Exigences pour automatiser un processus métier

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Automatiser un processus dans votre entreprise commence par la compréhension du processus tel qu'il fonctionne actuellement. Quand vous savez (et avez documenté) vos processus d'affaires actuels comme le dos de votre main, vous serez en mesure de comprendre les pièces qui ne fonctionnent pas, ne sont pas là, et / ou les personnes souhaiter n'y étaient pas.

Vous pouvez découvrir ces questions en interrogeant les gens le long du chemin que vous construisez votre carte initiale du processus, ou en retournant après le fait avec des questions plus pointues. La “ 5 Whys ” méthode fonctionne également bien ici.

Le but ici est de trouver le minimum nombre d'étapes pour arriver à la plus souhaitable fin. Idéalement, votre point dans un système automatisé de fin est encore mieux - et pas seulement l'équivalent de - votre processus existant.




Portez une attention particulière à ce qui suit:

  • Des erreurs dans le système actuel, et ce niveau d'erreur (le cas échéant) est acceptable. Une façon d'encadrer cette enquête est de demander ce qui se passerait si un morceau de l'information donnée était inexacte ou une étape a été effectuée de façon incorrecte.

  • Ennui dans le système actuel. Quelles sont les tâches que les gens détestent le plus? Qu'est-ce qu'ils font tergiverser (gestionnaires peuvent généralement donner un bon aperçu de cette) le plus souvent? Quelles sont les tâches semblent mal alignée avec d'autres responsabilités de l'employé (par exemple, une personne âgée données dépenses de gestionnaire de temps normalisation des tableurs)?

  • En attente dans le système actuel. Y at-il des points lorsque les entrées sont assis autour d'attente pour un être humain de se déplacer ou d'interagir avec eux?

  • Toute manipulation manuelle, l'entrée ou la transmission de données - ou quoi que ce soit manuscrite. La nécessité d'un stylo est généralement un bon signe de quelque chose qui pourrait être automatisée.

  • Pièces manquantes. Qu'est-ce que les participants au processus en cours souhaiter des événements ou en sortait que ne le fait pas? Par exemple, peut-être le gestionnaire de service à la clientèle souhaite qu'elle avait un moyen de filtrer examine tous les produits d'une étoile sur le reste des soumissions afin qu'elle puisse y répondre en premier.

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