Dix pièges de gestion de projet et comment les éviter

Gestion d'un projet est difficile. Champ d'application, les ressources, les attentes, les calendriers et les budgets sont toujours en évolution. Bien que Microsoft Project peut vous aider avec les mécanismes de l'organisation, la planification et le suivi d'un projet, il ne peut pas vous aider à prévenir tous les pièges dans la gestion de projet. Voici un regard sur dix des pièges et les conseils les plus communs sur la façon de les éviter.

Commencez trop petit

Pour commencer du bon pied dans un nouveau projet, commencer par une réflexion sur la grande image et de travailler votre chemin vers le bas pour les détails systématiquement. Vous devez comprendre le but, les objectifs et l'importance stratégique du projet avant de vous plonger dans les tâches détaillées qui sont nécessaires pour compléter le projet.

Commencez par poser ces questions: Si le projet est organisé par livrable? En phase de? Par la géographie? Par type de technologie? Pensez aux implications de l'organisation de votre projet dans chacun de ces moyens. Celui que vous déterminer comment vous voulez organiser le projet, vous pouvez commencer votre structure de répartition du travail (SRT). Si vous décidez d'organiser par étape, chaque phase de votre projet se reflète dans le niveau supérieur de la WBS- si vous décidez que les livrables sont une meilleure façon d'organiser le projet, ceux qui sont le plus haut niveau. Une fois que votre haut niveau est établi, vous pouvez commencer à décomposer le plus haut niveau dans des packages de travail plus détaillés et des paquets de travail en tâches.

Défaut de couvrir vos hypothèses

Vous pourriez ne pas planifier un projet sans certaines hypothèses. Faire des hypothèses est pas un problème, mais croire que d'autres personnes savent - ou même part - vos hypothèses est un problème.

Chaque fois que vous démarrez un nouveau projet, créer un journal d'hypothèse - soit dans une feuille de calcul Excel ou comme un tableau Word. Documenter l'hypothèse, de spécifier la date limite pour le valider, et ajouter un champ pour les commentaires. Il est très simple, mais il assure que tout le monde fonctionne sous le même ensemble d'hypothèses.

Coller l'hypothèse dans la section Notes des tâches affectés par l'hypothèse.

Traitez votre projet comme le seul VIP (Very Important projet)

Votre projet est important pour vous- en fait, il est peut-être l'aspect le plus important de votre travail. Il peut ne pas être aussi important pour tout le monde, cependant. Si vous travaillez dans une organisation qui a de nombreux projets en cours, le vôtre est probablement pas la priorité n ° 1. Chaque fois que les ressources sont tirés de votre projet pour aider les uns les autres, il suffit de retourner le calendrier et réviser votre plan pour terminer le travail. Vous pouvez avoir besoin de réviser la ligne de base ou même en créer un nouveau.

Croire que la disponibilité est un ensemble de compétences

Lorsque vous travaillez profondément à l'intérieur du projet et en essayant d'équilibrer la disponibilité des ressources avec le travail qui doit être rempli, la stratégie la plus simple est de regarder pour la première non alloué, ou underallocated, ressources et assigner cette personne à une tâche. Le problème est que la ressource non alloué ne peut pas avoir les compétences pour faire le travail. La position d'un employé dans le service informatique, par exemple, ne garantit pas, ou même implique, qu'il peut construire une base de données ou un architecte d'un système. Identifier les compétences nécessaires pour terminer le travail, et d'identifier les ensembles de compétences des ressources disponibles. Vous pouvez même avoir besoin d'identifier les compétences niveaux, tels que le niveau d'entrée, de niveau intermédiaire et expert.

Abonnez-vous au mythe de ressources illimitées

Si vous n'êtes pas dans le calcul de l'effort, et la durée de chaque tâche, vous courez le risque d'attribuer trop de travail pour une seule ressource. Dans la plupart des cas, les ressources ne sont pas dédiés à des projets à temps plein. Beaucoup de ressources travaillent dans un matrice ORGANISATION ils travaillent sur plusieurs projets, ou ils font un travail de projet.

Si vous ne déterminez pas combien de temps les ressources doivent passer sur le niveau des projets et le travail en conséquence, vous faites face à une surprise désagréable lorsque le projet traîne parce que ses ressources ne sont pas 100 pour cent dédié ou parce que vous les avez surutilisée.

Reposer sur des estimations irréalistes

En tant que chef de projet, vous comptez sur membres de l'équipe pour fournir des estimations de coûts précises et la durée de leur travail. Après tout, vous ne pouvez pas être un expert en la matière dans tous les domaines. Cependant, parce que vous êtes toujours tenus pour responsables de l'échéancier et le budget que vous développez, vous devez comprendre comment les estimations ont été élaborées puis vérifier la méthode d'estimation appropriée.

Dans la section Notes, documenter la base des estimations ainsi que les hypothèses utilisées pour établir une estimation pour aider à garder la trace des variables associées à l'estimation.

Oubliez pour se préparer à la loi de Murphy

Un chef de projet a une attitude peut-faire. Être dans l'entreprise de résoudre les problèmes et fournir des résultats, cependant, ne signifie pas que vous pouvez vous permettre d'être aveuglément optimiste sur les projets. Livrer à temps et selon le budget dépend en partie de l'établissement de la réserve pour éventualités à la fois le calendrier et le budget. Vous pouvez établir la réserve pour les tâches individuelles qui sont intrinsèquement risqué et définir une réserve globale du projet. Pour les projets plus simples, une réserve de 10 pour cent est suffisante. Pour une technologie de pointe, vous pourriez avoir besoin d'une réserve de 50 pour cent ou plus.

Succombez à rencontrer la folie

Le n ° 1 obstacle à achever des tâches est sans aucun doute la réunion. Vous vous souvenez peut journées de travail où vous bousculé d'une réunion à l'autre, pour atteindre la fin de la journée et de réaliser que vous avez échoué à remplir tout de votre propre travail. Vous avez probablement pas besoin d'assister à tous - ou que, si elles avaient été au moins exécuter plus efficacement, ils auraient conclu en la moitié du temps.

Arrêter la folie de réunion! Programmez des réunions - même des réunions d'état hebdomadaires - seulement si nécessaire. Expérience en tenant des réunions de l'équipe toutes les deux semaines ou de mener en tête-à-tête avec des membres de l'équipe.

Si un sujet spécifique sur l'ordre du jour nécessite la participation d'un acteur, d'inviter cette personne à assister qu'à la partie de la réunion, puis être excusé de retourner au travail.

Oubliez qu'il est seulement un modèle

Une fois que vous savez comment créer un calendrier efficace en utilisant projet, ne pas confondre le calendrier de la réalité. Le calendrier est tout simplement une modèle de la réalité, compte tenu des informations disponibles à l'époque. Informations, hypothèses, estimations, et les ressources tout changement, les risques et les problèmes sont toujours présents, et bien sûr, la portée des modifications apportées au projet. Par conséquent, dès que vous Baseline du projet, il est probablement pas à jour.

Faites de votre mieux, bien sûr, de mettre à jour le modèle avec les dernières informations, mais rappelez-vous que la planification d'un événement tout simplement ne garantit pas que cela se produira.

Se fondant sur des miracles

Si vous ne pouvez pas comprendre comment répondre dans un délai donné les ressources et les informations que vous entrez dans le Projet, vous avez peu de chances de respecter ce délai. En fait, le projet peut vous aider à communiquer les problèmes inhérents à une date de livraison agressif. Vous pouvez afficher le calendrier des parties prenantes et leur demander de vous aider à déterminer comment accélérer l'achèvement des tâches. Dans certains cas, les intervenants peuvent fournir des informations pertinentes qui vous aide à terminer sooner- dans d'autres cas, cependant, ils veulent que le projet réalisé à une date précise, mais il n'y a aucun moyen raisonnable de respecter la date d'échéance.

Lorsque vous faites face à une échéance réaliste, répondre du mieux que vous le pouvez. Si le délai est tout simplement impossible, cependant, reconnaître. Vous pouvez utiliser Project pour rechercher des approches alternatives à la réalisation des livrables du projet - si vous ne pouvez pas l'utiliser pour comprimer le temps.