Comment surveiller les dépenses de projets

Les gestionnaires de projet de suivre les dépenses du projet afin de vérifier qu'ils sont en conformité avec le plan du projet et, si elles ne sont pas, pour résoudre les écarts. Vous pouvez penser que vous pouvez déterminer les fonds du projet utilisées à ce jour et les fonds restants juste en lisant le solde du compte financier de votre projet (le projet de carnet de chèque). Toutefois, les dépenses des fonds du projet implique plusieurs étapes avant que vous payez réellement pour un article. Après chaque étape, vous avez une meilleure idée de savoir si vous allez engager les dépenses et, si vous le faites, son montant exact.

Le processus menant jusqu'à et y compris le décaissement des fonds pour les biens et services comprend les étapes suivantes:

1. Vous incluez une estimation approximative du coût de l'élément dans le budget de votre projet.

   Vous pouvez développer cette estimation en utilisant votre expérience antérieure, en vérifiant avec d'autres personnes qui ont acheté des articles similaires dans le passé, ou en vérifiant avec votre service des achats. Habituellement, vous ne cochez pas avec des fournisseurs ou des fournitures spécifiques lors de l'élaboration de cette estimation approximative.

2. Vous soumettez une demande écrite et approuvé pour l'article à votre service des achats.

   Cette demande spécifie l'estimation approximative du coût inclus dans le budget du projet et de toute limite supérieure que le coût réel ne peut pas dépasser. Le chef de projet ou son délégué approuve, et toute autre personne qui contrôle les dépenses des fonds du projet (comme le ministère des Finances) approuve.

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   Votre département des achats sélectionne un fournisseur et soumet un ordre d'achat.

   L'ordre d'achat demande officiellement le fournisseur de vous fournir l'élément et spécifie l'estimation de la direction des achats du prix.

4. Le vendeur accepte de fournir le produit que vous avez demandé.

   Le vendeur vous fournit une confirmation écrite qu'il vous vendre l'objet, ainsi que le prix de l'article (y compris les taxes applicables et les frais d'expédition et de manutention) et la date de livraison prévue.

5. Vous recevez et acceptez l'élément, mais ne sont pas encore facturé pour elle.

   Vous recevez l'article et vérifiez qu'il répond aux spécifications convenues. Si vous ne prenez pas l'article après que le vendeur fait des tentatives répétées pour résoudre les éventuels problèmes que vous avez avec elle, votre service des achats annule l'ordre d'achat et vous commencez à la recherche d'un fournisseur différent ou un autre élément qui répondra à vos besoins.

6. Vous ou votre département des finances reçoit une facture pour l'article.

   Ce projet de loi détails coût final de l'élément, avec des rabais associés, les taxes et les frais de port et de manutention.

7. Votre ministère des Finances verse les fonds à payer pour l'objet.

   Le projet de loi pour votre article est payé avec de l'argent à partir des fonds de votre projet.

Selon la taille de votre achat et la taille et la formalité de votre organisation, vous pouvez gérer certains de ces étapes de façon informelle pour certains achats. Comme vous continuez de la première étape à la dernière, votre estimation du prix de l'article devient plus précis, et la probabilité que vous allez vraiment faire l'achat augmente.

Suivi de projet responsable exige que vous ayez une idée claire des fonds du projet disponibles à chaque étape du processus. Pour ce faire, vous souhaitez généralement pour surveiller les demandes d'achat, bons de commande, les engagements (qui est, les bons de commande ou contrats que vous et l'entrepreneur ou le fournisseur est adoptée), les comptes créditeurs, et les dépenses.