Saisie des coûts des stocks initiaux pour une entreprise

Lorsque votre entreprise reçoit premier inventaire, vous entrez dans le coût initial de cet inventaire dans le système de comptabilité basé sur la facture de l'expédition. Les factures sont parfois envoyés séparément, et seulement un bordereau d'expédition est inclus dans l'ordre. Si tel est le cas, vous devriez toujours enregistrer la réception de la marchandise parce que la société assume le coût de la journée, les marchandises sont reçues.

L'entreprise doit être sûr qu'il aura l'argent pour payer pour les marchandises lorsque la facture arrive et le projet de loi arrive à échéance. Vous suivre les factures en suspens dans le compte Comptes fournisseurs.

Saisie de transactions d'inventaire manuellement

Saisie de la réception de l'inventaire est une entrée relativement facile dans le système de comptabilité. Par exemple, si votre entreprise achète 1 000 $ des stocks à être vendus, vous faites l'enregistrement suivant dans les livres:

Les achats représentent augmente de 1000 $ afin de refléter les coûts supplémentaires, et compte Comptes fournisseurs augmente de la même quantité pour refléter le montant de la facture qui doit être payé à l'avenir.

Lorsque l'inventaire entre dans votre entreprise, en plus de l'enregistrement des coûts réels, vous avez besoin de plus de détails sur ce qui a été acheté, combien de chaque article a été acheté, et ce que chaque élément de coût. Vous devez également suivre:

• Combien d'inventaire que vous avez sous la main.

• La valeur de l'inventaire que vous avez sous la main.

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  Lorsque vous avez besoin de commander plus de stocks.

Le suivi de ces détails pour chaque type de produit acheté peut être un cauchemar, surtout si vous êtes en essayant de garder les livres pour un magasin de détail car vous avez besoin de mettre en place un journal d'inventaire spécial avec pages détaillant l'achat et de l'information de vente pour chaque article que vous portez .

Saisie de transactions d'inventaire par ordinateur

Comptabilité informatisée simplifie ce processus de suivi des stocks. Détails sur l'inventaire peuvent être entrés d'abord dans votre système de comptabilité de l'ordinateur de plusieurs manières:

• Si vous payez par chèque ou par carte de crédit lorsque vous recevez l'inventaire, vous pouvez entrer les détails sur chaque élément sur le formulaire de carte de crédit ou chèque.

• Si vous utilisez des commandes d'achat, vous pouvez entrer dans le détail de chaque élément de l'ordre d'achat, la réception d'enregistrement des articles quand ils arrivent, et mettre à jour les informations lorsque vous recevez la facture.

• Si vous ne l'utilisez pas les commandes d'achat, vous pouvez entrer dans le détail sur les éléments lorsque vous les recevez et mettre à jour les informations lorsque vous recevez la facture.

Pour vous donner une idée de la façon dont cette information est recueillie dans un logiciel de comptabilité informatisée, la figure suivante vous montre comment entrer dans les détails dans QuickBooks. Cette forme particulière est pour la réception de l'inventaire avec un projet de loi, mais des informations similaires sont collectées sur le chèque du logiciel, carte de crédit, et de bons de commande.

La figure suivante montre comment vous avez initialement mis en place un point de l'inventaire dans le système comptable informatisé. Notez que, en plus du nom de l'article, deux descriptions sont ajoutés au système: l'une est une version abrégée, vous pouvez utiliser sur les transactions d'achat, et l'autre est une description plus qui montre sur les factures des clients (transactions de vente). Vous pouvez entrer un prix de revient et de vente, si vous voulez, ou vous pouvez les laisser à zéro et entrer dans les prix de revient et de vente à chaque transaction.

Si vous avez un ensemble de prix d'achat contrat ou prix de vente sur un objet de l'inventaire, il fait gagner du temps à entrer sur cette forme de sorte que vous ne devez pas le prix que chaque fois que vous enregistrez une transaction. Mais, si les prix changent fréquemment, il est préférable de laisser l'espace en blanc afin de ne pas oublier de saisir le prix mis à jour lorsque vous entrez dans une transaction.

Notez dans la figure précédente que les informations sur l'inventaire en main et lorsque l'inventaire doit être réorganisés peut également être suivi en utilisant ce formulaire. Pour être sûr que vos étagères des magasins ne sont jamais vides, pour chaque article, vous pouvez entrer un numéro qui indique à quel moment vous souhaitez réorganiser inventaire.

Après avoir terminé et enregistrez le formulaire qui enregistre la réception de l'inventaire dans QuickBooks, le logiciel automatiquement:

• Règle la quantité de stocks que vous avez en stock

• Augmente le compte d'actif appelé Inventaire

• Diminue la quantité d'articles sur commande (si vous avez entré les informations initialement comme un ordre d'achat)

• Moyennes Le coût des stocks en main

• Augmente compte Comptes fournisseurs