Comment planifier un projet d'efficacité réussie

Pour accroître la productivité ou réduire les déchets dans votre entreprise ou organisme, vous devez planifier soigneusement un projet d'efficacité. Afin de progresser efficacement et finalement arriver à l'objectif déclaré du projet, vous avez besoin d'un plan de communication d'équipe claire, confirmant la qualité du produit / service, et de mesurer le succès.

Etablir la communication

Avec la diversité des publics qui seront à la recherche d'informations sur votre projet et l'ensemble des données que vous recueillerez, il est essentiel que vous vous préparez un projet Plan de gestion des communications pour éviter la duplication des efforts et de veiller à ce que rien ni personne ne tombe à travers les fissures.

Au minimum, votre plan devrait préciser ce qui suit pour toutes les communications du projet:

• Audience cible: Les personnes dont les besoins d'information sont abordés à travers la communication du projet. Cela peut être l'équipe dans son ensemble, un sous-comité, la haute direction, ou aux usagers externes.

• L'information doit: Les informations que le public cible veut et / ou besoins.

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  Le partage d'informations activité: Le type d'activité spécifique de partage de l'information pour être utilisé pour transmettre des informations au public cible (rapports écrits, des présentations et des réunions, par exemple).

• Contenu: Les données spécifiques à être partagées dans la communication du projet.

• Fréquence: Lorsque l'activité de partage de l'information produit (peut être soit régulièrement programmée ou ad hoc)

• Collecte de données: Comment et quand les données pour le rapport ont été collectées

Veiller à la qualité des produits

Livraison d'un seul produit final ne signifie pas grand-chose si vous finalement besoin d'un million d'exemplaires et il fallait créer 99 versions défectueuses pour arriver à ce souhaitable un seul. Votre plan de projet doit préciser ce niveau de qualité le produit fini doit satisfaire. Vous pouvez exprimer cela en termes de Six Sigma (“ le nouveau processus de fabrication doit fonctionner à cinq sigma ”) ou en d'autres termes concrets.

Dans un exemple CRM de conversion, le résultat final souhaité comprend l'importation de toutes les anciennes données du système dans le nouveau CRM. Cependant, puisque l'ancien système avait champs personnalisés qui sont pas toujours utilisés de manière uniforme, un peu d'effort manuel est nécessaire pour lire et traiter ces données douteuses.

En précisant si vous vous souciez de l'importation que les données du tout, ou si elle est une exigence absolue d'affaires au port 100 pour cent de ces données, permet de déterminer quelles ressources sont nécessaires et quand le projet est vraiment complète.

Construire une liste d'audience

L'audience d'un projet est de toute personne ou groupe qui soutient, est affectée par, ou est intéressé par votre projet. L'audience de votre projet peut être à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation, et de savoir qui ils sont vous aide à planifier si, quand et comment les impliquer.

Une liste d'audience de projet est un document vivant. Vous devez commencer à développer votre liste dès que vous commencez à penser à votre projet. Écrivez tous les noms qui se produisent à vous- lorsque vous discuter de votre projet avec d'autres personnes, demandez-leur ce qu'ils pensent peut être affecté ou intéressés par votre projet.

Catégories de public suggérées comprennent demandeurs supérieures Management-, chefs de projet, les utilisateurs finaux, les membres de l'équipe, des groupes normalement impliquées, les groupes nécessaires juste pour ce projet, les clients, les collaborateurs, les fournisseurs, les fournisseurs, les entrepreneurs, les organismes de réglementation, les associations professionnelles et le public.

Après que vous avez écrit quelques listes d'écoute, vous pouvez construire un modèle interne qui comprend les catégories de membres de la liste et même pré-listes de noms spécifiques. Dans l'avenir, vous pouvez commencer avec ce modèle au lieu d'avoir à repartir de zéro de liste. Non seulement cette gagner du temps, mais il garantit que vous ne serez pas oublier certains rôles clés et les noms, car ils sont déjà sur la liste!