Les règles de Robert pour donner l'avis de convocation

Règles de Robert dit que si vous vous attendez à faire des affaires dans le nom d'un groupe, alors chaque membre votant a droit à un préavis de la réunion. Il est facile de comprendre pourquoi: Si vous disposez d'un droit de vote, alors vous avez un droit fondamental à y assister. Et vous ne pouvez pas assister à une réunion si vous ne savez pas à ce sujet, non? Et si votre groupe est un organisme public, comme une commission scolaire ou un conseil de ville, alors vous avez probablement face à une certaine obligation légale pour public Remarquez aussi.

En tant que membre votant d'une organisation, votre avis de convocation doit contenir des informations sur l'heure et le lieu de la réunion ainsi que de spécifier toutes les affaires qui nécessitent un préavis en vertu de vos règles. Des exemples courants de ces éléments spéciaux de l'entreprise comprennent des propositions de modification des statuts, d'adopter ou de modifier les règles spéciales de l'ordre, ou pour modifier ou annuler quelque chose précédemment adopté.

Le type d'avis, vous devez donner dépend en partie de ce type de rencontre vous donnant un avis de:

• Des réunions régulières sont régulièrement programmées et ouverte à toute entreprise ordinaire qui doit être discuté. Le contenu et les exigences de livraison de l'avis de réunions régulières dépendent principalement sur les détails de la programmation déjà contenues dans vos statuts, qui devrait également fournir des détails sur quand et comment les avis de réunion sont donnés. Le délai doit toujours tenir compte de la fréquence et l'importance d'une réunion particulière et les membres de la distance à parcourir pour y assister. Donner un avis suffisamment à l'avance pour les membres votants de recevoir l'avis et organiser leurs horaires afin qu'ils puissent y assister.

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  Des réunions spéciales sont appelés que si quelque chose d'important arrive que doit être traitée avant la prochaine réunion ordinaire. Des réunions spéciales toujours exiger préavis. Avis de réunion spéciales doivent inclure non seulement la date, l'heure, le lieu, et l'emplacement, mais ils doivent aussi spécifier toutes les entreprises à inclure dans la réunion. Rien, répétez rien, peut être considérée dans une réunion spéciale si elle est pas inclus dans le préavis.

  Pour être sur le côté sécuritaire, assurez-vous que vos statuts stipulent que l'avis écrit d'une réunion spéciale doit être envoyé par la poste dans un délai précis avant la réunion. Par exemple, "Avis de réunions spéciales doit être envoyé aux membres au moins 14 jours mais pas plus de 30 jours avant la réunion." La portée réelle de préavis varie en fonction de la taille de votre groupe et les membres de la distance doit voyager.

Selon les règles de l'organisation, préavis peut prendre l'une des plusieurs formes. Les convocations peuvent être donnés

• Par un simple annonce lors d'une réunion ordinaire. Petits comités informels qui se rencontrent fréquemment pour travailler sur un projet adoptent souvent cette méthode.

• Par une règle fixe dans les règlements établissant un temps de rencontre régulier et le lieu. Par exemple, "réunions régulières du deuxième jeudi du Club aura lieu le troisième mercredi de chaque mois, à midi dans le restaurant de mardi."

• Par diffusion (ou la distribution) un avis écrit de l'heure et du lieu de la réunion, un délai raisonnable à l'avance. Ceci est la méthode la plus courante.

Soyez conscient que la notification électronique souvent ne remplit pas l'obligation de faire un effort de bonne foi de contacter votre adhésion que certains membres ne peuvent pas avoir un accès facile aux communications électroniques.