Comment utiliser l'analyse de document pour l'analyse d'affaires

Analyse de document est probablement votre premier arrêt dans le déclenchement de l'analyse d'affaires. Ici, vous parcourez les documents de l'entreprise pour glaner des informations sur l'environnement actuel.

Pourquoi partir et essayer de créer quelque chose de nouveau sans comprendre ce que les opérations de la société sont tous sur? Vous ne rentrez pas dans une entrevue d'emploi sans en comprendre les conditions préalables et les compétences nécessaires pour le poste. Vous ne magasinent pas pour une voiture sans en comprendre les options disponibles et les informations de garantie. De même, vous ne voulez pas commencer exigences des parties prenantes susciter sans comprendre davantage sur leur environnement actuel.

Analyser la documentation existante vous donne un bon sens de projet- l'entreprise traite vous êtes supporting- et les règles, les données et les parties prenantes impliquées. Vous pouvez obtenir un bon retour sur investissement pour votre temps passé à utiliser cette technique.

Rassembler et examiner la documentation existante, vous donne également des indices quant à qui a besoin d'être interviewé, données qui doivent être capturés, des règles de gestion qui doivent être appliquées, processus qui doivent être suivies, et ce genre de chose.

Par exemple, supposons que vous êtes affecté à un projet pour créer ou mettre à jour des rapports de marketing. Vous commencez par rassembler les rapports qui sont actuellement en production. Voici quelques choses que vous remarquerez peut-être:

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  Le fait que le rapport peut être exécuté pour les vendeurs, directeurs des ventes, et les chefs de division: Cette information vous dit que ces gens doivent être inclus dans vos séances d'explicitation de sorte que vous pouvez comprendre leurs besoins.

• Quelles sont les données de la société est actuellement capture: Cette information est importante parce que ces données sont les informations les intervenants ont besoin pour prendre des décisions.

• Info qui vous aide à comprendre les règles d'affaires l'entreprise applique: Les règles métier sont des lignes directrices, telles que les calculs et les niveaux d'autorisation de sécurité, qui définissent et façonnent les opérations et procédures d'affaires d'une entreprise. Tenez compte de ces règles lors de la définition et la conception de la solution pour votre projet.

Vous pouvez tirer tous ces trucs sur les rapports existants pour créer un point de départ pour l'élaboration des questions d'explicitation de droite, qui vous permet de créer le nouveau rapport.

Pour effectuer l'analyse de documents, procédez comme suit:

1. Rassembler de la documentation qui a déjà été créé sur la zone d'affaires, systèmes, et ainsi de suite, et qui est en place pour le projet.

   Cette documentation peut être partout - sur les outils de collaboration de documents, tels que Microsoft SharePoint, les serveurs et dans des classeurs sur les bureaux des personnes. Si vous ne savez pas si la documentation existe, demander aux gens impliqués dans ces systèmes si vous pouvez trouver de la documentation existante.

2. Lisez les documents et prendre des notes.

   Inclure dans vos notes des choses telles que des informations vagues, les termes du glossaire vous avez besoin de définir des processus qui sont exécutés, les données en cause, et les systèmes et les gens qui interface avec les régions à l'étude.

3. Élaborer des questions en profondeur pour l'équipe du projet, en fonction de vos résultats.

   Des exemples de telles questions comprennent “ Ne vous tirez toujours des données du Système ABC ” ;,? “ sont les parties prenantes toujours situés en Californie ” ;, et? “ système ne X contiennent encore les routines de validation ”?; Ce sont les types de questions en profondeur cette approche génère.