Les procédures d'audit: suivi des dossiers du personnel

Faire en sorte que votre client d'audit est en cours avec tous les domaines de la conformité liés des ressources humaines est une façon de juger de la compétence des employés lorsque vous décider de limiter les procédures d'audit. Alors, que les dossiers du personnel doit faire une entreprise à garder? Les formes de base une entreprise doit conserver en dossier sont comme suit:

• Demandes d'emploi: Titre VII de la Civil Rights Act de 1964 oblige les employeurs couverts (essentiellement ceux ayant plus de 15 employés) pour conserver des demandes d'emploi pour une période d'un an à compter de la date d'une demande ou une action disciplinaire a été faite. Ceci est parce que le titre VII, il est illégal pour un employeur d'embaucher, de la décharge ou discrimination contre une personne en raison de la race, la couleur, la religion, le sexe ou l'origine nationale.

• R somme s pour les candidats et les personnes embauchées: Titre VII applique aux curriculum vitae aussi. Les deux demandes d'emploi et les curriculum vitae devront être fournies par l'entreprise pour toute plainte déposée en vertu du titre VII.

• Bénéficier d'info plan: Cette information doit être conservée dans le dossier pendant un an après la cessation du régime.

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  Congé familial et médical (FMLA) Loi sur les certifications: FMLA certifications sont dans les notes d'essence du médecin attestant que l'employé ou un membre proche de la famille a des problèmes médicaux assez graves pour avoir droit au congé.

• *Registres de paie: Registres de paie rétention sont devenus un sujet de controverse après le passage de la loi Lilly Ledbetter Fair Pay de 2009. Cette loi étend les employés à temps peut intenter des poursuites en vertu des lois anti-discrimination tels que l'Age Discrimination in Employment Act. À la suite de cet acte, bon nombre de vos clients seront archivage des dossiers du personnel pour une durée indéterminée pour se défendre contre toutes les futures combinaisons de discrimination.

• Dossiers de sécurité: Selon le type d'entreprise, votre client d'audit peut avoir besoin de suivre les directives de conservation des documents supplémentaires. Par exemple, la sécurité chimique et dossiers d'exposition toxiques restent dans le dossier pour la durée de l'emploi d'une personne, plus 30 ans après que l'employé quitte l'entreprise.

Votre client est responsable de la tenue de nombreuses formes de retenues sur la paie et d'identification différents sur le fichier pour chaque employé. Ces formulaires comprennent ceux qui sont requis par le gouvernement et constitue votre client d'audit a besoin pour faire d'autres retenues salariales liées non fiscales. Au cours de votre vérification, vous pouvez utiliser ces formes de déduction pour évaluer le bien-fondé de nombreuses transactions de paie différentes. Vous avez plus que probablement rempli les formulaires suivants au cours de votre carrière de l'emploi:

• W-4: Cette forme donne à l'employeur toutes les notions de base sur un employé, comme le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale. Il demande également l'état matrimonial et nombre d'exemptions, qui dictent combien d'impôt fédéral l'employeur est obligé de retenir le chèque de l'employé pour chaque période de paie.

• Etat et collectivités locales formes de retenue d'impôt: Si la société est tenue de retenir des taxes pour les Etats et les municipalités, ces formes sont conservées ainsi.

• I-9: Le but de ce formulaire est d'assurer que les employés sont admissibles à l'emploi aux États-Unis. L'employé remplit le formulaire et fournit de la documentation que les copies de l'employeur et maintient dans le dossier du personnel. La documentation comprend les ID de l'image et de la paperasserie attestant le fait que le salarié peut travailler aux États-Unis.

• Discrétionnaires formes de déduction des prestations: Les employés utilisent ces formes pour permettre à la société de déduire des montants supplémentaires de leurs salaires bruts à payer pour des avantages tels que l'assurance-maladie, contributions avant impôts à des régimes de retraite et les cotisations syndicales. Ces formes restent en interne ainsi.