Comment choisir un logiciel de gestion de projet

Peu importe comment superbe sens de l'organisation d'un gestionnaire de projet peut être, le logiciel de gestion de projet est une aubaine. Lorsque votre projet est suffisamment complexe, vous pouvez utiliser le logiciel pour une grande variété de tâches, y compris stockage et de récupération importante analyse d'informations et la mise à jour que d'informations et la préparation des présentations et des rapports qui décrivent les informations et les résultats des analyses.

Le logiciel est disponible tombe dans deux catégories: les logiciels autonomes de spécialité et des logiciels de gestion de projet intégré.

Logiciel autonome spécialité pour les gestionnaires de projet

Logiciel autonome spécialité se compose d'emballages distincts qui effectuent une ou deux fonctions très bien. Les types de logiciels spécialisés suivants peuvent appuyer votre planification et la performance du projet:

• Le traitement de texte: Utiles pour préparer les parties narratives de plans de projet, le maintien d'un journal de projet, la création de rapports d'étape, et la préparation des communications écrites de projets (Microsoft Office Word, par exemple)

• Graphiques professionnels et présentation: Utile pour la préparation des frais généraux et des diaporamas pour les présentations de projets et le développement des graphiques et des illustrations pour des rapports et des publications écrites (Microsoft Office PowerPoint, par exemple)

• Tableur: Utile pour stocker des quantités modérées de données, effectuer des calculs répétitifs, exécutant des analyses statistiques, et de présentation de l'information dans des formats de tableau (Microsoft Office Excel, par exemple)

• Base de données: Utile pour stocker et récupérer de grandes quantités de données pour l'analyse et la présentation (Microsoft Office Access, par exemple)

• Comptabilité: Utile pour la tenue de registres de revenus du projet et les dépenses et la production d'une variété de rapports descriptifs et comparatifs (Intuit QuickBooks, par exemple)

• Durée et gestion de l'information: Utile pour la planification de votre calendrier, le maintien d'une liste de choses à faire, en gardant votre carnet d'adresses, et la gestion de vos activités e-mail (Microsoft Office Outlook, par exemple)

En général, les paquets de spécialité offrent les avantages suivants:

• Ils offrent de puissantes fonctionnalités dans leurs domaines de spécialité.

• Vous avez probablement déjà plusieurs paquets sur votre ordinateur.

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  Les gens savent probablement comment utiliser beaucoup de paquets de spécialité communs.

Logiciel de gestion de projet intégrée

Le logiciel intégré de gestion de projet combine la base de données, tableur, graphiques, et les capacités de traitement de texte pour soutenir de nombreuses activités normalement associées à la planification et la réalisation de votre projet. Un exemple d'un ensemble intégré de Microsoft Office Project est, bien que des centaines de ces paquets de toutes formes et tailles sont sur le marché aujourd'hui.

Un paquet de projets de gestion intégrée typique vous permet de

• Créer une liste hiérarchique des activités et de leurs composants.

• Définir et stocker des informations clés sur vos projets, les activités et les ressources.

• Définir activité interdépendances.

• Développer horaires en tenant compte de la durée des activités, l'activité des interdépendances, et les besoins en ressources et la disponibilité.

• Affichez votre plan d'exécution des activités du projet dans un diagramme de réseau.

• Affichez un horaire à Gantt-chart et formats de tableau.

• Attribuer les gens à travailler sur les activités du projet pour des niveaux spécifiques d'efforts à certains moments.

• Horaire d'autres ressources pour les activités du projet à des moments précis.

• Déterminez votre budget global du projet.

• Déterminer l'effet des changements sur le calendrier et les ressources du projet.

• Surveiller début d'activité et les dates de fin et les dates repères.

• Surveiller heures-personnes et les coûts des ressources.

• La planification actuelle et les informations de suivi dans une large gamme de graphiques et de tableaux.

Comme vous l'aurez deviné, les paquets de gestion de projets intégrés offrent des avantages, ainsi que des inconvénients. Les avantages sont les suivants:

• Les fonctions de l'emballage sont liés.

• Forfaits ont généralement une variété de rapports prédéfinis modèles.

Si vous décidez d'utiliser un package de gestion de projet intégrée, considérer les facteurs suivants au moment de choisir votre programme:

• Types et formats de rapports: Choisissez un forfait qui prend en charge vos rapports et des moyens de rendre compte avec une personnalisation minimale.

• Générale confort et la familiarité des membres de votre équipe avec des ordinateurs et des logiciels: Vont-ils prendre le temps et d'efforts pour apprendre et ensuite utiliser le paquet? Avoir un paquet avec analyse de l'état de l'art et de reporting est d'aucune aide si les gens ne savent pas comment l'utiliser.

• Présente le logiciel de votre organisation: Si plusieurs logiciels sont égaux dans la plupart des aspects, choisir un forfait qui est déjà disponible et utilisé parce que les membres de l'équipe ont probablement expérience avec elle.

• Les systèmes existants de votre organisation à enregistrer des heures et des charges travail: Si votre organisation possède de tels systèmes, envisager un paquet qui peut facilement se connecter avec eux. Si l'organisation ne dispose pas de ces systèmes, envisager un package qui permet de stocker les informations dont vous avez besoin.

• L'environnement de projet dans votre organisation: Quelle est la taille de la piscine des ressources humaines pour les projets, le nombre et la taille typique des projets, et ainsi de suite? Choisissez un forfait qui a la capacité et la vitesse nécessaire.

• Logiciel utilisé par les clients et les entreprises avec lesquelles vous travaillez: Choisir un forfait qui vous permet de communiquer et coordonner facilement avec le logiciel de vos clients et collaborateurs vous permet d'économiser temps et argent.