Comment confirmer la participation de membres de l'équipe dans un projet

Comme vous commencez votre projet, vous devez confirmer l'identité des personnes qui vont travailler pour soutenir votre projet. Pour ce faire, vérifiez que des personnes spécifiques sont encore en mesure de respecter leurs engagements promis et, si nécessaire, recruter et sélectionner de nouvelles personnes pour répondre aux besoins restants.

Comme vous contacter toutes les personnes qui soutiennent votre projet, assurez-vous de faire ce qui suit:

• Informez-les que votre projet a été approuvé et quand le travail va commencer: Pas tous les plans de projets sont approuvés. Vous savez que rarement à l'avance combien de temps le processus d'approbation prendra ou combien de temps votre projet peut commencer. Informer les membres de l'équipe dès que possible afin qu'ils puissent planifier le temps nécessaire.

• Confirment qu'ils sont toujours en mesure de soutenir votre projet: Les charges de travail des gens et d'autres engagements peuvent changer entre le moment où vous vous préparez votre plan et de l'approbation de votre projet. Si une personne est plus en mesure de fournir le soutien promis, recruter un remplacement dès que possible.

• Expliquez ce que vous allez faire pour développer l'équipe de projet et de commencer le travail de projet: Fournir une liste de tous les membres de l'équipe et d'autres qui vont soutenir le projet. Mentionnez également les étapes que vous prenez pour présenter les membres et le coup d'envoi du projet.

• Reconfirmer le travail que vous attendez d'eux à réaliser, les calendriers et les délais que vous attendez de les conserver, et la quantité de temps vous vous attendez à passer sur le travail: Clarifier activités spécifiques et de la nature du travail.

Selon la taille et la formalité de votre projet, vous pouvez utiliser un format à partir d'un rapide e-mail à un accord formel Travail afin de partager cette information avec les personnes qui seront impliquées dans votre projet.

Un typique Accord d'ordre de travail comprend les informations suivantes:

• Identifiants: Les identifiants comprennent le nom du projet, le numéro de projet, le nom de l'activité, et Work Breakdown Structure (WBS) code. Le nom du projet et le nombre confirment que votre projet est maintenant officiel. Vous utilisez le nom de l'activité et le code WBS pour enregistrer l'avancement des travaux ainsi que les frais de temps et de ressources.

• Travail à effectuer et les résultats ou les résultats à produire: Ces informations décrivent les différentes activités et les procédures impliquées dans le projet, ainsi que les résultats du projet.

• Date de l'activité de début, date de fin, et le nombre d'heures à consacrer: Inclure cette information réaffirme

• L'importance de faire le travail dans le calendrier et le budget

• Remerciements de la personne qui va faire le travail qu'il attend pour faire le travail décrit l'intérieur de ces contraintes de temps et de ressources

• Les critères que vous utiliserez pour évaluer le rendement de la personne

Approbations écrites de la personne qui va faire le travail, son superviseur, et le chef de projet: Y compris ces approbations écrites augmente la probabilité que toutes les personnes impliquées a lu et compris les éléments du projet et est engagée à soutenir.

Utilisez un accord de Travail afin de confirmer l'engagement d'un membre de l'équipe.

Soyez sûr que vous spécifiez toutes ces informations lors de reconfirmer l'engagement d'une personne à votre projet. Le plus vous attendez pour spécifier aucune de ces informations, plus les chances sont que la personne ne fournira pas le soutien que vous aviez espéré.

Si vous choisissez de ne pas utiliser un accord formel d'ordre de travail, assurez-vous d'écrire toutes les informations clés qui clarifie votre accord et faire signer les approbations de la membre de l'équipe et son superviseur. Demander approbations signées encourage les gens à examiner attentivement avant de prendre des engagements et sert de référence et rappel des exactement ce qui a été promis.