La tenue de registres avec la revue Outlook 2007

Le Journal dans Outlook 2007 peut être extrêmement utile, si vous choisissez de l'utiliser régulièrement ou rarement. Vous ne devez pas vous limiter à l'enregistrement de documents ou éléments Outlook. Vous pouvez suivre les conversations, les demandes des clients, ou de toute autre opération dans laquelle la chronologie importe. Si vous réglez le Journal pour les entrées automatiques, vous pouvez l'ignorer jusqu'à ce que vous avez besoin de voir ce qu'il a enregistré. Vous pouvez également jouer le capitaine de vaisseau et enregistrer tout ce que vous faites.

Parfois, quand vous voulez trouver un document ou d'un dossier d'une conversation, vous ne vous souvenez pas de ce que vous appelez le document ou où vous avez enregistré, mais vous ne vous souvenez quand vous avez créé ou reçu l'article. Dans cette situation, vous pouvez aller à la Revue et de vérifier la date à laquelle vous vous souvenez de traiter ce point et de trouver ce que vous devez savoir.

Faire entrées de journal en ne faisant rien

Quelle est la meilleure façon de faire des entrées dans le Journal? Ne fais rien. Après il est activé, le Journal enregistre automatiquement tout document que vous créez, modifiez ou imprimez dans une application Microsoft Office. Le Journal a également suivi automatique des e-mails, les demandes et réponses réunion, et les demandes de tâche et les réponses.

Il ya un hic: Vous devez dire Outlook que vous vouloir Journal enregistrement automatique est activée. (Très bien, donc vous faire ont à faire quelque chose.) Heureusement, si vous ne l'avez pas activé la fonction d'enregistrement automatique du Journal, Outlook vous demande si vous voulez activer la fonction chaque fois que vous cliquez sur l'icône Journal.

Pour activer la fonction d'enregistrement automatique du Journal, suivez ces étapes:

1. Choisissez Outils -> Options.

La boîte de dialogue Options apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Options du journal.

La boîte de dialogue Options du journal apparaît, proposant des cases à cocher pour tous les types d'activités que vous pouvez enregistrer automatiquement - et les noms de toutes les personnes pour qui vous pouvez enregistrer automatiquement les transactions telles que les emails.

3. Cliquez sur la case à cocher pour les articles et les fichiers que vous souhaitez enregistrer automatiquement et pour les contacts dont vous souhaitez obtenir des informations enregistrées.

La liste des personnes dans la zone de ces contacts est la même que la liste des personnes dans votre liste de contacts.

Lorsque vous ajoutez des noms à la liste des contacts dans le module Contacts, ces noms ne sont pas définies pour l'enregistrement automatique dans le Journal. Si vous voulez que le Journal de garder une trace d'eux, alors vous avez deux façons de dire si:

# 8226- Vérifiez le nom (s) dans la boîte de dialogue Options du journal.

# 8226- Ouvrez l'enregistrement de contact, cliquez sur l'onglet Journal, et vérifiez enregistrer automatiquement les entrées de journal pour ces contacts.

4. Cliquez sur OK.

Le Journal commence rapidement à enregistrer automatiquement les articles et les fichiers que vous avez sélectionnée pour les contacts que vous avez cités.

Enregistrement d'un élément Outlook dans le Journal manuellement

Si vous ne voulez pas encombrer votre Journal en enregistrant tout automatiquement, vous pouvez saisir des éléments sélectionnés manuellement - il suffit de les glisser sur l'icône Journal. Par exemple, vous ne pouvez pas vouloir enregistrer chaque transaction avec un client potentiel jusqu'à ce que vous êtes certain que vous faites des affaires avec ce client. Vous pouvez faire glisser des messages électroniques pertinents pour le Journal et conserver un registre des enquêtes sérieuses. Lorsque vous commencez réellement à faire des affaires avec un nouveau client, vous pouvez configurer l'enregistrement automatique.

Pour enregistrer manuellement des éléments dans le Journal, procédez comme suit:

1. Sélectionnez Aller -> Liste des dossiers (ou appuyez sur Ctrl + 6).

La liste des dossiers, qui comprend une petite icône pour le Journal, apparaît dans la moitié supérieure du volet de navigation.

2. Faites glisser l'élément que vous souhaitez enregistrer (comme un message e-mail) à l'icône du Journal dans la liste des dossiers.

Le formulaire entrée de journal apparaît. Au bas du formulaire, vous voyez une icône représentant l'élément que vous enregistrez, avec le nom de l'élément.

3. Remplissez les informations que vous souhaitez enregistrer.

Vous ne devez pas enregistrer quoi que ce soit. La zone de texte au bas de l'écran vous donne l'espace pour faire une note pour vous-même, si vous voulez l'utiliser.

4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

L'article que vous avez enregistré est entré dans le Journal.