Comment fournir des documents à l'appui pour votre entreprise rapport d'analyse

La section des détails d'une analyse de rentabilisation fournit toutes les pièces justificatives et les schémas de la recommandation qui résulte de l'analyse de votre entreprise. Vous incluez généralement que les détails de la recommandation, mais vous voudrez peut-être ajouter des détails de quelques solutions de rechange si elles étaient proches en comparaison ou le public peuvent être intéressés à les voir.

Comment aborder la documentation à l'appui de votre analyse d'affaires

La quantité de détails que vous incluez dans un cas d'affaires est principalement tirée par le public de l'analyse de rentabilisation. Si le cas de l'entreprise sert de référentiel pour les détails de la possibilité, alors vous voulez inclure tous les documents à l'appui, que l'audience de révision va les utiliser.

Les types de documents à l'appui sont les suivants:

• Énoncé du problème: Le résumé et l'énoncé de mission exécutif discuter du problème, mais ils ne peuvent pas inclure tous les composants d'un énoncé de problème entièrement défini. La énoncé du problème est un moyen structuré pour représenter le problème ou la question faisant l'organisation “. La douleur ” Voici un examen rapide de la structure de base de la déclaration:

  Le problème de la [description du problème] Affecte [nom (s) des parties prenantes concernées par le problème], Dont l'impact [description de l'impact du problème]. Une solution serait de succès [liste des principaux avantages d'une solution réussie].

• Position de Solution déclaration: La position de solution déclaration représente les résultats escomptés si la solution est développée et mise en œuvre. Il se concentre sur l'impact de l'entreprise. Encore une fois, vous pouvez trouver des informations détaillées sur la construction d'une déclaration de la solution, mais la structure générale est la suivante:

  Pour [nom du client cible] qui [déclaration de la nécessité ou opportunité], Le (ou un) [solution ou le nom du produit] cette [déclaration de l'avantage clé ou la raison impérieuse de faire des affaires avec]. Contrairement à [principale alternative ou situation actuelle], Cette solution [déclaration de la différenciation primaire].

• Contexte ou la preuve de nécessité: Ces éléments sont les détails derrière la façon dont la possibilité origine et peuvent inclure des résumés des débats et les réunions liées à la possibilité et les impacts pour l'entreprise.

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  Approche ou d'un plan de mise en œuvre: Si un plan de mise en œuvre est nécessaire et a été développé au moment de l'analyse de rentabilisation, l'inclure dans cette section, même si elle est seulement un aperçu de haut niveau à ce point.

• Tous les autres données pertinentes: Selon l'occasion, un plan de communication interne et / ou externe, ou un plan de gestion du changement peut être nécessaire. Aussi, si vous avez consulté un expert qui a fourni les pièces justificatives, cette partie est l'endroit idéal pour inclure une copie de son rapport.

Comment noter vos hypothèses dans votre analyse d'affaires

Chaque fois que vous développez des estimations pour l'analyse coût / bénéfice, vous faites des hypothèses. Certaines estimations sont fondées sur des données factuelles plus que d'autres, mais presque tous les articles dans une analyse coût / bénéfice est une hypothèse qui devrait être visible dans les détails.

Donner au lecteur toutes les hypothèses utilisées dans les estimations. Par exemple, si vous êtes en supposant qu'un processus existant prend 5 heures pour terminer, et le nouveau processus va prendre 1 heure pour terminer, vous devriez documenter dans cette section comment vous avez déterminé cette hypothèse. Avez-vous eu un processus amélioré similaire que les lecteurs peuvent se référer à, ou avez-vous deviner en utilisant un autre point de référence?

Voici quelques exemples d'hypothèses:

• Le coût du travail ne changera pas au cours de la durée du projet.

• Des ressources seront disponibles pour la durée du projet.

• Les compétences requises sont disponibles sur le marché au coût estimatif.

• Le fournisseur de logiciel répondra à problème appelle dans les 4 heures.

• Le fournisseur de logiciel ne sera pas vendre les droits de logiciels à un autre fournisseur pour au moins 2 ans.

• Les lois ne seront pas changer la façon dont l'entreprise fonctionne.

• La technologie qui sera utilisée continuera d'être disponible et supporté par son fabricant.

• La demande pour le produit de l'Organisation continuera comme prévu.

• La concurrence ne sera pas installer un système automatisé similaire.

Comment documenter les risques dans votre analyse d'affaires

Tout comme hypothèses, toute estimation pour l'analyse coûts / avantages devrait inclure des détails sur les risques. Quels sont les risques du document dépend de leur probabilité et l'impact potentiel de la survenance de ces risques pourrait avoir sur l'analyse de rentabilisation. Le but est de fournir des orientations pour le lecteur à prendre la décision la plus éclairée possible sur la base de toutes les informations disponibles au moment de l'écriture.

Certaines hypothèses sont en fait des risques, qu'ils font ou ne se produisent pas. Par exemple, une hypothèse est que les lois ne seront pas changer la façon dont l'entreprise fonctionne. Si une opportunité est liée à la mise en œuvre des modifications fiscales pour le prochain exercice, les lois peuvent changer de telle sorte que le système devrait être mis à jour à nouveau.

Dans cet exemple, le risque serait “ Si les lois changent, l'impact financier potentiel est réalisé 15.000 $ ”.

Vous devez faire une estimation pour un point donné dans le temps sur la base de quelles informations sont disponibles à ce moment. Cependant, vous devez faire les lecteurs au courant de toutes les implications potentielles qui peuvent influer sur leur décision.

Ne laissez jamais des risques connus qui peuvent avoir un impact significatif juste pour gagner l'approbation. Bien que cela peut atteindre l'objectif immédiat de l'occasion, il peut mettre l'entreprise en péril grave et va sûrement détruire votre crédibilité.