Chaque pièce jointe doit être numérotée dans le récit - par exemple, annexe 1, annexe 2,

et ainsi de suite. Assurez-vous que vous tapez le numéro de fixation sur chaque pièce jointe.

Seulement inclure des informations supplémentaires dans les pièces jointes si le bailleur de fonds leur permet - sinon, vous avez perdu votre temps parce que le matériel supplémentaire ne sera pas lu ou considérée.

Les types de pièces jointes que vous pourriez avoir besoin d'inclure sont généralement classés en deux catégories: les documents concernant les capacités et les documents financiers. Cependant, vous pouvez aussi avoir besoin de fournir des documents à l'appui.

Documents concernant les capacités

Un organisme de financement peut demander de longues informations sur la structure et l'administration des processus de votre organisation. Si vous ne disposez pas de suffisamment d'espace dans votre demande de subvention récit, vous pouvez renvoyer le lecteur de subvention pour les pièces jointes.

Assurez-vous de suivre les directives du bailleur de fonds pour ce qui devrait être inclus dans les pièces jointes:

• Quelles sont les responsabilités du conseil, le personnel, les bénévoles, et (si une organisation de membres) les membres? Écrire un bref paragraphe donnant au lecteur une description d'une ou deux phrase de responsabilités de chaque groupe. Parfois, pour une nouvelle organisation à but non lucratif, vous pouvez insérer une copie des statuts de remplir cette exigence de fixation.

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  Comment ces groupes représentant des communautés avec lesquelles vous travaillez? Quelles sont les données démographiques générales de l'organisation? Vous pouvez fournir une liste du conseil d'administration qui inclut le nom, l'adresse, la profession, le sexe, l'origine ethnique, et la durée de chaque membre du conseil d'administration sur la carte. Vous pouvez également joindre une liste des membres clés du personnel et donner des informations sur le sexe et l'origine ethnique. Votre conseil d'administration et le personnel devraient être le reflet de votre population cible.

• Qui sera impliqué dans l'exécution des plans décrits dans cette demande? Inclure un bref paragraphe résumant les qualifications des individus clés impliqués. Pour cette exigence de fixation, vous pouvez mettre dans une page r # 233 # 233 à somme-s pour chaque membre du personnel clé.

• Comment le projet sera organisé? Inclure un organigramme montrant la structure de prise de décision. Assurez-vous que la carte est mise à jour et comprend une boîte pour les bénévoles (si votre organisation utilise tout). Les titres sont plus importants que les noms, surtout étant donné que le personnel peut changer pendant la durée de la période de financement de la subvention.

Documents financiers

Les pièces jointes dans la section des finances devraient couvrir ou inclure spécifiquement ce que le bailleur de fonds est demandé dans les lignes directrices de demande de subvention. Voici quelques pièces jointes financiers liés typiques:

• Actuel budget de fonctionnement annuel de l'organisation: Montrer détail opérant budgétisation des dépenses de votre exercice en cours et à côté de ligne pour le lecteur de subvention.

• Le budget actuel du projet: Soyez réaliste ici.

• Une liste d'autres sources de financement pour cette demande (fondations demandent cette information): Inclure le nom de chaque bailleur de fonds, le montant demandé, la date que vous avez envoyé la proposition de subvention, et le statut de votre demande (si la demande a été financé ou rejetée ou est en cours). Pensez à utiliser un tableau à quatre colonnes pour présenter cette information dans un format facile à lire.

• Les états financiers pour l'année la plus récente (dépenses, recettes, et le bilan): Utilisez la version contrôlée, si disponible. Si votre organisation a un de ces rapports financiers de 20 livres, tirer sur les commentaires et les budgets en petits groupes pour chaque ministère et il suffit de connecter l'ensemble des dépenses et des recettes de l'organisation avec le bilan.

• Une copie de votre IRS 501 (c) (3) lettre: Si vous ne disposez pas de 501 (c) (3) le statut, vérifier avec le bailleur de fonds pour voir si elle est prête à financer à travers votre sponsor financier. Vous devrez peut-être fournir des renseignements supplémentaires et d'ajouter des informations sur votre sponsor financier à la partie de votre récit de subvention qui présente votre organisation. Une autre possibilité est que le bailleur de fonds peut être disposé à exercer la responsabilité de dépenses.

  

  Illustration par Ryan Sneed

Documentation à l'appui

Autres matériaux divers bailleurs de fonds peuvent demander comprennent des lettres d'engagement (jusqu'à trois). Ayant quelques lettres manuscrites d'engagement de votre circonscription est lettres manuscrites okay- ont beaucoup d'impact sur le lecteur. Et ne pas orthographe ou la grammaire correcte errors- ils font les lettres plus authentique.

Documents pertinents inclut votre rapport annuel le plus récent (un, et non une photocopie d'origine), les bulletins récents envoyé par votre organisation, des coupures de journaux sur vos programmes (assurez-vous qu'ils sont datés), et des évaluations ou examens antérieurs (jusqu'à trois) . Ne pas aller dans exagéré avec trop de pièces jointes non-pertinents. En cas de doute, appeler et demander au bailleur de fonds!

Enfin, cette section est celle où vous devez mettre les pièces justificatives que vous avez fait allusion tout au long de l'application récit de subvention qui ne rentre pas dans l'une des autres sections de fixation. Comme toujours, seulement inclure des éléments les demandes des bailleurs de fonds.