Travailler avec les règles de banque australienne

L'un des grands changements dans le logiciel de comptabilité dans les deux dernières années (si basée sur le cloud ou de bureau à base) a été l'introduction de la banque se nourrit et les règles bancaires. Ces deux caractéristiques combinées peuvent servir à automatiser une énorme quantité de la saisie des données.

• Avec banque nourrit, toutes les transactions apparaissent automatiquement dans vos comptes, sans que vous ayez à saisir quoi que ce soit.

• Avec «règles», ces transactions sont également codées automatiquement aux bons comptes. Tout ce que vous avez à faire est d'approuver la façon dont le logiciel alloue chaque transaction.

Cette figure montre comment le concept fonctionne. (Cet exemple utilise Xero, mais les principes sont similaires quel que soit le logiciel que vous utilisez.) Sur le côté gauche, vous pouvez voir toutes les transactions du relevé bancaire du moment où vous ouvrez une session sur. Sur le côté droit, vous pouvez voir comment la façon dont devraient être allouées à ces opérations Xero «conjectures».

Xero fait en appliquant des règles bancaires que le comptable met en place au fur et à. Dans la figure, par exemple, le comptable a créé une règle stipulant que tous les paiements effectués au MCO nettoyage devraient être alloués à des dépenses de nettoyage.

Tout ce que vous avez à faire dans ce scénario est d'examiner les transactions et soit cliquez sur OK si Xero a deviné comment répartir la transaction correctement, ou modifier la répartition de la transaction si nécessaire.

Vous pouvez voir le rôle crucial que les règles bancaires jouent avec ce genre de comptabilité. Dans cet esprit, voici quelques conseils pour vous aider à obtenir des règles bancaires de travail comme ils le devraient:

• Prenez garde lorsque vous nommez des règles bancaires et règles de nom afin que vous puissiez les retrouver facilement à l'avenir. Par exemple, avec des règles pour les retraits bancaires, il est une bonne idée d'inclure à la fois le nom du fournisseur et le type de dépense.

• Avec la plupart des logiciels, vous pouvez généralement choisir entre la création d'une règle qui fonctionne sur un seul compte bancaire uniquement, ou qui fonctionne sur tous les comptes. Sauf si vous avez une bonne raison contraire, mettre en place vos règles bancaires afin qu'ils fonctionnent sur tous les comptes.

• Habituellement, cela fonctionne mieux pour créer des règles directement à partir du rapprochement bancaire de l'écran de l'approbation d'alimentation de la banque. De cette façon, le logiciel de deuxième devine ce que les paramètres de cette règle devraient être.

• Essayez de garder les règles large, plutôt que de vraiment précis. Par exemple, une règle qui dit que tout paiement qui contient le mot «Telstra 'devrait être alloué aux frais de Téléphonez va travailler dans plus de situations que d'une règle qui recherche l'expression exacte« Compte Telstra 092 834'.

• Rappelez-vous que les règles peuvent faire beaucoup de travail pour vous. Par exemple, la plupart des logiciels vous permet de diviser les transactions à travers de multiples comptes qui signifie que vous pourriez, par exemple, d'allouer 80 pour cent de votre paiement Telstra à Téléphonez dépenses et les 20 pour cent restants à des dessins personnels.

• Vérifiez tous vos comptes généraux ont les codes d'impôt de TPS par défaut correctes qui leur sont appliquées. Sinon, selon le logiciel, vos flux bancaires peuvent poster automatiquement sur un compte de la répartition de la TPS tort.

• Banque alimente les données d'importation de manière légèrement différente, selon la banque. Par exemple, l'alimentation de la banque d'une banque peut montrer un paiement à un fournisseur avec le nom du fournisseur dans le champ Description, mais un autre aliment de banque peut montrer le nom du fournisseur dans le domaine de bénéficiaire.

  Éviter de créer une règle pour chaque scénario, mais au lieu de créer une règle qui code tous les paiements qui ont le nom du fournisseur non plus Description ou le champ de bénéficiaire de la dépense concernée.

• Gardez un œil sur les règles en double. Des règles dupliquées peuvent confondre façon dont les transactions sont allouées.

Règles de la Banque ne sont pas parfaits! Ne pas accepter aveuglément la façon dont votre logiciel de comptabilité alloue chaque transaction, mais à la place, double-vérifier comment les règles sont appliquées et veiller à ce que les bons comptes sont choisis, à chaque fois.