Des outils de gestion des communications du régime que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP

Passer le mot signifie en fait l'analyse de votre auditoire et votre environnement. En outre, pour l'examen de certification PMP, vous voulez choisir la méthode la plus efficace de communication pour votre projet.

L'analyse des besoins de communication

Lorsque vous examinez le registre de gestion des parties prenantes, de la comparer à l'infrastructure et les actifs de votre organisation pour aider à déterminer la meilleure approche de communication. Vous pouvez également regarder votre projet et les organigrammes de l'entreprise. Analyser ce que l'information est interne et quelles informations doivent aller à l'extérieur de l'organisation. Voir également si les parties prenantes sont en un seul endroit ou de nombreux endroits.

Plus les gens avec qui vous communiquez, plus il ya possibilité pour les problèmes de communication. Un modèle mathématique montre la relation entre le nombre de personnes et le nombre de canaux de communication (ou chemins):

(N (n - 1)) / 2

où n est le nombre de personnes.

Voyez comment cela se joue. Si vous avez cinq personnes, voici comment calculer le nombre de canaux de communication que vous avez:

(5 (5 - 1)) / 2 = 10

Maintenant, voyez ce qui se passe lorsque vous ajoutez plus de trois personnes. Vous pourriez penser que vous avez trois autres chaînes, ou même six autres canaux. Cependant, vous avez fait 18 autres canaux de communication!

L'équation est maintenant

(8 (8 - 1)) / 2 = 28

Pensez-y de cette façon: Il ya 28 façons pour les gens d'interpréter l'information - et cela signifie que 28 façons pour votre message à faire mal interprété. Ajouter un autre à quatre personnes de l'équipe, et ce nombre augmente à 66! La communication doit être efficace et efficace!

Technologie

La technologie dont vous disposez est un de ces facteurs environnementaux entreprise (EEA), vous devez prendre en considération, surtout si vous avez une équipe avec les membres de l'équipe interne et des entrepreneurs externes. Aussi, pensez à savoir si les gens sont situés au centre ou dispersés géographiquement. Voici quelques facteurs technologiques qui façonneront votre plan de communication.

• Urgence: Déterminer si les parties prenantes doivent immédiatement renseignements ou peuvent attendre. Si vous travaillez sur un projet de construction dans un environnement dangereux, comme une zone sujette aux ouragans ou les tornades, vous avez besoin de la capacité de communiquer immédiatement avec le site de construction et les travailleurs qui pourraient être touchés.

• La disponibilité de la technologie: Évaluer si votre organisation dispose de la technologie et des systèmes en place pour soutenir votre stratégie de communication. Un projet qui nécessite certains membres du personnel de travailler à distance pendant plusieurs jours, il faut du personnel d'avoir des ordinateurs portables. Si elles sont normalement dans le bureau à temps plein et avoir seulement les ordinateurs de bureau, examiner la question dès le départ.

• Facilité d'utilisation: Vous pouvez mettre en place un site vraiment cool pour communiquer avec votre équipe. Il pourrait avoir le stockage de documents, la capacité de messagerie, contrôle de version, et toutes sortes de fonctionnalités soignée, mais si il est pas intuitif pour le public et facile à utiliser, personne ne va l'utiliser. Quand il vient à la communication, rappelez-vous: Keep it simple!

• La dotation prévue: Vérifiez que tout le monde a la même plate-forme ou le même accès à l'information. Ceci est particulièrement pertinent lorsque l'on travaille avec les entrepreneurs, qui pourraient travailler sur une plate-forme technologique très différent. Par exemple, disons que vous embauchez une firme de marketing pour une partie de votre projet- cette entreprise utilise des ordinateurs Apple, mais votre société utilise des PC. Accompagner votre projet avec les membres de la communication du projet impacts de firme de marketing.

• Durée: Pour les projets qui sont de trois ans ou plus, vous pouvez compter sur au moins une partie de votre changement de technologie des communications. Vous pourriez ne pas savoir comment il va changer, mais il serait sage de garder cela à l'esprit. Avec les smartphones et les ordinateurs tablettes évolution rapide de nouvelles applications, de prédire comment les gens vont communiquer dans l'avenir est difficile!

• Environnement du projet: L'environnement peut être aussi simple que partie de l'équipe étant virtuel, ou il peut inclure des facteurs plus complexes tels que les membres de l'équipe situés dans des fuseaux horaires différents, des pays ou même des emplacements géographiques extrêmes, comme dans le cercle arctique ou le désert de Mojave.

Modèles de communication

L'examen PMP utilise un modèle standard de communication émetteur-récepteur.

• Auteur: Qui transmet un message et est responsable de la création du contenu clair et complet. L'expéditeur est également responsable pour confirmer que le récepteur comprend bien le message.

• Encodage: Traduire les idées dans la langue, habituellement écrit ou langage verbal.

• Message: La sortie de codage.

• Medium: Les moyens de transmission du message. Parfois, le milieu est appelé le canal.

• Bruit: Tout ce qui interfère avec la transmission du message, y compris statiques, les distractions, les préjugés et les stéréotypes, les normes culturelles, les équipements de transmission défectueux, ou tout ce qui se détériore ou provoque une barrière à la transmission réussie.

• Décodage: Traduire le message dans les pensées et les idées significatives.

• Récepteur: Le destinataire du message, responsable pour décoder le message et fournir une rétroaction. Le récepteur est responsable de faire en sorte que l'ensemble du message est reçu et compris en codant un message à l'expéditeur de transport qui.

• Reconnaître: Confirmant la réception de l'information. Accusé de réception ne signifie pas accord, mais seulement la réception.

• Commentaires / réponse: Après la communication a été reçu et compris, le récepteur peut envoyer un message avec des pensées et des idées sur le message.

Les méthodes de communication

Les méthodes de communication comprennent pousser, tirer, et la communication interactive:

• Pousser: Communication envoyée à des récepteurs, comprenant un émetteur, moyen, et le message. Il ne parvient pas nécessairement le récepteur pour le décodage. Cela comprend des mémos, courriels, rapports, messagerie vocale, et ainsi de suite.

• Tirer: L'information recherchée par le récepteur. En d'autres termes, le récepteur cherche activement de l'information. Cela peut inclure un membre de l'équipe d'aller à un intranet pour trouver des politiques ou des modèles de communication, l'exécution des recherches sur Internet, et en utilisant des référentiels en ligne.

• Interactive: Emetteur et récepteur échangeant des informations. Cela se produit dans la conversation, les appels téléphoniques, réunions, et autres. Ceci est la forme la plus efficace de communication.

La forme la plus courante de la communication interactive est réunions. Les équipes ont des réunions pour planifier, communiquer l'état, de résoudre des problèmes, prendre des décisions, de recueillir les leçons apprises, et pour une variété d'autres raisons.