Comment faire de service à la clientèle une habitude quotidienne dans votre but non lucratif

L'astuce pour fournir un service à la clientèle exemplaire pour votre but non lucratif est de travailler à en petites manières tout le temps. Chaque membre du personnel et des bénévoles doit être conscient de l'importance du service à la clientèle. Voici cinq domaines clés pour répondre si vous souhaitez améliorer (ou maintenir) les niveaux de service:

• Au téléphone: Parlez à tout le personnel et des bénévoles sur la façon de répondre au téléphone poliment et autrement utiliser pour un effet maximum. Fournir une feuille de triche avec les listes d'extensions, instructions sur la façon de transférer les appels, et toute autre information utile. De simples ajouts sur une salutation, comme “ Puis-je vous aider ”?; ou de dire le nom de la réceptionniste de l'appelant peut donner un ton amical, professionnel.

  Faire une règle pour vous de retourner tous les appels dans les 24 heures ou, si cela est impossible, dans une semaine. Laissez appelants savent, à travers votre message d'accueil, où ils peuvent attendre de vous entendre. Si vous êtes à la sélection d'un système de messagerie vocale, assurez-vous que ce soit pour vos appelants conviviale.

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  À la porte: Quelqu'un a besoin de (joyeusement) répondre à la porte. Si vous êtes dans un petit bureau sans réceptionniste et les interruptions sont fréquentes, vous pouvez faire pivoter cette tâche entre les membres du personnel ou des bénévoles. Si les visiteurs doivent utiliser un buzzer ou passer par un système de sécurité, essayer d'équilibrer la froideur de cette expérience avec un accueil chaleureux et d'interphone hall d'accueil.

• Avant et après une vente ou don: Si vous avez des billets à vendre, le rendre facile à acheter. Accepter que l'argent est beaucoup trop restrictive. Le banquier de gérer votre compte d'entreprise peut vous aider à préparer à accepter des commandes de cartes de crédit. Aussi, pensez à la vente de billets sur le web un certain nombre de services Web aider les petites entreprises et sans but lucratif, avec des ventes de Web et des dons en ligne.

  Si un client est pas satisfait de votre service, inviter le client à donner une rétroaction et d'écouter attentivement. Offrir un remboursement partiel ou complet. Cela gagne la loyauté.

• Avec une note: Gardez un peu de belle papeterie et un brouillon d'un message norme portée de main afin que l'écriture des notes de remerciement est facile. Les notes manuscrites sont plus personnels et font souvent une impression plus forte que, lettres tapées formelles ou des messages e-mail. Toutefois, en exprimant votre appréciation en temps opportun est plus important que la forme de cette appréciation. Utilisez e-mail si vous pouvez y accéder plus rapidement.

  Si votre organisme reçoit choses - comme un groupe de théâtre qui reçoit jouer manuscrits ou un musée d'histoire naturelle qui accepte des articles scientifiques pour la publication - ont un e-mail accusé de prêt qui confirme la réception de l'article et vous indique quand la personne soumettant il peut attendre de vous entendre.

• *Dans les détails: Un vieux dicton suggère que le diable se cache dans les détails, mais qui est également où vous trouverez le cœur et l'âme de l'hospitalité et le service. Prenez des notes sur les intérêts et les connexions de vos membres du conseil d'administration, les donateurs, les bénévoles et les électeurs. Découvrez les noms de votre conseil d'administration et d'autres importants membres du comité de et être prêt à les accueillir personnellement lors d'événements et sur le téléphone.