Comment sauvegarder les systèmes financiers de votre but non lucratif
Même dans une petite organisation à but non lucratif, vous voulez établir des pratiques prudentes sur la façon dont vous gérez l'argent et des documents financiers. Si vous avez un bureau d'une personne, la création de toutes les commandes suivantes peut être impossible, mais vous devriez essayer de mettre en œuvre le plus grand nombre possible d'entre eux:
Chéquiers Store, livrets d'épargne, des chèques en blanc, dossiers financiers, et les liquidités dans un endroit sûr et verrouillé.
Sauvegardez régulièrement les dossiers financiers que vous gardez sur les ordinateurs, et de stocker une copie hors site dans un endroit sûr.
Attribuer à des personnes différentes les fonctions distinctes de chèques, signer des chèques, rapprochement des comptes bancaires, et de vérifier les chèques annulés qui retournent à la banque. Si vous pouvez vous arranger pour quatre personnes différentes pour effectuer ces tâches, qui est très bien. Si non, peut-être un membre du conseil peut double vérification des chèques annulés.
Recherchez précision et pour tout ce qui ressemble de poisson, tels que les chèques libellés à des fournisseurs vous ne reconnaissez pas, chèques annulés par des personnes ou entreprises autres que ceux à qui elles sont écrites, ou des chèques qui sont absents de relevés bancaires annulées. Détournement de fonds est rare mais possible, et en prenant ces étapes est une façon de le détecter.
Nécessitent deux signatures sur les chèques ou les virements bancaires plus un certain montant. Il n'y a aucune quantité standard pour cette pratique: Cela dépend de ce qui est considéré comme une transaction inhabituellement élevé pour votre but non lucratif. Vous pouvez adopter cette exigence comme une politique interne et l'appliquer comme un moyen d'assurer Oversight Board des grandes transactions.
Bien que votre banque surveille probablement transaction importante ou inhabituelle et peut communiquer avec votre organisation si elle constate une activité inhabituelle sur votre compte, ces jours-ci quelques banques acceptent la responsabilité de faire appliquer une politique de la double signature sur les chèques de clients.
Conserver dans des fichiers organisés, sous réserve d'une politique de rétention / de destruction de documents, tous les documents qui sauvegarde vos documents bancaires. Ces documents peuvent inclure des feuilles de temps personnel, box-office ou d'autres dossiers pour les billets vendus, les reçus et les factures. Vous pouvez numériser et de les conserver comme documents électroniques, si vous le souhaitez. Si vous le faites, sauvegarder les fichiers et les mots de passe protégeant soigneusement.
Gardez une liste détaillée de tous les meubles ou de l'équipement que vous achetez ou recevez sous forme de dons (y compris les ordinateurs), notant la date ils ont été achetés ou reçus et leur valeur.
Bleu avocat a publié un article utile, “ trésoriers de toutes les organisations de volontaires: Huit Principales responsabilités ”.
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