Des listes de contrôle de gestion de projet pour les nuls

Cette liste de contrôle de gestion de projet vous permet de vérifier la justification de votre projet et ainsi de générer la base d'une analyse de rentabilisation solide. Il est facile d'être trop centré sur les prestations, ou même un niveau donné de prestations financières, lorsque vous songez à savoir si un projet est justifiée ou non.

Cependant, tout en réalisant des bénéfices commerciaux est la justification du projet le plus commun, il est pas le seul. Jetez un oeil à cette liste pour vérifier votre projet sur.

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  Avantages: Ok, la justification la plus fréquente d'abord. Le projet va rembourser les prestations d'affaires qui l'emportent sur le coût et les efforts nécessaires à l'exécution du projet.

• Conformité: Vous devez exécuter le projet si il ya des avantages ou non. Cela pourrait être le respect des exigences juridiques ou quelque chose comme un siège instruction que «Tous les bureaux régionaux exécuter un projet. . . '

• Activation: Le projet lui-même ne sera pas offrir des avantages, mais il faudra mettre quelque chose en place qui permettra à d'autres projets ou activités pour offrir des avantages. Les projets d'infrastructure tombent souvent dans cette catégorie, comme un projet d'installation d'un nouveau réseau informatique.

• Entretien: Le projet vient d'être fait, même si il n'y a aucun avantage dans le sens normal du terme et il est pas obligatoire (où elle est nécessaire pour la conformité légale). Remplacement de matériel usé ou redécorer le bâtiment HQ sont souvent seulement des projets «d'entretien».

L'approche de produits a conduit à la planification, énoncées dans cette liste, est extrêmement puissant tout en étant très logique. Un des avantages de cette approche est à débusquer les bits cachés du projet pour vous donner une vue plus complète de ce qui est impliqué. Les bons plans de produits conduisent à compléter les plans d'activités, les plans de ressources réalistes et plus précis costings- tous ces sont vraiment utiles pour le contrôle du projet.

Comme vous vérifiez vos produits, penser à ces zones.

• Risque: Vérifiez que vous avez inclus les produits liés aux risques, tels que l'évaluation de l'évolution de la technologie dans les entreprises concurrentes.

• Dépendances inter-projets: Elles se produisent lorsque vous ne pouvez pas commencer à construire un produit dans votre projet jusqu'à ce que vous avez reçu quelque chose du projet de quelqu'un d'autre, comme une copie d'une spécification de conception.

• Communications: Communications internes de projet ne doivent pas être mis sur le plan, mais il peut y avoir d'autres produits de communication importants qui font, comme des séances d'information pour le personnel de l'entreprise, un site Web et du matériel publicitaire.

• Entraînement: Un grand nombre de planificateurs de projets oublier la formation des utilisateurs. Vérifiez que vous avez inclus les produits concernés tels que les matériaux de formation, réservations de salles et les horaires de présence du personnel.

• Commandes: Ceux-ci sont importants où vous avez des produits externes venant de l'extérieur du projet, beaucoup auront besoin d'un «ordre» Product- qu'ils ne parviendront pas par magie.

• Installation: Où vous avez un produit externe, comme un Widget Rose a acheté auprès d'un fournisseur, vérifiez si vous avez besoin d'un produit «Installé Rose Widget 'qui peut être quelque chose que votre projet permettra de créer.

• Probleme juridique: Cela couvre des éléments tels que les licences. Si vous avez besoin de les inclure ensuite sur les schémas de produit, mais aussi vos applications pour les licences parce qu'ils sont produits trop.

• Les inspections et approbations: Cela comprend des exigences telles que l'inspection des bâtiments et de la certification de la sécurité électrique. Les certificats d'agrément sont produits, mais le sont aussi les applications à poser pour eux.

• Logique: Vérifiez le flux de produits sur votre diagramme de flux de travail. Veiller à ce que les dépendances sont, nécessaire et logique.

• Exhaustivité: Vérifiez que tous les produits identifiés sur une liste ou de répartition du travail Structure ont été reportées à la Diagramme de travail, alors que vous avez fait les «contrôles d'bottom-up 'pour assurer que rien n'a été laissé de côté.

• Les produits de gestion: Bien que vos principaux diagrammes de produits seront seulement montrer des produits de l'équipe, la liste des produits dont vous avez besoin pour gérer le projet séparément, tels que les rapports de progrès et les plans de la scène. Ne négligez pas eux-ils auront besoin de temps et de ressources pour produire.

Cette liste constitue la base pour mettre sur pied un réseau d'activité pour la gestion de votre projet. Vous suivez habituellement avec un diagramme de Gantt, puisque ceci est ce que le logiciel grand public de planification de projet fournit. Utilisez les noms de produits sous forme de titres, puis sous chacun la liste des activités que vous avez besoin pour construire ce produit. Quand vous venez pour vérifier ses plans d'activité, parcourir cette liste de contrôle.

• Exhaustivité: Avez-vous copié tous les produits sur le plan de l'activité comme un titre? Sauf pour les produits externes, assurez-vous que vous avez au moins une des activités énumérées pour chaque produit pour couvrir les travaux nécessaires pour le construire.

• Produits externes: Vérifiez si vous avez besoin de toute activité de quelque chose provenant de l'extérieur. Bien que votre projet est pas responsable pour la création de ce poste, vous devrez peut-être une activité pour vérifier ou installer.

• Qualité: Assurez-vous que vous avez inclus les activités de qualité nécessaires, tels que l'essai de chaque produit individuel, puis l'activité de la qualité l'échelle du projet tels que les audits de qualité.

• Dépendances correctes: Soyez sûr de vérifier chaque dépendance de l'activité d'être confiant qu'elle est exacte et aussi qu'il est en ligne avec les dépendances que vous avez identifiés sur votre diagramme de flux de travail.

• Chevauchements: Assurez-vous que vous avez manqué aucun chevauchement où une deuxième activité peut être démarrée avant le premier est complètement terminé.

• Les retards: Vérifiez décalages où une deuxième activité ne peut pas démarrer immédiatement après une première est terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas commencer la formation d'induction du nouveau personnel au lendemain des contrats de travail ont été envoyés. La plupart des gens auront à travailler une période de préavis à leur employeur actuel avant de rejoindre votre organisation de sorte que vous pouvez avoir pour permettre un décalage de quatre semaines, et probablement encore plus.

• Dépendances inter-projets (entrant): Notez toutes les dépendances inter-projets sur vos plans de produits. Ensuite, assurez-vous que le calendrier de votre activité est conforme à la disponibilité de l'apport nécessaire de l'autre projet (s).

• Dépendances inter-projets (sortants): Où un autre projet a besoin de choses de votre projet, assurez-vous que vous serez produire dans le temps. L'autre projet ne peut vivre avec une pause pendant qu'il attend le produit soit prêt, ou vous devrez ajuster votre projet pour créer le produit plus tôt?

• Vacances: Vérifiez que toute l'activité prévue est en jours ouvrables et évite les jours fériés. Si vous utilisez un outil informatique, il aurait dû vous prévenir de tout problème, mais même alors assurez-vous que toutes les fêtes nationales sont correctement affichés dans le calendrier du projet.

• La disponibilité du personnel: Veiller à ce que le personnel est prévue pour le travail de projet seulement quand ils seront disponibles. Vérifiez que vous avez prise en compte des choses comme des vacances personnelles réservées et de travailler sur d'autres projets.

• La capacité du personnel: Vérifiez que les travaux prévus pour le personnel du projet est en ligne avec leur capacité. Si quelqu'un est disponible uniquement à votre projet pour les dix pour cent de leur temps, assurez-vous que leur activité reflète qu'avec un travail d'une journée en prenant dix jours écoulés.

• Les délais de livraison sur l'offre: Assurez-vous que vous avez suffisamment de temps de plomb sur des choses comme l'approvisionnement. Un fournisseur ne sera pas livrer les marchandises à la réception une seconde après que vous avez envoyé une commande.

• Les délais de livraison sur les approbations: Vérifiez que vous disposez d'un délai d'exécution réaliste sur les approbations. Ce contrôle vaut aussi bien pour les approbations internes (comme acceptant les spécifications de conception) et externes (tels que les permis de construire pour les extensions de construction).

• Chemin critique: Soyez clair sur les activités qui sont sur le chemin critique, et aussi faire attention pour ceux qui sont près de critique. Votre réseau de l'activité sera particulièrement utile ici que les chaînes d'activités ne se présentent pas très bien sur un diagramme de Gantt.

• D'urgence: Avez-vous suffisamment de temps urgence dans le plan, et est-il visible? Quelque chose est lié à aller mal, et après avoir aucune urgence demande simplement pour des problèmes au mieux, et l'échec du projet au pire. Assurez-vous que vous avez urgence pour protéger le chemin critique ou la Chaîne Critique si vous utilisez cette technique.

• Crashable activités: Identifier les activités qui pourraient être écrasé si vous venez sous la pression du temps. Crashing une activité signifie réduire sa durée en mettant plus de ressources sur le tas. Certaines activités sont adaptés à écraser, mais d'autres ne sont pas.

• Les produits de gestion: Vérifiez que vous avez des activités et le calendrier brutalement réaliste pour la création et la mise à jour des produits de gestion, tels que la production de plans de scène, en gardant l'analyse de rentabilisation à jour et la création de rapports d'avancement réguliers.

• Contrôle: Ne pas oublier votre temps de gestion de projet pour vérifier les progrès, le risque, la qualité, et les autres aspects de la lutte. Et être réaliste sur combien de temps vous avez besoin pour elle, trop, ou vous devrez faire face à des pressions inutiles et les plus gros problèmes parce que vous avez manqué des choses et n'a pas pris les mesures correctives en temps.

• Mémos de projet et le changement: Assurez-vous que vous avez construit et ressources des activités de gestion continus pour des choses telles que les enquêtes de problème, l'enquête risques nouvellement identifiés, le traitement des demandes de changement et simplement rendre visite aux membres de l'équipe pour les encourager.

Voici une liste de contrôle de gestion de projet pour vous aider à vous organiser et de vous assurer que vous ne manquiez de rien. Il ya beaucoup à faire vers la fin d'un projet, de sorte que vous êtes un long chemin de mettre vos pieds, pousser un soupir de soulagement, et de penser que tout est fini.

• L'achèvement du produit: Vérifiez être sûr que tous les produits du projet sont terminées, ce qui comprend le passage avec succès tous les tests et contrôles. Si vous faites le contrôle de version, vous devez vérifier que, trop, et assurez-vous que tout a une complet état.

• Approbations et transferts: Vérifiez que tous les produits nécessaires ont été signés que correct, et que les transferts à des utilisateurs ont été faites.

• La documentation de passation: Si il devrait y avoir de la documentation remise officielle (tels que des documents juridiques), vérifiez qu'il a été achevé et est correctement stockée.

• Les critères d'acceptation: Assurez-vous que les critères d'acceptation du projet (énoncés dans la Charte) ont été respectées. Espérons que ce sera tout d'eux, mais voir ci-dessous la pointe sinon.

• La libération de ressources: Finaliser la libération du personnel de projet à leur ministère d'attache, ou peut-être à de nouveaux projets.

• Fête: En supposant que le projet a été un succès, il est temps de célébrer avec le personnel du projet. Bien que vous pourriez penser que ce point est léger, il est effectivement grave. Il est important que vous marquez la réalisation en remerciant le personnel pour leur travail et de célébrer le succès. Et ne pas oublier le personnel du fournisseur et du personnel de soutien lors de la préparation de la liste d'invitation.

• Libération de ressource physique: Organiser le retour de l'équipement et de la libération de l'hébergement, tels que les salles de l'équipe et peut-être même des sites entiers.

• Mesures de prestations: Souvent, certains avantages seront déjà visibles à la fin du projet, afin qu'ils puissent être mesurée aujourd'hui et rapporté aujourd'hui.

• Metrics: Calculer les totaux finaux pour les dépenses financières, les heures du personnel, la performance, et tous les autres chiffres nécessaires pour le rapport d'achèvement de projet.

• Code Coût: Prendre des dispositions pour le code de coût du projet devant être fermées, sauf si elle doit être maintenue ouverte pour toute modification aux produits après la clôture du projet.

• Évaluer les contrôles: Repensez le projet et d'évaluer pour voir si les contrôles ont travaillé ou si il y avait des problèmes.

• Évaluer les plans: Repensez et d'évaluer si les plans élaborés, ou si elles sont trop détaillées ou pas assez d'exercer un contrôle efficace du projet détaillé.

• Rassembler des informations sur les leçons: Préparer une déclaration des leçons apprises au cours du projet. Revenez à travers votre journal de projet pour vous assurer que vous prenez tous les éléments pertinents.

• Rapport d'achèvement du projet: Préparer le rapport d'achèvement du projet en collaboration avec une présentation de l'entreprise, si cela est nécessaire par le Groupe de pilotage du projet (PSG).

• Projet Réunion achèvement: Veiller à ce que les préparatifs sont en cours pour la réunion de l'achèvement de la PSG (il est comme une porte dernière étape), comme une réservation de chambre, matériel de présentation, et des rafraîchissements.