Dix conseils pour l'exécution d'une réunion efficace

Dans le monde des affaires d'aujourd'hui, il est non seulement ce que vous faites, mais comment vous le faites qui est important. Donc, être capable de fonctionner avec succès une réunion est aussi important que ce que vous couvrez en elle. Voici quelques conseils pour préparer et faciliter une réunion qui fait bouger les choses.

Décider de la meilleure façon de tenir la réunion

La plupart des gens ne l'aiment aller à RENCONTRES ils perturbent le flux de travail et sont généralement peu pratique. Lors de la planification d'une réunion, demandez-vous si un rassemblement de personnes en face-à-face est vraiment nécessaire. Pouvez-vous atteindre votre objectif d'une conférence téléphonique?

Une réunion qui a liants ou autres documents ou est prévue pour durer plus d'une heure doit être fait en face-à-face. Réunion de déléguer des tâches connues entre pairs ou pour discuter d'actions followup requises dans un projet en cours peut et doit être fait par voie électronique. Tout le monde vous en sera reconnaissant pour le respect de leur temps qu'ils le disent ou non.

Passez la planification tant le double de la réunion que vous vous attendez à ce qu'il dure

Soyez prêt. La vieille devise des scouts ne cessera jamais d'être pertinents! Une bonne règle de base est de permettre à deux fois le montant de la durée de la réunion prévue pour le temps de préparation. Vous ne pouvez pas besoin tout cela, mais si vous avez bloqué le temps dans votre horaire, vous serez capable de gérer les détails de la planification de la réunion sans stresser ou de prendre à la maison.

Étant mal préparés à une simple rencontre est non seulement gênant, mais aussi ne vous fera pas considéré pour un poste plus responsable dans votre entreprise.

Tenir à un ordre du jour avec un calendrier

Créer un ordre du jour qui répertorie toutes les questions pertinentes qui seront couverts et la quantité de temps alloué pour chaque. Avoir une montre ou une horloge dans votre ligne de mire et déplacer la réunion en avant lorsque le temps pour chaque sujet est consommé.

Certaines personnes aiment à se talk-entendre que d'autres sont passionnés par un sujet proche et chère à leurs cœurs. Dommage. Coupez-les et continuez. Rappelez-vous que vous pouvez toujours revenir à un sujet après tout le reste a été couvert.

Ne pas abuser de la technologie

Cartables remplis de graphiques à l'appui de couleurs et de données ou une présentation PowerPoint bien conçu peut éblouir un public, et ils ont chacun leur place dans l'entreprise. Mais amener la technologie dans une réunion coûte du temps et de l'argent, et vos patrons ne vont pas apprécier soit gaspillée. Avant de vous organiser pour l'impression coûteux ou mis beaucoup d'efforts dans d'autres auxiliaires audio / visuels, être certain qu'il va ajouter de la valeur à la réunion.

Pauses du Plan

Pour les réunions de plus de 2 heures, votre agenda devrait avoir bio-pauses intégrés. Faites-les réalistes. Est la salle de bain à côté de la salle de conférence ou dans le bâtiment? Facteur de suffisamment de temps pour vos participants de pouvoir être à l'aise. Demandez-vous si vos participants auront besoin de temps pour consulter vos e-mail ou retourner les appels pendant le temps de pause.

Ont l'eau en bouteille, soit sur la table ou sur un buffet. Si la réunion est prévue pour plus de 2 heures, avoir des collations comme les arachides de biscuits disponibles.

Disposer la salle de réunion à votre avantage

Comme l'animateur ou le président de votre réunion, tous les yeux devraient être sur vous. Disposez les sièges afin que tous les participants sont vous et quelles que soient les tableaux blancs ou des écrans que vous utiliserez confrontés. Si vous devrez écrire sur un tableau blanc ou à l'aide d'un projecteur, un podium, il peut être plus facile pour vous de se déplacer à l'avant du groupe tout en gardant vos notes organisée et maniable.

Inviter les personnes nécessaires seulement

Ne pas inviter plus de personnes que vous avez besoin pour atteindre le but, mais ne pas oublier des acteurs essentiels soit. Regardez le but de la réunion et d'écriture qui sont les décideurs sont et les amener là. Gardez la liste courte. Vérifiez votre liste des participants potentiels avec votre patron ou un mentor si vous avez des doutes sur vos sélections.

Préparer ouverture et remarques de clôture

Ouvrez votre rencontre avec quelques commentaires qui encadrent le but de la réunion. Établissez un contact visuel avec autant de participants que possible, tout en parlant, et le garder convivial. Si vous êtes bon avec humour, l'utiliser. Fermez la rencontre avec un récapitulatif des événements et remercier les participants pour leur temps et leurs efforts.

Veiller à ce que tous les participants sont entendues

Chaque réunion a deux personnes sortantes qui sont prêts à contribuer sans être poussés et types introverti qui ne sonnent pas moins appelés à le faire ou jusqu'à ce qu'ils aient eu une chance d'absorber et d'examiner les informations.

Votre travail comme animateur de la réunion est de veiller à ce qu'aucune personne ne domine la conversation et que les membres se calme appelé à contribuer. Il suffit de dire, “ je voudrais entendre de Sam (la personne tranquille) sur le sujet à la main, ” peut accomplir les deux buts.

Prenez minutes et les distribuer aux participants

Votre réunion a un but, et ce qui est fait pour atteindre cet objectif doit être enregistré. Prenez des notes sur les décisions prises et qui va faire quoi. Liste préoccupations et compliments que celles proposées par le groupe. Récapituler les résultats de la réunion avant l'ajournement.

Après la réunion, rédiger un rapport de vos notes et de le distribuer aux participants dès que possible. Assurez-vous de donner du crédit lorsque le crédit est dû et conserver une copie du procès-verbal avec une copie de l'ordre du jour dans vos fichiers.