Garder la trace des paiements des clients dans QuickBooks 2003

Si vos clients ne vous paient pas toujours à l'avance pour leurs achats, vous devez enregistrer un autre type de paiement - ceux que les clients font de payer ou de payer ce que vous leur avez facturé. Pour enregistrer les paiements, bien sûr, vous devez d'abord factures record pour le client. Si vous émettez des notes de crédit que les clients peuvent utiliser pour réduire les montants qu'ils doivent, vous devez également premières notes de crédit record pour le client. Le reste est facile.

Pour accéder à une mine d'informations à la clientèle sur une seule page, choisissez Clients -> Customer Center. Le Customer Center apparaît, listant les soldes impayés, non facturés temps et les coûts, et les clients de la rentabilité.

Pour afficher la fenêtre de réception des paiements, il suffit de choisir les clients -> recevoir des paiements. Ou sélectionnez les clients de la liste des navigateurs et puis cliquez sur l'icône de réception de paiements. Puis décrire le paiement des clients et les factures payées. Pour les détails sanglants, lire à travers les étapes suivantes:

1. Choisissez clients -> recevoir des paiements.

La fenêtre de réception des paiements apparaît.

2. Identifier le client et, si nécessaire, le travail.

Activez le client: la liste déroulante Job et sélectionnez le client ou le travail en cliquant dessus. QuickBooks répertorie les factures ouvertes, ou non, pour le client dans le grand factures / zone de liste Frais de Déclaration exceptionnelle au bas de la fenêtre.

3. Donner la date de paiement.

Appuyez sur Tab pour déplacer le curseur vers la zone de texte Date et saisir la date correcte au format / JJ / AA MM.

4. Entrez le montant du paiement.

Déplacez le curseur sur la ligne de quantité et le type le montant du paiement du client.

5. (Facultatif) Spécifiez la méthode de paiement.

Activer le PMT. Méthode liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement.

6. (Facultatif) Donnez le numéro du chèque.

Déplacez le curseur sur les Réf. / Règlement n ° ligne. Puis vous tapez le numéro de chèque du chèque du client. Avez-vous besoin pour compléter cette étape? Naw. Mais ce bit d'information peut être utile si vous ou le client avez plus tard des questions sur ce chèques payés pour ce factures.

7. (Facultatif) Ajoutez une description mémo.

Utilisez la description de Mémo pour stocker quelque peu de l'information qui vous aidera en quelque sorte. Notez que cette gravures de terrain sur la déclaration de la clientèle.

8. Décidez comment vous voulez gérer le paiement.

Les boutons d'option dans le coin inférieur gauche de la fenêtre devraient regarder un peu familier, car ils apparaissent également dans la fenêtre Entrez reçus de vente. Ces options vous permettent d'indiquer si le paiement au groupe avec d'autres fonds non déposés ou le déposer directement à un compte.

9. Si le client a des encours de crédits, décider de les appliquer dans ce paiement.

QuickBooks totalise les montants des crédits des existants du client. Ils pourraient être quelque chose de trop-payé sur une facture précédente à un crédit de retour ou toute autre chose.

Si vous souhaitez appliquer une note de crédit à une facture ouverte spécifique, sélectionnez la facture, puis cliquez sur le bouton Définir les Crédits. Lorsque QuickBooks affiche l'onglet Crédits de la boîte de dialogue Discount et Crédits, cliquez sur la note de crédit que vous souhaitez appliquer.

10. Identifier qui factures ouverte le client paie.

Tant que vous avez la Appliquer automatiquement les paiements préférence sélectionnée, QuickBooks applique automatiquement le paiement des factures ouvertes, en commençant par la plus ancienne facture ouverte. Vous pouvez modifier cette application en entrant les montants dans la colonne de paiement. Il vous suffit de cliquer sur le montant du paiement de la facture ouverte et entrez le montant exact.

Vous pouvez laisser une partie du paiement inappliquée, si vous voulez. Vous pouvez également créer une note de crédit pour la partie non appliquée d'un paiement de client en cliquant sur le bouton Imprimer de note de crédit.

Si vous souhaitez appliquer le paiement à la clientèle pour les plus anciennes factures ouvertes, cliquez sur le bouton Appliquer Auto. Si vous voulez unapply paiements que vous avez déjà appliqué pour ouvrir les factures, cliquez sur le bouton Effacer les sélections. Supprimer les sélections et Auto applique sont sur le même bouton. QuickBooks change le nom du bouton en fonction de si vous avez déjà les paiements demandés.

11. Réglez les remises pour paiement anticipé, si nécessaire.

Si vous offrez des conditions de paiement qui comprennent un rabais pour paiement anticipé, QuickBooks réduit le montant de la facture ouverte originale (indiquée dans la colonne Orig. Amt.) Par la remise pour paiement anticipé vous spécifiez pour calculer le montant ajusté à cause (montré dans le Amt. Colonne raison ).

Pour spécifier le rabais, sélectionnez la facture qui a ouvert le paiement rabais début que vous voulez changer. Puis cliquez sur le bouton Info Discount. Avec peu ou pas d'hésitation, l'onglet Remise de la boîte de dialogue Remise et crédits apparaît. Saisissez le montant de la décote dans le Montant de la remise boîte de texte de. Puis spécifiez le compte de dépenses que vous souhaitez utiliser pour suivre les remises pour paiement anticipé par l'activation de la liste déroulante Compte Remise et en sélectionnant l'un des comptes. (Charge d'intérêt est probablement un bon compte à utiliser, sauf si vous souhaitez mettre en place un compte spécial début des réductions de dépenses appelé quelque chose comme frais de rabais ou escomptes accordés. Après tout, au début des remises pour paiement au montant d'intérêt.)

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre recevoir des paiements.

12. Enregistrez le informations de paiement des clients.

Après avoir identifié qui facture le client paie - le montant inappliquée devrait probablement montrer que zéro - vous êtes prêt à enregistrer les informations de paiement des clients. Vous pouvez le faire en cliquant sur Enregistrer Nouveau ou Enregistrer Fermer. QuickBooks enregistre le paiement des clients montré à l'écran. Si vous cliquez sur Enregistrer Nouveau, QuickBooks affiche alors une fenêtre vide recevoir des paiements de sorte que vous pouvez entrer dans un autre paiement.

Vous pouvez revenir aux paiements des clients que vous avez enregistrés précédemment en cliquant sur le bouton Précédent.