Comment utiliser des diagrammes de flux de travail dans votre entreprise rapport d'analyse

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schéma orkflow (ou flux de travail) est un moyen visuel pour votre analyse d'affaires pour montrer comment le travail se accomplie. Workflows sont composées d'un ensemble de symboles qui montrent comment les différents travailleurs accomplir des tâches et d'interagir avec l'autre, ainsi que la façon dont les informations (données) circule à travers le quartier des affaires. Ces schémas ont été autour depuis longtemps et existent en plusieurs variétés:

• Couloir: Ce diagramme de flux de travail met l'accent sur les interactions entre les unités organisationnelles et expose les goulets d'étranglement et les inefficacités des processus

• ANSI organigramme: Ce style est né d'organigrammes dans les années 1970 et est devenu le premier standard pour les workflows. Les symboles sont sortis de l'American National Standards Institute (d'où, ANSI). Beaucoup de gens utilisent encore aujourd'hui les symboles, souvent à l'intérieur des couloirs pour montrer le travail étant accompli. Par exemple, un organigramme de ANSI peut montrer comment la demande de vacances d'un employé est approuvé.

• Activité UML: Ce schéma est née de UML (Unified Modeling Language). Il fonctionne comme un organigramme et montre différentes étapes et les tâches ordonnées, ainsi que le flux de contrôle.

• BPMN: Business Process Modeling Notation (BPMN) est une norme créée pour l'entreprise plutôt que pour le développement de l'application. En d'autres termes, il se concentre sur la présentation graphique des processus et des informations commerciales plutôt que des solutions. Par exemple, un diagramme BPMN peut montrer le processus d'approbation de vacances superposée sur tous les agents externes dans le processus: la location des calendriers de l'entreprise de l'employé, de gestionnaire, et.

• Schémas géographiques: Ces schémas sont couramment utilisés dans l'entreposage et la logistique pour montrer le placement des objets en rapport avec les travailleurs. Par exemple, un schéma géographique rendrait obligatoire que les produits les moins couramment commandés être placés le plus loin du quai d'expédition et le plus élevé sur les racks et que les produits les plus couramment ordonnée être placés plus proche de la station de transport.

• SIPOC: SIPOC supports pour “ Fournisseur-Input-Output-Process-client ”. Utilisé principalement dans Six Sigma, ce diagramme montre qui crée les données, détaille le processus de haut niveau, et dépeint qui reçoit les données. Par exemple, une entreprise de transport (fournisseur) fournit un numéro de suivi (d'entrée) attaché à votre commande (le processus), et une confirmation par e-mail sort (sortie) pour vous (client, consommateur).

Voici quelques exemples de cas où vous devriez appliquer cette technique:

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  Lorsque vous êtes en automatisant un processus manuel

• Lorsque vous définissez les responsabilités: qui fait quoi tâche dans un processus

• Lorsque vous effectuez le suivi des paramètres d'un processus

• Lorsque vous essayez d'améliorer un processus en recherchant les inefficacités des processus et des goulets d'étranglement exposant

Cette technique a ses avantages - il est une très bonne façon de voir les inefficacités dans le processus, et il aide à définir les rôles et les responsabilités pour le processus - mais il est également limité en ce qu'il ne résout pas vraiment le problème (il documente seulement le processus ). Assurez-vous d'identifier la cause racine d'un problème avant tout simplement automatiser un mauvais processus.

Comment décoder les symboles de diagramme pour l'analyse d'affaires

Tous ces schémas utilisent des symboles pour montrer le flux du processus tel qu'il se déplace à travers le quartier des affaires au sein de la portée de votre projet. Chaque diagramme utilise des symboles différents, mais ils ont tous documenter divers aspects concernant le processus, comme qui fait le travail, où il est fait, ce que les données le procédé utilise, où les décisions sont prises, qui prend ces décisions, lorsque le processus démarre, et ce qui provoque le processus à la fin.

Comment créer un diagramme de flux de travail pour l'analyse d'affaires

Voici l'essentiel de la façon de faire un diagramme de flux de travail ::

1. Déterminer le point de vue et le point dans le temps vous diagrammes.

   Êtes-vous de diagrammes le processus de l'entreprise 'point de vue ou des clients de point de vue? Montrez-vous la façon dont vous le faites aujourd'hui, le processus (appelé comme si processus) Ou comment vous voulez le faire avec la nouvelle application (appelé être processus). Si vous ne savez pas, demandez à vos parties prenantes. Titre du flux de travail de manière appropriée.

2. Figure où le processus commence et où il finit.

   Cette étape est très importante car elle constitue le point de départ pour vos activités de processus et aussi quand il identifie avec succès (ou sans succès) se termine. Si vous ne savez pas - vous l'aurez deviné - demandez à vos parties prenantes.

3. Demander “? Qu'est-ce qui se passe ensuite ” ou “ Et puis ce qui se passe ”?; questions de vos parties prenantes jusqu'à ce que vous comprendre le processus de bout en bout.

   Document de chaque tâche et connecter iy pour créer un flux (ou trajet) d'une tâche à l'autre. Lorsque l'on travaille avec les parties prenantes, continuer sur la voie la plus probable (celle qui arrive la plupart du temps) en premier. Puis retour aux chemins alternatifs (ceux qui ne suivent pas la voie normale). Cette stratégie vous aide à éviter de se retrouver dans tous les “ si ” chemins.

   Comme vous découvrez le processus, écouter les mots opératoires telles que valider ou approuver- Ce sont vos les points de décision. Lorsque vous tombez sur ces mots, vous allez avoir deux voies qui sortent de la décision: l'un pour l'approbation et l'autre pour le déni. Continuer sur la voie la plus commune à ce point, mais assurez-vous de revenir sur la voie d'exception.

4. Dans les points de décision, comprendre ce que les informations ou données a besoin du travailleur afin de prendre une décision.

   Pour chaque tâche, se renseigner sur les données qu'ils soit l'utilisation (ou lire, dans le langage de données) ou de générer (créer). Cette information vous conduit à des exigences.

5. Choisissez le type de flux de travail.

   Pas de one-size-fits-all solution fonctionne ici. Votre choix dépend de ce que la culture de l'entreprise est, si l'entreprise a travaillé avec toute sorte de diagramme de flux de travail dans le passé, et l'option qui sera mieux communiquer à leurs parties prenantes, ainsi que sur votre propre expérience et niveau de confort avec différents workflows.