Comment suivre et d'analyser les dépenses de projet

Pour évaluer la situation financière de votre projet, vous comparez les dépenses réelles avec celles que vous avez prévu. Les gestionnaires de projet utilisent un rapport de coût qui présente les dépenses pour la période de la performance actuelle et depuis le début du projet pour différents niveaux de Work Breakdown Structure (WBS) composants. Les informations suivantes dans ce rapport provient de votre plan de projet:

• Identifier les codes et les noms pour chaque composant WBS

• Les fonds prévus pour chaque composant WBS dans la période de performance

• Les fonds budgétisés cumulatifs à ce jour pour chaque composant WBS

• Le budget total pour chaque composant WBS

  
  Utiliser un rapport de coût pour suivre les dépenses.

Les chiffres réels pour la période proviennent les données que vous obtenez au cours de cette période. UNctual dans cette illustration peut signifier la valeur des demandes d'achat, bons de commande, les engagements, les comptes créditeurs, et / ou des dépenses. Total des fonds restants sont la différence entre le budget total et les montants réels dépensés à ce jour.

Typiquement, vous obtenez vos données sur les dépenses de demandes d'achat, bons de commande, factures de fournisseurs, et les chèques émis. Vous voyez normalement toutes les demandes d'achat parce que, comme le chef de projet, vous avez probablement de les approuver. Le département des achats prépare généralement bons de commande, et vous pourriez être en mesure d'obtenir des copies. Factures des fournisseurs vont habituellement directement les comptes du Groupe à payer dans le département des finances, et ces gens paient les chèques. Vous pouvez être en mesure d'avoir le ministère des Finances envoyer des copies de factures à vous de vérifier les quantités et ainsi de suite, et vous pouvez demander des rapports de tous les paiements du compte de votre projet si elles sont suivies par code de projet.

Procédez comme suit pour augmenter la précision de données sur les dépenses de votre projet:

• Retirer les commandes d'achat de vos totaux après vous recevez la facture (ou vérifier que le paiement a été effectué) pour éviter la double comptabilisation d'une dépense.

• Soyez sûr d'inclure l'ensemble des travaux de code de charge correcte sur chaque demande d'achat et le bon de commande.

• Retirez régulièrement les demandes d'achat annulé ou annulés et les commandes de vos listes de documents en circulation.

Avant de développer votre propre système pour surveiller les dépenses de votre projet, vérifiez d'abord la nature et les capacités de système de suivi financier de votre organisation. La plupart des organisations ont un système financier qui tient des registres de toutes les dépenses. Souvent, le système maintient également les registres des comptes créditeurs. Malheureusement, de nombreux systèmes financiers classer les dépenses par centre de coûts, mais ne pas avoir la capacité de classer les dépenses par projet ou composante WBS sein d'un projet.

Si vous devez développer votre propre système de suivi des dépenses du projet, pensez à utiliser les types de logiciels suivants:

• Logiciel de gestion de projet intégrée, tels que Microsoft Project

• Logiciel de comptabilité, tels que QuickBooks

• Logiciel de base de données, tels que Microsoft Access

• Logiciel de tableur, comme Microsoft Excel

Même si le système financier de votre organisation peut classer les dépenses par le paquet de travail au sein d'un projet, vous aurez probablement à développer votre propre système de suivi des demandes d'achat et bons de commande. Pensez à utiliser un logiciel de base de données ou de programme tableur pour soutenir ce suivi.