Créer le bon environnement pour une réunion d'affaires

Planification d'une réunion d'affaires implique plus que des chaises et des micros. Vous aurez envie de créer la bonne ambiance pour votre réunion, du siège à l'échauffement. La plupart de ces articles sont celles que les participants ne remarquent pas, sauf si quelque chose va mal. Vous savez que vous avez bien fait votre travail si vous entendez aucune mention de l'un d'eux.

Transport

Si votre réunion se tient à l'extérieur des murs de votre entreprise, envisager diverses options de transport, y compris en laissant les participants utilisent leurs propres véhicules, en se fondant sur le transit local, et l'embauche d'un service de navette. Quelle que soit l'option que vous choisissez, laisser les participants connaissent les détails exacts. Envoyez-leur une carte avec des indications et des informations sur la disponibilité et les coûts de stationnement écrites précises. Vous pourriez même prendre des dispositions pour les frais de stationnement renoncé.

Si vous envisagez de répondre à un emplacement urbain, informer les participants sur les difficultés de trafic potentiels, tels que les goulots d'étranglement de construction ou de l'heure de pointe. Si ils ont besoin pour utiliser les bus ou les trains locaux, leur donner l'information exacte sur l'endroit où descendre et comment trouver le lieu de la réunion de l'arrêt de bus ou à la gare. L'embauche d'un service de navette surmonte tous ces inconvénients, mais, bien sûr, il est votre option la plus coûteuse.

Votre objectif principal est d'avoir des gens arrivent dans le bon état d'esprit. Si ils courent dans surprises le long du chemin en raison de la mauvaise planification, leurs attitudes peuvent avoir besoin d'un ajustement sérieux.

Places assises

La plupart d'entre nous sont des créatures d'habitude et, étant donné le choix, comme généralement à siéger à la même place à chaque réunion. Par conséquent, les gens deviennent très irritée si quelqu'un décide de siéger à leur siège. Ils constatent également que assis à côté d'un ami, un collègue sympathique, ou quelqu'un d'influence est réconfortant, alors qu'ils sont souvent assis aussi loin que possible de quelqu'un qu'ils considèrent désagréable.

La disposition des sièges peuvent psychologiquement influencer votre efficacité globale de la réunion. Quelqu'un qui veut exercer une influence besoin d'un contact visuel direct avec la personne qu'elle veut influencer, de sorte assis en face de cette personne est considérée comme la position la plus stratégique puissant. Ceux qui veulent quelqu'un pour prendre connaissance d'entre eux sont assis à la droite ou à l'opposé de cette personne. Une autre position de pouvoir pour atteindre préavis est le siège à la droite du leadership que les gens regardent cette personne, ils regardent aussi vous, créant ainsi un lien subliminal entre les deux de vous.

Pour la résolution de problèmes, vous voulez encourager un niveau élevé d'interaction et de participation, donc une configuration table ronde qui fonctionne le mieux. Dans cette disposition, tous les sièges sont considérés comme neutres, évitant ainsi toute tête de la table. Cette configuration favorise un environnement ouvert discussion participative.

Un arrangement de table en forme de U qui fonctionne le mieux pour la formation. Il permet aux présentateurs de voir tout le monde et ont clairement participants facilement accessibles. Les présentateurs peuvent choisir de rester dans ou hors de la U, selon la façon confortable et proche qu'ils veulent être avec les participants.

Pour la prise de décision, sélectionnez un arrangement de table rectangulaire avec le leader à la tête de la table. Asseoir définitivement participants stratégique et éviter sièges personnalités contradictoires à côté ou même à travers les uns des autres. Saupoudrez l'ensemble du groupe. Pour les meilleurs débats, accueillir les gens avec des points de vue opposés l'autre adverse. Ne manquez pas un arrangement de sièges hiérarchique, qui positionne les participants afin d'autorité décroissant, en commençant par le président d'assemblée qui est assis à la tête de la table.

Chauffage et refroidissement

Essayer de contrôler le chauffage, de ventilation et système de climatisation est l'un des plus grands cauchemars de chaque réunion et évènementielle. Dans de nombreuses installations modernes, le système de chauffage et de climatisation est souvent difficile de réglementer sur une base, pièce par pièce. Donc, trouver une température qui tout le monde aime est presque impossible. Le résultat est que vous vous retrouvez avec soit subsaharienne ou des conditions arctiques.

Si la température ambiante est chaud quand personne ne s'y trouve, il va seulement à se réchauffer avec des organes supplémentaires. Il est préférable d'opter pour un environnement plus frais au début de la réunion. En outre, les gens sont moins susceptibles de s'endormir quand ils se sentent un peu frais. Avoir beaucoup de boissons chaudes disponibles pour augmenter le niveau de confort.

Le bruit de la Chambre et d'autres distractions

L'élimination de tous les bruits et distractions salle est probablement impossible. Pourtant, en se débarrassant du plus grand nombre possible, vous pouvez aider à créer le meilleur environnement de réunion.

Vérifiez votre salle de réunion pour les bruits extérieurs de la circulation, des sons parasites de ventilation, ou distractions de l'équipement audiovisuel ou système audio. Cela est particulièrement important dans une installation hors site qui est un nouveau lieu pour vous. Assurez-vous également que la salle est loin du bruit de la cuisine ou autres présentations qui sont en cours en même temps que votre réunion.

Les alarmes d'incendie ne vous donnent généralement l'honneur d'une répétition générale. Si oui ou non l'alarme est pour de vrai, vous avez à le prendre au sérieux. Avant votre réunion, sensibiliser chacun des sorties disponibles en cas d'urgence.

Lorsque vous choisissez votre lieu, être conscient de la décoration de la chambre. Salles de réunion Hôtel ont souvent des thèmes et sont décorées en conséquence. Miroirs et de grandes murales ou des images créent une distraction non seulement pour les présentateurs, mais aussi pour les participants. Chaque fois que possible, face à des chaises loin de la diversion.

Vous voulez éviter le bruit de ces portes qui claquent à chaque fois que quelqu'un va aux toilettes au cours d'une réunion? Appliquer du ruban adhésif sur la capture à étouffer le bruit.

Éclairage

Si la lumière est trop lumineux, il souches les yeux des gens. Si la pièce est trop sombre, les yeux des participants lentement fermées. Chaque fois que possible, utilisez la lumière naturelle. Cependant, soyez à l'affût des distractions à l'extérieur, et faire face à des chaises avec le dos aux fenêtres.

Vous devez éclairage artificiel lors de l'utilisation de matériel audiovisuel. Assurez-vous que la lumière ne se lave pas l'écran. Si vous le pouvez, soit positionner l'écran à distance de l'éclairage direct ou éliminer les lumières qui sont directement au-dessus de l'écran. Lors de sa rencontre hors site, demander à la salle de réunion de retirer ou dévisser les ampoules gênants. Faire cela est facile si les lumières sont projecteurs halogènes, mais l'éclairage fluorescent est généralement plus difficile à ajuster.

Détails essentiels

Les petites choses peut souvent avoir le plus d'impact sur une réunion. Voici quelques choses qui peuvent donner à votre réunion ce petit quelque chose de spécial:

• Fournir des cartes de nom: Pour les réunions où les participants ne connaissent pas tous les uns des autres, de fournir des cartes de nom.

• Prenant minutes: Pour savoir si quelqu'un est responsable de la prise minutes ou si cela peut être quelque chose que vous pouvez faire. Utilisez un magnétophone pour aider à assurer que les minutes sont exacts.

• Ajout d'épices: Jeux, exercices de remue-méninges, et les activités qui favorisent la participation aide interactive font les choses plus excitantes.

• Désencombrement l'espace: Des réunions de travail peuvent facilement devenir encombré avec des restes de nourriture ou des canettes de boissons gazeuses. Organise périodiquement une séance de nettoyage. Retrait de l'encombrement souvent contribue à désencombrer l'esprit des gens et de stimuler un peu de créativité supplémentaire.

• Évaluer la réussite: Dans le cadre de votre préparation, compiler un formulaire d'évaluation de courte réunion afin de vous éviter les mêmes erreurs encore et encore. Essayez d'améliorer chaque réunion ultérieure sur la base des commentaires des participants. Suggéré des questions à poser sont les suivantes:

# 8226- la réunion at rapportent à nos objectifs?

# 8226- Avons nous suivons l'ordre du jour?

# 8226- Avons-nous rester sur le calendrier?

# 8226- Que faire différemment la prochaine fois pour assurer une réunion de la qualité?

# 8226- Quels conflits ou désaccords étaient ou non résolu?

# 8226- Quelle était la qualité des décisions prises?

# 8226- Comment bien ne nous utilisons l'expertise des participants?

# 8226- Qu'est-il arrivé qui était inattendu?

Ne manquez pas de critiquer la réunion à partir de votre point de vue. Examinez ce que vous feriez différemment la prochaine fois.