Comment écrire une déclaration de problème pour six sigma

La énoncé du problème sert à plusieurs fins dans un projet Six Sigma. Tout d'abord, il clarifie considérablement la situation actuelle en identifiant spécifiquement le problème et de sa gravité, l'emplacement, et l'impact financier. Il sert également comme un formidable outil de communication, en aidant à obtenir le soutien de buy-in et des autres. Lorsque des énoncés de problèmes sont bien écrits, les gens facilement saisir et à comprendre ce que vous essayez d'accomplir.

Écrire la déclaration de problème avec le public à l'esprit. Gardez à l'esprit que vous avez probablement à la fois à convaincre la direction de fournir des ressources pour résoudre le problème et enrôler membres de l'équipe pour aider vous- vous ne voulez pas passer votre temps précieux expliquer encore et ce que vous essayez d'accomplir.

Un énoncé du problème doit être concis et comprendre les éléments suivants:

• Une brève description du problème et de la métrique utilisée pour décrire le problème

• Où le problème se produit par le nom du processus et de l'emplacement

• La période au cours de laquelle le problème a été survenant

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  La taille ou l'ampleur du problème

Vous devez être prudent pour éviter un sous-rédaction d'un énoncé de problème. Une tendance naturelle est d'écrire une déclaration de problème de façon trop simpliste parce que vous êtes déjà familier avec le problème. Si vous allez recruter soutien et des ressources pour résoudre votre problème, les autres ont à comprendre le contexte et la signification pour vous soutenir.

Voici des exemples mettant en évidence la profondeur et la quantification de la définition d'un projet Six Sigma. Un pauvre Six Sigma énoncé du problème est suivie par un exemple d'énoncé du problème acceptable. Première place: une déclaration avec trop peu d'informations:

Pauvre Énoncé du problème 1A: Les niveaux des stocks sont trop élevés et doivent être réduits.

Combien de fois avez-vous entendu une déclaration de problème comme celui-ci avant? Oui, ayant des niveaux de stocks élevés est un problème, mais un énoncé du problème contenant si peu d'information réduit considérablement votre capacité à prendre des mesures spécifiques, obtenir le soutien et obtenir une amélioration.

L'énoncé du problème ne doit comporter aucune indication ou la spéculation sur la cause du problème ou quelles mesures seront prises pour résoudre le problème. Ne jamais tenter de résoudre le problème ou orienter la solution à ce stade. Par exemple, l'énoncé du problème suivant est plus détaillée que Pauvre Énoncé du problème 1A, mais il est encore, ainsi, problématique:

Pauvre Énoncé du problème 1B: Ayant trop peu de chariots élévateurs est prise niveaux de stocks trop élevés.

En disant “ avoir trop peu de chariots élévateurs ” Pauvre en Énoncé du problème 1B, vous êtes censé que vous savez quelle est la solution. Les données et la méthode Six Sigma se trouvent les véritables causes et les solutions à ce problème.

Retrait biais de l'énoncé du problème est l'un des moyens Six Sigma empêche organisations et les individus d'utiliser intuition et l'intuition en essayant de résoudre les problèmes. Énoncés de problèmes tels que les suivants sont efficaces à enrôler l'attention, de l'énergie, et le soutien des peuples:

Mieux Énoncé du problème 1: Les niveaux des stocks dans le processus de stockage de l'inventaire Metro West à Scottsdale consomment l'espace, en prenant le temps de la gestion d'actifs, et de créer des problèmes de flux de trésorerie. Les niveaux des stocks sont en moyenne de 31,2 jours, avec un maximum de 45 jours. Ces niveaux ont dépassé l'objectif de 25 jours 95 pour cent du temps depuis Janvier 2012. 250 000 $ pourraient être sauvées par an si les stocks étaient au niveau ciblé.

Regardez la quantité d'information qui est disponible dans cet exemple. Vous savez où le problème se produit, vous savez combien de temps il a eu lieu, vous savez l'ampleur du problème, et vous savez combien ça coûte. Voici un autre exemple d'une déclaration de problème avec des informations insuffisantes, avec une alternative Six Sigma réécrite:

Pauvre Énoncé du problème 2: Les ressources humaines prend trop de temps à remplir des demandes de personnel.

Mieux Énoncé du problème 2: Le temps pour les ingénieurs logiciels pour le département de la conception de systèmes de vol à San Jose recrutement est manquant l'objectif de 70 jours 91 pour cent du temps. Le temps moyen de remplir une demande est de 155 jours dans le processus de recrutement des employés des ressources humaines au cours des 15 derniers mois. Ce retard est d'ajouter les coûts de 145 000 $ par mois en heures supplémentaires, le travail de l'entrepreneur, et de retravailler les coûts.

Et un de plus:

Pauvre Énoncé du problème 3: Notre hôpital a un problème avec le nombre de formulaires de demande d'assurance soumises à des erreurs de la compagnie d'assurance.

Cette déclaration a si peu d'informations que les lecteurs peuvent ne pas être tout à fait clair si un problème important existe même. Personne ne pense que d'avoir des formulaires de demande avec des erreurs est bon. Il provoque évidemment du travail supplémentaire, des durées plus longues avant de recevoir le paiement, et a augmenté la frustration pour les employés. Mais est-ce problème digne d'être travaillé sur comme indiqué? Peut-être peut-être pas. D'autres problèmes peuvent être de vous donner des maux de tête pire que celui-ci.

Au minimum, une certaine quantification de l'ampleur du problème aiderait les lecteurs à prendre une meilleure décision. Est l'ensemble de l'hôpital ayant le problème, ou est-il confiné à un groupe particulier? Rédaction de l'énoncé du problème des normes de Six Sigma fournit le niveau d'information nécessaire pour prendre une décision éclairée:

Mieux Énoncé du problème 3: Les formulaires de réclamation d'assurance en provenance de la salle d'urgence Fremont North Memorial sont à l'origine d'une perte de revenus, les coûts de reprise excessives et retard de paiement à l'hôpital. Quarante-cinq pour cent des formulaires de demande ont erreurs, avec une moyenne de 2,3 défauts par formulaire.

Ce problème existe depuis le traitement des réclamations a été déplacé à Kansas City en Mars 2012. Billings pourrait augmenter de 3,5 millions $ par mois, retravailler le coût pourrait être réduit de 50 pour cent, et une de 1,3 pour cent de revenus supplémentaires pourraient être récupérés si des erreurs se produisaient moins de 5 pour cent du temps. Atteindre ce niveau de performance serait augmenter les profits de 395 000 $ par année.