Enregistrement de vos factures avec QuickBooks 2003

Quand un projet de loi arrive, la première chose à faire est de l'enregistrer. Vous pouvez enregistrer des factures par le biais de la fenêtre Entrez des projets de loi ou les comptes à payer registre. Si vous envisagez de suivre les projets de loi de dépenses et l'article, vous devez utiliser la fenêtre Entrez des projets de loi.

Pour enregistrer un projet de loi par la boîte de dialogue Entrez des projets de loi, suivez ces étapes:

1. Choisissez vendeurs -> Entrer projets de loi.

Ou, alternativement, certains fournisseurs de la liste des navigateurs et puis cliquez sur l'icône Saisir projets de loi. Vous remarquerez sans doute que la moitié supérieure de cette fenêtre ressemble beaucoup comme un chèque - qui est parce que la plupart des informations que vous mettez ici finit sur le chèque que vous écrivez pour payer votre facture. (Si vous voyez le mot crédit au sommet de la forme plutôt que le projet de loi, cliquez sur le bouton d'option projet de loi dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez également utiliser cet écran pour entrer crédit auprès des fournisseurs.)

2. Sélectionnez le nom du fournisseur que vous payez.

Si vous voulez payer cette facture à un fournisseur qui est déjà sur la liste des fournisseurs, cliquez simplement sur la flèche vers le bas à la fin de la ligne du vendeur et de choisir le vendeur. (QuickBooks puis remplit automatiquement la fenêtre des projets de loi entrent avec autant d'informations que il peut se rappeler.) Mais si ce fournisseur est nouvelle, QuickBooks vous demande de Quick Add ou mettre en place des informations sur le vendeur - l'adresse, limite de crédit, les modalités de paiement, et ainsi de suite. Vous fournissez cette information dans la fenêtre Nouveau fournisseur.

Si vous avez un ou plusieurs ordres d'achat en carnet avec le vendeur vous sélectionnez, QuickBooks vous demande si vous souhaitez recevoir contre un ordre d'achat. Cliquez sur Oui si vous faites ou Non si vous ne le faites pas. Si vous choisissez de recevoir contre un ordre d'achat, QuickBooks affiche la boîte de dialogue Bons de commande Ouvrir. Il énumère simplement les commandes en cours que vous avez enregistrés. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs bons de commande pour recevoir contre, QuickBooks remplit les éléments et montants de ces commandes pour vous, que vous pouvez modifier si nécessaire.

Pour créer un ordre d'achat, qui est juste un dossier d'articles que vous commandez auprès de fournisseurs, choisissez Fournisseurs -> Créer des commandes d'achat. Lorsque QuickBooks affiche la fenêtre Créer des commandes d'achat, décrire votre commande. Vous imprimez et modifier des ordres d'achat de la même manière que vous imprimez des factures et des notes de crédit.

3. Sélectionnez les conditions de paiement qui décrivent quand la facture est due.

Dans la ligne des Conditions, ouvrez la liste déroulante et sélectionnez les conditions de paiement (si l'information n'y est pas déjà à partir de quand vous configurez le vendeur).

4. (Facultatif) Entrez un mémo pour décrire le projet de loi.

Vous pouvez saisir une note dans la boîte de Memo. La note que vous entrez apparaît sur le registre A / P.

5. Déplacez le curseur vers le bas dans la colonne de compte de l'onglet Dépenses et entrez un nom de compte de dépense.

Les chances sont que vous voulez entrer le nom d'un compte de dépenses qui est déjà sur le plan comptable. Si tel est le cas, cliquez sur la flèche vers le bas pour voir une liste de tous vos comptes. Vous avez probablement faire défiler la liste pour obtenir les comptes de dépenses (un moyen rapide de se déplacer dans la liste est de commencer à taper le nom du compte - vous allez directement en bas de la liste). Cliquez sur le compte que ce projet de loi représente (le plus probable est qu'il Fournitures ou quelque chose comme ça).

Si vous avez besoin de créer une nouvelle catégorie de compte de dépenses pour ce projet de loi, choisir à partir du haut de la liste. Vous voyez la boîte de dialogue Nouveau compte. Remplissez les informations et cliquez sur OK.

Que faire si l'argent que vous payez à cause de ce projet de loi peut être réparti entre les deux, trois, ou quatre comptes de dépenses? Il suffit de cliquer ci-dessous le compte que vous venez d'entrer. La flèche vers le bas apparaît. Cliquez dessus pour entrer dans un autre compte de dépenses, et un autre, et un autre, si vous voulez.

6. Tab cours de la colonne Montant, si nécessaire, et de changer les numéros.

Si vous partagez ce projet de loi entre plusieurs comptes, assurez-vous que les nombres dans la colonne Montant ajouter à la total de la facture.

7. (Facultatif) Entrez mots d'explication ou de la sagesse dans la colonne Mémo.

8. (Facultatif) Affectez la dépense à un client: Travail.

Si vous prévoyez d'être remboursés pour ces dépenses, ou si vous voulez juste pour suivre vos dépenses par métier, entrez le client qui va vous rembourser. Entrez un montant pour chaque compte, si nécessaire. Vous pouvez utiliser la flèche vers le bas pour trouver des clients et puis cliquez sur eux.

9. (Facultatif) Affectez la dépense à une classe.

Vous pouvez également suivre les dépenses par classe en faisant des entrées dans la colonne Classe. Remarquez la flèche d'habitude bas et cliquez dessus pour voir une liste de classes. (Vous ne voyez pas une colonne de classe, sauf si vous avez dit QuickBooks que vous souhaitez utiliser des classes.)

Si vous voulez avoir suivi des dépenses QuickBooks par classe, vous pouvez le configurer pour le faire. Pour configurer QuickBooks pour suivre les dépenses, choisissez Edition -> Préférences. Lorsque QuickBooks affiche la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur l'icône de la comptabilité, cliquez sur l'onglet Préférences Société, puis cochez la case à cocher Utiliser le suivi de classe.

Si vous voulez, cliquez sur le bouton Recalculer pour le total des dépenses.

10. Utilisez l'onglet Eléments pour enregistrer les divers éléments que le projet de loi représente.

Cliquez sur l'onglet Articles. Entrez les articles achetés et le prix que vous avez payé pour eux.

Si vous vous rendez compte après avoir terminé partiellement le projet de loi que le projet de loi ne paient en effet un bon de commande, cliquez sur le bouton Choisir PO, qui apparaît sur l'onglet Eléments de la fenêtre Entrez le projet de loi.

Dans la liste déroulante fournisseur, cliquez sur le nom du fournisseur qui vous a envoyé le projet de loi. Dans la liste des commandes en cours, cliquez dans la colonne sur la gauche pour mettre un frein à côté de la commande d'achat (ou commandes) pour lesquels vous payez. Assez facile? Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé, et QuickBooks remplit l'onglet Eléments pour vous automatiquement.

11. Déplacer la colonne d'objet et saisissez un nom pour l'élément.

Remarquez la flèche vers le bas dans cette colonne. Cliquez sur ce lien pour voir la liste d'objet. Est-ce que l'élément que vous payez pour figurer sur cette liste? Si oui, cliquez sur cet élément. Sinon, choisissez du haut de la liste et de remplir la fenêtre Nouvel élément.

12. Remplissez le reste des rangées d'éléments sur l'onglet Éléments.

Vous pouvez entrer tous les articles que vous achetez ici. Assurez-vous que l'onglet Eléments montre avec précision les articles que vous achetez, leurs coûts et leurs quantités. Si vous voulez, cliquez sur le bouton Recalculer pour totaliser les articles.

13. Enregistrez le projet de loi.

Cliquez sur Enregistrer Nouveau pour sauver votre dossier du projet de loi et ensuite entrer dans un autre projet de loi. Ou cliquez sur Enregistrer Fermer pour enregistrer votre facture, mais pas payer un autre projet de loi.