Fermeture les revues de trésorerie dans votre entreprise

Après les propriétaires d'entreprise de vérifier l'exactitude de leurs livres comptables, ils peuvent finaliser les revues de trésorerie et de préparer les rapports financiers afin de vérifier le succès ou l'échec financier de la société au cours du dernier mois, trimestre ou année. Ce processus de vérification de l'exactitude de la trésorerie est appelé prouvant hors.

La première étape à prouver les livres consiste à compter les liquidités de la société et à vérifier que les numéros de trésorerie dans vos livres correspondent à la trésorerie réelle de la main à un moment donné dans le temps.

Fermeture des revues de trésorerie

Si vous gardez les livres manuellement, vous pouvez trouver un enregistrement de chaque transaction qui implique l'argent dans l'une des deux revues de trésorerie: le journal des rentrées de trésorerie (cash qui vient dans l'entreprise) et le journal des sorties de trésorerie (cash qui sort de l'entreprise ).

Si vous utilisez un système de comptabilité informatisé, vous ne devez pas ces revues de trésorerie, mais vous avez de nombreuses façons de trouver les mêmes informations détaillées que qu'ils contiennent. Vous pouvez exécuter des rapports de ventes par client, par poste, ou par le représentant des ventes.

La figure suivante montre les types de rapports de ventes que QuickBooks peut générer automatiquement pour vous. Vous pouvez également exécuter des rapports que vous montrent tous les achats de l'entreprise par le vendeur ou par poste ainsi que la liste des achats encore en commande.

La figure suivante montre les différents achat rapporte que QuickBooks peut exécuter automatiquement pour vous. Ces rapports peuvent être exécutés à la semaine, du mois, du trimestre ou de l'année, ou vous pouvez personnaliser les rapports pour montrer une période de temps que vous analysez. Par exemple, si vous voulez savoir ce que les ventes ont eu lieu entre le 5 et 10 Juin, vous pouvez exécuter un rapport précisant les dates exactes.

En plus de la vente et l'achat de rapports présentés dans les figures précédentes, vous pouvez générer d'autres rapports détaillés de la transaction, y compris les clients et les emplois receivables-, le temps, la distance parcourue et les vendeurs et payables- inventory- employés et payroll- et bancaire.

Un grand avantage d'un système comptable informatisé quand vous essayez de prouver vos livres est le nombre de façons différentes que vous pouvez développer des rapports pour vérifier l'exactitude de vos livres si vous suspectez une erreur.

Finalisation des encaissements

Si tous vos livres sont à jour, lorsque vous résumer la revue des encaissements sur tout ce jour et l'heure que vous choisissez pour prouver vos livres, vous devriez arriver à un total de tous les fonds reçus par l'entreprise à ce moment.

Malheureusement, dans le monde réel de la comptabilité, les choses ne sortent pas tellement agréable et soigné. En fait, vous auriez probablement même pas commencer à entrer les transactions de ce jour-là dans les livres jusqu'à ce que le lendemain, quand vous entrez dans les rapports de trésorerie provenant de tous les caissiers et les autres personnes qui manipulent de l'argent entrant (comme le personnel des comptes débiteurs) dans le journal des encaissements.

Après avoir saisi toutes les transactions de la journée en question, les livres pour la période que vous cherchez à peut être encore incomplète. Parfois, des ajustements ou des corrections doivent être apportées aux numéros de trésorerie de fin.

Par exemple, les frais de cartes de crédit mensuels et intérêts reçus de la banque ne peuvent pas encore être enregistrés dans vos journaux de trésorerie. Comme le comptable, vous devez être sûr que tous les frais bancaires liés aux rentrées de fonds ainsi que les intérêts gagnés sont enregistrés dans le Journal des encaissements avant de vous résumer les journaux pour la période que vous analysez.