Comment enregistrer transactions des comptes fournisseurs

Dans QuickBooks 2012, vous avez la possibilité de travailler soit avec ou sans comptes à payer compte. Si vous voulez, vous pouvez enregistrer des frais lorsque vous écrivez des contrôles. Cela signifie que, pour avoir une liste complète de toutes vos dépenses, vous devez avoir enregistré contrôles qui paient toutes vos dépenses. Cette approche fonctionne très bien.

QuickBooks soutient également une approche plus précise des frais d'enregistrement. En répondant à quelques questions pendant le processus d'installation QuickBooks, vous pouvez configurer un compte de comptes créditeurs, qui est juste un compte qui permet de suivre les montants que vous devez à vos fournisseurs et d'autres fournisseurs.

Comment enregistrer un projet de loi

Lorsque vous utilisez un compte à payer les comptes, vous entrez les factures que vous recevez de fournisseurs lorsque vous les recevez.

Le tableau suivant montre la manière dont cette opération est enregistrée. Journal Entrée 5 débite automatiquement matériel de bureau dépenses pour 1000 $ et les comptes créditeurs crédits pour 1000 $. Ceci est l'entrée de journal qui serait enregistrée par QuickBooks si vous avez acheté 1 000 $ de fournitures de bureau et ensuite entré ce projet de loi dans le système QuickBooks.

Comment payer une facture

Lorsque vous payez plus tard ce projet de loi, QuickBooks enregistre Journal Entrée 6. Dans Journal Entrée 6, QuickBooks débite les comptes créditeurs pour 1000 $ et les crédits de trésorerie pour 1000 $. L'effet net sur les comptes créditeurs combinant à la fois l'achat et le paiement est égal à zéro.

Cela a du sens, non? L'approche montré en écritures de journal 5 et 6 compte le montant que vous devez, un vendeur ou fournisseur comme un passif, les comptes créditeurs, uniquement lorsque vous devez de l'argent.

Lorsque vous enregistrez Journal Entrée 6 dans QuickBooks, vous devez fournir le nom du compte qui obtient débité. QuickBooks sait évidemment qui représentent au crédit - Les créditeurs compte. Cependant, QuickBooks doit aussi connaître la dépense ou compte d'actif de débit.

QuickBooks n'a pas besoin de savoir ce qui compte de trésorerie au crédit lorsque vous payez un montant à payer les comptes. Vous identifiez quand vous écrivez le chèque pour payer la facture.

Certains autres comptes créditeurs pointeurs

Voici quelques points supplémentaires sur les entrées Journal 5 et 6:

• La méthode des comptes à payer est plus précis. La méthode des comptes à payer, ce qui est Écritures 5 et 6, est le meilleur moyen d'enregistrer vos factures. La méthode des comptes payables signifie que vous enregistrez dépenses lorsque les dépenses se produisent réellement.

  Comme vous avez déjà compris, la méthode des comptes à payer est vraiment l'image miroir des comptes débiteurs d'approche. Le grand avantage de la comptabilité de la méthode à payer, comme vous pouvez l'intuition, est qu'il conserve la trace des montants que vous devez vendeurs et fournisseurs, et il reconnaît les dépenses comme ils se produisent plutôt que lorsque vous payez (qui peut être un peu plus tard).

• Non chaque prélèvement est pour une dépense. Journal Entrée 5 montre le débit d'aller à un compte de dépenses de fournitures de bureau. Beaucoup des comptes créditeurs que vous enregistrez sont les montants dus pour les dépenses.

  Cependant, pas tous les comptes créditeurs transaction découle d'encourir certaines dépenses. Vous pouvez aussi avoir besoin d'enregistrer l'achat d'un actif - comme une pièce d'équipement. Dans ce cas, le débit ne va pas à un compte de dépenses, mais à un compte d'actif. Autre que ce changement mineur, cependant, l'opération fonctionne de la même manière.

Pouvez-vous deviner comment une dépense ou un achat d'actifs fixes est enregistrée si vous ne pas utiliser un des comptes de comptes à payer? Dans le cas où vous avez payé 1000 $ pour les fournitures de bureau, QuickBooks débite fournitures de bureau dépenses pour 1000 $ et les crédits de trésorerie pour 1000 $ lorsque vous écrivez un chèque de 1000 $. Dans le cadre de la rédaction du chèque, vous identifiez ce qui compte à débiter dépens.

Si vous achetez un 1000 $ pièce d'équipement, l'entrée de journal ressemble et fonctionne à peu près de la même façon. Lorsque vous enregistrez l'achat, QuickBooks débite le compte d'actifs pour 1000 $ et les crédits de trésorerie pour 1000 $. Encore une fois, cette transaction est enregistrée lorsque vous écrivez le chèque pour payer pour l'actif.