Comment prévenir les fraudes internes: diviser les responsabilités du personnel

Votre protection primaire contre la fraude interne dans votre entreprise est correctement divise personnel responsabilités lorsque le flux de trésorerie d'entreprise est impliquée. Beaucoup de gens d'affaires commencent leurs opérations par l'embauche de personnes soigneusement qu'ils pensent qu'ils peuvent faire confiance. Malheureusement, ceux qui ont appris la vérité sont ceux qui ont mis trop de confiance dans un seul employé.

Fondamentalement, vous ne devriez jamais avoir une personne gérer plus d'une des tâches suivantes:

• Comptabilité: Comprend l'examen et l'ensemble des transactions dans les livres de la société. Le comptable fait en sorte que les opérations sont exactes, valides, appropriée et avoir l'autorisation appropriée.

  Par exemple, si une transaction nécessite de payer un fournisseur, le comptable fait que les frais sont exacts et que quelqu'un avec l'autorité appropriée a approuvé le paiement. Le comptable peut examiner la documentation des encaissements et les dépôts à vue prises à la banque, mais il ou elle ne devrait pas être la personne qui fait réellement le dépôt.

  En outre, si le comptable est responsable pour gérer les paiements des parties externes, tels que les clients ou les fournisseurs, il ou elle ne devrait pas être le seul à entrer ces transactions dans les livres.

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  Autorisation: Implique d'être le ou les gérants délégué d'autoriser des dépenses pour leurs départements. Vous pouvez décider que les transactions dépassant un certain montant doivent avoir deux ou plusieurs autorisations avant de chèques peuvent être envoyés à payer une facture.

  Les niveaux d'autorisation doivent être clairement énoncés et suivis par tous, même le propriétaire ou le président de la société. En tant que propriétaire, vous définissez le ton à la façon dont le reste de la operates- de bureau si vous prenez des raccourcis, vous a donné le mauvais exemple et saper le système que vous mettez en place.

• Argent manutention: Implique contact direct avec de l'argent entrant ou revenus, que ce soit chèque, carte de crédit, ou des opérations de crédit de magasin, ainsi que des flux de trésorerie sortant. La personne qui gère l'argent directement, comme un caissier, ne devrait pas être celui qui prépare et fait des dépôts bancaires.

  De même, la personne qui écrit les chèques pour payer les factures de l'entreprise ne devrait pas être autorisé à signer ces checks- Pour être sûr, une personne doit préparer les contrôles sur la base de la documentation autorisée, et une deuxième personne doit signer ces chèques après avoir examiné la documentation autorisée.

  Lors de la configuration de vos systèmes de trésorerie de manutention, essayer de penser comme un escroc de trouver des façons quelqu'un pourrait profiter d'un système.

• Financial préparation du rapport et de l'analyse: Implique la préparation réelle des rapports financiers et une analyse de ces rapports. Les rapports financiers doivent être préparés par quelqu'un qui ne participe pas à l'entrée de transactions dans les livres au jour le jour.

  Pour la plupart des petites entreprises, le comptable retourne les rapports brutes du système informatisé de comptabilité à un comptable extérieur qui examine les matériaux et prépare les rapports financiers. En outre, il ou elle fait une analyse financière des résultats de l'activité de l'entreprise pour la période comptable précédente.

Si vous êtes débutant une petite entreprise, vous ne pouvez pas avoir suffisamment de personnel pour séparer tous ces devoirs. Jusqu'à ce que vous avez cette capacité, être sûr de rester fortement impliqué dans les entrées et sorties d'argent dans votre entreprise en suivant ces lignes directrices:

• Ouvrez les relevés bancaires de votre entreprise chaque mois, et de garder une surveillance étroite sur les transactions. Quelqu'un d'autre peut avoir la responsabilité de prouver la déclaration, mais vous devriez toujours garder un œil sur les opérations énumérées.

• Périodiquement regarder votre système de bons de chèque d'entreprise pour être sûr que les contrôles il ne manquent pas. Un comptable qui sait que vous vérifiez régulièrement les livres est moins probable de trouver une occasion de vol ou de détournement de fonds. Si vous trouvez que d'un chèque ou d'une page de contrôles est manquant, agir rapidement pour savoir si les chèques ont été utilisés légitimement. Si vous ne pouvez pas trouver la réponse, appelez votre banque et de mettre un arrêt sur les numéros de chèque manquantes.

• Périodiquement observer manipulation de l'argent par vos caissiers et les gestionnaires pour être sûr qu'ils suivent les règles que vous avez établies. Elle est connue comme la gestion en marchant autour - le plus souvent vous êtes là-bas, moins vous avez de chances d'être victime d'un vol de l'employé et la fraude.