Vérification des comptes pour votre petite entreprise

Presque chaque sou qui vient dans votre entreprise traverse le compte courant de votre entreprise (au moins ce que devrait

arriver). Que ce soit en espèces recueillis à vos caisses enregistreuses, les paiements reçus dans le courrier, la trésorerie utilisée pour remplir les caisses enregistreuses, les comptes de la petite caisse, les paiements envoyés pour payer les obligations d'entreprises, ou tout autre besoin de trésorerie, cet argent entre et sort de votre compte courant.

Voilà pourquoi votre compte est votre principal outil pour la protection de votre flux de trésorerie.

Le choix de la rive droite

Trouver la rive droite pour vous aider à configurer votre compte-chèques et les contrôles qui limitent l'accès à ce compte est cruciale. Lors de l'évaluation de vos options bancaires, posez-vous les questions suivantes:

• Est-ce que cette banque possède une branche qui est idéalement situé pour mon entreprise?

• Est-ce que cette banque fonctionner à des moments où je le plus besoin?

• Est-ce que cette offre bancaire sécurisé de façons de déposer de l'argent même lorsque la banque est fermée?

  La plupart des banques ont des boîtes de dépôt sécurisés pour de l'argent de sorte que vous pouvez déposer reçus aussi rapidement que possible à la fin de la journée de l'entreprise plutôt que de sécuriser le cash nuit même.

Visitez les succursales de banques locales vous-même, et de vérifier le type de services d'affaires chaque banque offre. Portez une attention particulière à

• Le type d'attention personnelle que vous recevez.

• Quel type de charges peuvent être cloués pour cette attention personnelle.

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  Comment les questions sont traitées.

Certaines banques exigent des titulaires de comptes d'affaires d'appeler une ligne centralisée pour l'aide plutôt que de dépendre de branches locales. Certaines banques sont même les frais ajoutant aujourd'hui si vous utilisez un caissier plutôt qu'un ATM (guichet automatique).

Autres banques facturent pour chaque transaction, que ce soit un dépôt, retrait, ou un chèque. Beaucoup ont des frais qui diffèrent pour les comptes d'entreprise, et la plupart ont des charges sur l'impression des chèques. Si vous avez l'intention d'accepter les cartes de crédit, comparer les services offerts pour cela aussi.

Décider sur les types de contrôles

Après avoir choisi votre banque, vous devez tenir compte de ce type de contrôles que vous souhaitez utiliser dans votre entreprise. Par exemple, vous avez besoin de différents contrôles en fonction de si vous handwrite chaque chèque ou chèques d'impression de votre système de comptabilité informatisée.

Si vous prévoyez d'écrire vos chèques, vous aurez plus de chances d'utiliser un chèque de bon d'affaires dans un cycle à trois binder- ce type de contrôle se compose d'un bon de réduction sur la gauche et un contrôle sur la droite. Cette disposition permet le meilleur contrôle pour les vérifications manuelles parce que chaque chèque et chèque sont numérotées.

Lorsqu'un chèque est écrit, le coupon doit être rempli avec des détails sur la date, le destinataire du chèque, et le but de la vérification. Le bon dispose également d'un espace pour garder un total cumulé de votre solde du compte.

Si vous prévoyez d'imprimer des chèques de votre système de comptabilité informatisé, vous aurez besoin de commander des chèques qui correspondent à la programmation de ce système. Chaque programme de logiciel d'ordinateur a un modèle unique pour l'impression des chèques. La figure montre une disposition commune pour les contrôles de bons d'affaires imprimées par votre système comptable informatisé.

Vous pouvez voir qu'il ya en fait trois sections d'un chèque en blanc informatisé: le chèque dans le milieu avec deux sections relativement vierges de chaque côté.

Pour l'une des sections vides, vous configurez votre système de comptabilité de l'ordinateur pour imprimer le détail que vous vous attendez à trouver sur un bon manuel - la date, le nom du destinataire et l'objet de la vérification.

Vous gardez cette souche et un contrôle pour vérifier l'utilisation. Dans l'autre section vierge, vous imprimez les informations que le destinataire a besoin. Par exemple, si elle est un chèque pour payer une facture exceptionnelle, vous incluez toutes les informations le fournisseur doit créditer correctement cette facture, telles que la quantité, le numéro de facture, et votre numéro de compte.

Si il est un chèque de paie, une des sections vierges devrait contenir tous les renseignements sur la paie requis, y compris montant du chèque brut, montant du chèque nets, les impôts sur prises, les totaux pour le contrôle actuel, et les totaux year-to-date. Envoyer le chèque et la partie qui comprend les détails nécessaires par votre fournisseur, employé ou autre bénéficiaire à qui vous l'intention de payer.

Initialement, lorsque l'entreprise est petite, vous pouvez garder le contrôle de la sortie de l'argent en signant chaque chèque. Mais que l'entreprise grandit, vous trouverez probablement que vous avez besoin de déléguer signature de chèques responsabilités à quelqu'un d'autre, surtout si votre entreprise vous oblige à voyager fréquemment.

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises mis en place des procédures de signature de chèques qui permettent un ou deux de leurs personnes du personnel à signer des chèques pour un montant désigné, tels que 5000 $. Tous les chèques supérieurs à ce montant désignés exigent du propriétaire ou de la signature d'un employé et une deuxième personne désignée, comme un dirigeant de la société.

Prévoir le dépôt au compte de vérification

Bien sûr, vous n'êtes pas simplement retire du compte courant de votre entreprise (ce qui serait un gros problème). Vous devez également déposer de l'argent dans ce compte, et vous voulez être sûr de vos bordereaux de dépôt contiennent tous les détails nécessaires ainsi que la documentation pour sauvegarder les informations de dépôt.

La plupart des banques offrent des imprimés bordereaux de dépôt avec tous les détails nécessaires pour être sûr que l'argent est déposé dans le compte approprié. Ils ont également vous fournir habituellement avec un “ pour dépôt seulement ” timbre qui comprend le numéro de compte pour le dos des chèques. (Si vous ne recevez pas ce cachet de la banque, être sûr d'avoir un rendu dès que possible.)

Celui qui ouvre votre courrier d'affaires devrait être chargé de l'utiliser “ pour dépôt seulement ” éradiquer immédiatement sur le dos de tout chèque reçu par la poste. Estampage “ pour dépôt seulement ” sur le verso d'un chèque rend beaucoup plus difficile pour quiconque d'utiliser ce chèque pour autre chose que ses fins commerciales destinées.

Si vous obtenez deux chèques personnels et commerciaux envoyés à la même adresse, vous avez besoin de mettre en place des instructions pour la personne qui ouvre le courrier sur la façon de différencier les types de contrôles et comment chaque type de contrôle doit être manipulé à protéger au mieux votre argent entrant , que ce soit pour affaires ou pour des fins personnelles.

Pour sécuriser la trésorerie entrant encore plus attentivement, certaines entreprises mis en place des services de boîte de verrouillage avec une banque. Les clients ou d'autres personnes à envoyer des chèques pour les contrôles de messagerie de l'entreprise à un numéro de boîte de bureau de poste qui va directement à la banque, et un employé de banque et des dépôts ouvre les chèques à droite dans le compte de l'entreprise.

Vous pouvez penser que faire des dépôts bancaires est aussi facile que 1-2-3, mais quand il vient à les dépôts des entreprises et de multiples contrôles, les choses deviennent un peu plus compliqué. Pour faire correctement les dépôts au compte courant de votre entreprise, suivez ces étapes:

1. Enregistrez sur le bordereau de dépôt les numéros de tous les chèques déposés ainsi que la totalité des liquidités étant déposé.

2. Faites des photocopies de tous les chèques déposés afin que vous avez un dossier en cas quelque chose est perdu ou déplacé à la banque.

3. Après avoir effectué le dépôt, joindre les copies de tous les contrôles à la réception de dépôt et ajouter tout détail concernant la source de la trésorerie déposé tout ce fichier dans votre dossier quotidien de la banque.