Gestion de projet: comment clarifier les objectifs du projet

En tant que gestionnaire de projet, clouer objectifs avant de commencer à planifier les détails projet-exécution. Dans votre quête pour découvrir ce que votre projet est censé accomplir et comment il inscrit dans les plans globaux de votre organisation, vous devez chercher de l'information qui est sensible, parfois contradictoires, et souvent non écrite. Obtenir ces informations est pas toujours facile, mais suivant ces conseils peuvent aider à rendre votre recherche plus productive:

• Essayez de trouver plusieurs sources pour le même élément d'information. Plus le nombre de sources indépendantes qui contiennent la même information, plus l'information est correcte.

• Chaque fois que possible, d'obtenir des informations à partir de sources primaires. Une source primaire contient les informations d'origine. Une source secondaire est le rapport de l'information de la source primaire de quelqu'un d'autre.

  Supposons que vous avez besoin d'informations à partir d'une étude récemment achevée. Vous pouvez obtenir les informations de la source primaire (qui est le rapport réel de l'étude écrite par les scientifiques qui ont effectué), ou vous pouvez l'obtenir à partir de sources secondaires (tels que des articles dans des magazines ou des revues scientifiques par des auteurs qui paraphraser et résumés le rapport initial).

  
  
  
  
  

  Le plus loin de votre source est de la source primaire, plus l'information secondaire diffère de la vraie information.

• Rechercher des sources écrites parce qu'ils sont les meilleurs. Vérifiez minutes pertinents de réunions, correspondance, e-mail, les rapports provenant d'autres projets, plans à long terme, les budgets, les plans d'amélioration des immobilisations, documents relatifs aux exigences du marché, et analyses coûts-avantages.

• Parlez avec deux ou plusieurs personnes de la même région pour confirmer l'information. Différentes personnes ont différents styles de communication ainsi que des perceptions différentes de la même situation. Parlez avec plus d'une personne, et de comparer leurs messages afin de déterminer les éventuelles contradictions.

  Si vous obtenez des histoires différentes, parler avec les gens de nouveau pour vérifier leur information initiale. Déterminer si les personnes que vous avez consultées sont des sources primaires ou secondaires (sources primaires ont tendance à être plus précis que ceux du secondaire). Demandez aux gens que vous avez consultées à expliquer ou à concilier des divergences restantes.

• Lorsque l'on parle avec les gens sur des informations importantes, demandez à au moins une autre personne présente. Cela permet à deux personnes différentes d'interpréter ce qu'ils entendent de la même personne.

• Notez toutes les informations que vous obtenez de rencontres personnelles. Partagez vos notes écrites et des résumés avec d'autres personnes qui étaient présentes à la réunion afin d'assurer que votre interprétation est correcte et à servir comme un rappel de accords conclus lors de la réunion.

• Planifiez se réunir au moins deux fois avec des auditoires clés de votre projet. Votre première rencontre entre eux commence à penser questions. Laissez un peu de temps pour eux de réfléchir sur vos discussions initiales et de réfléchir à de nouvelles idées liées à ces questions. Une deuxième réunion vous donne une chance de clarifier toute ambiguïté ou incohérence de la première session.

• Pratiquer l'écoute active dans toutes vos réunions et conversations. L'écoute active est une compétence tous les gestionnaires ont besoin pour se développer.

• Chaque fois que possible, confirmer ce que vous avez entendu dans les rencontres personnelles avec les sources écrites. Quand vous parlez avec les gens, ils partagent leurs perceptions et les opinions. Comparer ces perceptions et les opinions écrites, avec des données factuelles (à partir de sources primaires, si possible). Discutez des divergences avec ces mêmes personnes.