Comment choisir l'outil de communication le droit à titre d'analyste d'affaires

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L'outil de communication ou la méthode que vous choisissez doit être adapté à l'auditoire, le contenu, le but, et le message qui donne de la communication (comme un analyste d'affaires, vous pouvez créer des communications pour les autres délivrer). Lors de l'évaluation des outils de communication, considérer les points suivants:

  • Nombre de personnes concernées: Ce qui fonctionne bien pour 10 personnes peut ne pas bien fonctionner pour 80.

  • Type d'informations à partager: Partagez-vous l'information verbale ou visuelle? Si elle est visuelle, partagez-vous texte, illustrations, photos, ou vidéo? Certains outils sont mieux adaptés pour les visuels que d'autres.

  • Montant ou le volume de l'info étant communiqués: Quelques paragraphes de l'information peuvent avoir besoin de 20 minutes et une méthode de communication différent d'un document de 40 pages nécessitant 2 heures.




  • Fréquence de l'échange: Considérer “ pourquoi, ” “ combien de fois, ” et “ dans quel but ”?; Selon vos besoins, la solution peut être une réunion hebdomadaire de l'équipe, membres de l'équipe de communication d'informations de projet trois fois par jour, ou un sponsor de donner des mises à jour trimestrielles pour les utilisateurs de la solution.

  • Désir / nécessité d'une discussion ou d'une réponse: Votre approche peut différer si les communications doivent être à double sens / va-et-vient par rapport à une voie sortante, comme pour des annonces ou diffusion de contenu.

  • Sensibilité du message et la réaction du public attendu: Vous pouvez avoir besoin de prendre la vie privée et la sécurité en compte:

  • Confidentialité besoin: Parfois, les gens réagissent de façon inattendue lorsque entendre parler impacts organisationnels des solutions, alors pensez à la meilleure façon de livrer des messages afin que les gens les entendent comme prévu. Demandez-vous si il est logique pour les membres du groupe de se connecter individuellement (réactions personnelles lieu plus privé) ou en groupe (réactions sont plus public et connu avec le groupe).

    Les sujets sensibles peuvent être mieux abordées en temps réel au lieu d'être envoyé par courrier électronique à lire seul et interprété. Mettre en place des appels individuels ou d'une conférence. Pour les grands groupes, utilisez une conférence téléphonique ou d'une conférence vidéo / web, suivie par un e-mail à souligner les points clés de message.

  • Besoins de sécurité: Comment sensibles est le message? Mettre en œuvre des méthodes de protection d'information le cas échéant. Si la vie privée est nécessaire, mais la conversation ou conférence est pas possible, assurez-vous d'utiliser le cryptage de sécurité sur l'e-mail.

    Voir également les paramètres du document qui interdisent l'impression ou l'envoi des matériaux. Si vous utilisez le téléphone ou web conférence, désactiver les paramètres qui permettent aux participants d'initier ou de sauvegarde des enregistrements de la session.

  • Besoin pour la communication en direct: Phone Tools ou téléconférence sont de bons choix pour les situations où l'information et les réactions sont examinées immédiatement. Si les sujets ont besoin de révision ou d'une réflexion approfondie avant la discussion, utiliser une approche retardée ou off-line. Par exemple, envoyer des informations à l'avance pour prélecture, mais en discuter plus tard dans un cadre de communication différent.

  • L'intérêt pour l'enregistrement ou l'examen des communications plus tard: Parfois, mettre tout le monde vous avez besoin d'ensemble à la fois est impossible. Si vous voulez vous assurer tout le monde entend la même information, pensez à l'enregistrement de la session et le partage dans une performance encore.

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