Comment créer un véritable ordre d'achat dans QuickBooks 2012

Un bon de commande sert un but simple: Il raconte un vendeur que vous voulez acheter un certain article. En fait, un bon de commande est un contrat d'achat. Pour utiliser QuickBooks 2012 pour créer des bons de commande, procédez comme suit:

1. Parlez QuickBooks que vous voulez créer un ordre d'achat en choisissant vendeurs-Créer des commandes d'achat.

   

   Si le menu fournisseurs ne fournit pas une commande Créer des commandes d'achat, QuickBooks ne sait pas ce que vous voulez créer des commandes d'achat.

2. Utilisez la liste déroulante menu vendeur pour identifier le vendeur à qui vous voulez acheter l'article.

   La liste déroulante vendeur répertorie chacun des fournisseurs dans votre liste de fournisseurs.

3. (Facultatif) Classer l'achat en utilisant la liste déroulante Classe.

4. (Facultatif) Fournir un autre navire à aborder dans le navire à la liste déroulante.

   Liste le navire déroulant affiche une liste de tous vos clients, fournisseurs et employés. Vous sélectionnez le transporter à l'adresse en sélectionnant l'un de ces autres noms. Après avoir sélectionné une entrée dans le navire à la liste, QuickBooks remplit le transporter à l'adresse boîte avec les informations appropriées.

   La fenêtre Créer Bons de commande fournit quelques boutons standards et familiers et des boîtes: Précédent, Suivant, Imprimer, trouver, Orthographe, l'histoire et le modèle.

5. Confirmer la date de commande.

   
   
   
   
   

   Initialement, QuickBooks met la date actuelle du système dans la zone de date. Vous devriez, cependant, confirmer que la date à laquelle entre QuickBooks que la date du bon de commande est correcte. C'est le la date du contrat. Souvent, la date fixe les conditions contractuelles - comme le nombre de jours dans laquelle l'article doit être expédié.

6. Confirmez le numéro de commande.

   Le numéro de commande, ou P.O. nombre, identifie de manière unique le document de commande d'achat. QuickBooks commandes numéros séquentiellement d'achat pour vous et place le nombre approprié dans le PO Aucune boîte. L'hypothèse que QuickBooks fait sur le numéro de commande droit est généralement correcte. Si il est pas correct, vous pouvez entrer un numéro de remplacement.

7. Confirmer que le fournisseur et le navire à l'information.

   Le bloc du vendeur et le navire Pour bloquer identifier le revendeur auprès duquel vous achetez le produit et l'adresse à laquelle vous voulez que le vendeur d'envoyer l'expédition. Cette information doit être correcte si votre liste de fournisseurs est à jour et que vous avez correctement utilisé le navire à la liste déroulante pour identifier, si nécessaire, un navire de remplacement pour traiter.

   Néanmoins, confirmer que les informations figurant dans ces deux blocs d'adresses est correcte. Si l'information est incorrecte, bien sûr, le réparer. Vous pouvez modifier les informations de bloc d'adresse en sélectionnant l'information incorrecte et puis retaper ce que devrait être représenté.

8. Décrivez chaque article que vous souhaitez commander.

   Vous utilisez les colonnes de la fenêtre Créer des commandes d'achat de décrire en détail chaque élément que vous souhaitez commander dans le cadre de l'achat. Chaque élément va sur sa propre ligne. Pour décrire un élément que vous voulez acheter auprès du vendeur, vous fournissez les bits d'information suivants:

9. Objet: La colonne d'objet est l'endroit où vous enregistrez le numéro unique d'élément pour l'élément que vous voulez acheter. Rappelez-vous que les articles doivent être entrés, ou décrit, dans la liste des éléments. La principale chose à savoir au sujet de la liste des éléments est que tout ce que vous voulez montrer sur la facture - ou, d'ailleurs, sur un ordre d'achat - doit être décrite dans le fichier de l'article.

10. Description: Dans la colonne Description, vous décrivez l'élément que vous sélectionnez. Vous pouvez également modifier le champ Description de sorte qu'il est logique de clients ou fournisseurs.

11. Quantité: La colonne Quantité indique la quantité de l'article que vous souhaitez. Évidemment, vous entrez le nombre d'articles que vous voulez dans ce domaine.

12. Taux: La colonne Taux spécifie le prix unitaire ou le taux unitaire pour l'article. Notez que QuickBooks utilise des étiquettes différentes pour cette colonne selon le type d'entreprise que vous avez mis en place.

13. Client: La colonne Client identifie le client pour lequel l'article est acheté.

14. Montant: La colonne Montant affiche le total dépensé pour l'article. QuickBooks calculera le montant pour vous en multipliant la quantité par le taux (ou prix). Vous pouvez également modifier le montant de la colonne. Dans ce cas, QuickBooks ajuste le taux (ou prix) afin que des temps de quantité taux est toujours égale à la quantité.

15. Classe: Dans la colonne de la classe, vous classez achat ordre articles au niveau de l'article, plutôt qu'au niveau du bon de commande.

Vous entrez dans une description de chaque élément qui devrait être inclus sur le bon de commande. Cela signifie, par exemple, que si vous voulez commander six éléments d'un fournisseur, votre ordre d'achat devrait comprendre six lignes d'informations.

16. Imprimer le bon de commande.

    Le but de l'enregistrement d'un ordre d'achat dans QuickBooks est de créer un dossier officiel d'un achat. Vous voulez presque toujours de transmettre cette commande d'achat au fournisseur. L'ordre d'achat raconte le vendeur exactement ce que vous voulez acheter et le prix que vous êtes prêt à payer. Pour imprimer la commande d'achat, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer les bons de commande plus tard dans un par lots de le faire, sauver tous les ordres d'achat que vous souhaitez créer, puis choisissez la commande Fichier> imprimer des formulaires-commandes d'achat.

17. Sauvegardez la commande d'achat.

    Pour enregistrer votre bon de commande, cliquez sur Enregistrer Fermer bouton ou la Save Nouveau bouton. Si vous cliquez sur Enregistrer Nouveau bouton, QuickBooks enregistre ce bon de commande et réaffiche une version vide de la fenêtre Créer des commandes d'achat de sorte que vous pouvez enregistrer un autre ordre d'achat.