Construire un protocole de communication de l'entreprise

La plupart, sinon tous, les gestionnaires disent qu'ils devraient communiquer ouvertement et régulièrement avec leurs employés - mais souvent ils ne le font pas. Voir, pour de nombreux gestionnaires, la communication tombe dans la catégorie des “ doit faire ” plutôt que “ n ° 148 doit faire. Et quand nous sommes occupés, “ doit faire ” atouts “ doit faire ” chaque fois.

Voilà où un protocole de communication entre en jeu. Un protocole de communication est un processus formel qui souligne les types d'informations doivent être communiquées à une organisation, ainsi que l'identification de la personne (s) responsable de la communication des sujets particuliers. Le protocole décrit également le public, la fréquence et les véhicules de communication proposées.

Un protocole de communication, qui devrait être affiché dans tous les domaines communs tels que les halls et les salles de conférence et distribué à tous les nouveaux employés, assure que les communications sont conformes aux priorités stratégiques clés de la société, qu'elles soient liées à l'engagement ou une autre initiative. Tout aussi important, le protocole représente un ensemble d'engagements de l'entreprise aux employés. Ceux-ci incluent ce qui suit:

• Les dirigeants seront tenus responsables pour assumer leurs responsabilités de communication, et seront évaluées sur l'efficacité et la rapidité de leur communication.

• Les employés recevront des mises à jour régulières sur les progrès, les initiatives et les changements qui les affectent.

• Le plus important du point de vue de l'engagement, chaque étape de communication offre des possibilités pour les employés de poser des questions, apporter des idées, et de donner ou de recevoir des commentaires.

À leur tour, les attentes des employés sont clairs. Tous les employés sont responsables de partage de l'information et donner des commentaires pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs, ce qui renforce le désir d'employés de communiquer “ jusqu'à ” et le renforcement de l'engagement mutuel partagée par employeur et l'employé.

Il ya plusieurs avantages à mettre en oeuvre un protocole de communication. Un protocole de communication fait tout ce qui suit:

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  Définir des attentes de communication pour les employés et les dirigeants.

• Construit cohérence dans la communication de la mission, la vision, les valeurs et la stratégie de l'entreprise.

• Crée alignement avec les employés à tous les niveaux.

• Construit en communication circulaire. Circulaire communication comprend la communication entre ceux dans une hiérarchie traditionnelle, comme le patron et subordonné, ainsi que la communication entre les unités et les départements commerciaux et de la communication qui exploite des équipes de travail et des groupes de discussion. Dans une culture saine circulaire de communication, vous êtes également compris 360 évaluations de rétroaction, la rétroaction des clients, et la rétroaction au sein de la relation de la matrice.

• Assure la responsabilité partagée, de haut en bas.

• Permet d'assurer que les messages sont communiqués 13 fois, ce qui est le nombre de fois certains experts estiment que l'employé a besoin d'entendre quelque chose à l'absorber.

• Aide à tirer parti de différents lieux et outils de communication - par exemple, des réunions de l'hôtel de ville, des e-mails, vlogs (blogs vidéo), des réunions de service, et ainsi de suite. (Vous pouvez en savoir plus sur ces sites et d'outils plus loin dans ce chapitre.)

• Permet de connecter tous les niveaux de votre organisation avec votre marque.

Pour construire un protocole de communication, vous avez besoin d'une équipe transversale de cadres (y compris la préférence “ top dog ”) avec un groupe en coupe d'influenceurs clés, ou connecteurs. La première chose que cette équipe doit faire est de monter un projet de protocole de communication. (Cela va prendre le groupe de deux à huit heures.) Cette figure montre un modèle pour les équipes dans cette phase pour les guider dans leurs efforts.

Lors de la rédaction du protocole, l'équipe devrait considérer les points suivants:

• Comment pouvons-nous construire dans la communication des mesures qui sont la clé de notre plan stratégique (par exemple, la croissance, le profit, l'engagement des employés, service à la clientèle, la qualité, etc.)?

• Comment pouvons-nous assurer que le personnel sont donnés une occasion de communiquer en place?

• Comment pouvons-nous construire dans la redondance dans la messagerie entre chaque niveau?

Lorsque le projet est terminé, il doit être envoyé à ceux qui déclarent à travers le chef de la direction (et peut-être leurs rapports directs ainsi) pour obtenir des commentaires supplémentaires. Cette étape clé sera également vous aider à obtenir buy-in. Une fois que l'entrée a été reçu et approprié, le protocole peut être finalisé (voir la figure).

Avec un protocole finalisé dans la main, le prochain mouvement de l'équipe est de construire un plan pour déployer le protocole. Ce déploiement devrait impliquer fanfare important pour susciter l'enthousiasme.

Le lancement d'un protocole de communication sont d'excellentes nouvelles, et sera adopté par les employés que, pour citer Martha Stewart, “ une bonne chose ”. Cela étant dit, vous aurez probablement une certaine résistance de la gestion du milieu, qui sera probablement voir le protocole comme “ une chose de plus à faire cela prend du temps ”.

Pour surmonter cet obstacle, les éduquer sur les avantages du protocole ainsi que sur la façon d'être un participant engagé dans le protocole. Au fil du temps, ils vont voir que l'effort administratif impliqué dans le maintien d'un protocole de communication robuste sera compensée par le gain de l'alignement et l'engagement de leurs employés.