La planification des ressources pour accroître la productivité dans votre entreprise

Chaque projet d'efficacité de l'entreprise a limité le temps, d'argent et d'autres ressources. L'écriture de vos exigences en matière de ressources lorsque vous planifiez un projet pour augmenter la productivité ou de réduire les actes de déchets comme une liste de contrôle pour vous assurer utiles obtenir

ces exigences. Cela constitue une base que les membres de l'équipe peuvent utiliser pour faire des hypothèses (par exemple, si le projet nécessite six semaines, ils avoir six semaines à travailler sur elle!).

Il sert également comme quelque chose d'un “ bon de commande n ° 148; pour d'autres ministères et la haute direction de comprendre le temps, le budget et les autres formes de soutien dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif déclaré.

Construire un horaire pour votre projet

Vous ne pouvez pas construire un calendrier de projet précis dans une bulle. Invariablement, chaque membre d'une équipe de projet travaille également sur autre projets. Création d'un calendrier précis pour votre projet repose sur l'obtention d'horaires précis pour tous autre projets. Si vous êtes débutant avec des projets de suivi formellement, alors vous devez travailler hors meilleures estimations, et compte pour ce scénario comme une incertitude dans votre plan de projet.

UN graphe personne chargement est un graphique à barres avec le nombre total d'heures le long de la (axe y) gauche avec chaque semaine son propre bar (l'axe-x). Chaque employé a son propre graphique. Pour un employé à temps plein, chaque semaine aurait un bar atteignant jusqu'à 40 heures.

Le bar de Chaque semaine est alors décomposée en le nombre d'heures consacrées à chaque projet différent qui tombe sous les responsabilités de cette personne. Après votre organisation prend l'habitude de garder ces graphiques, il est très clair visuellement qui a employé la disponibilité chaque semaine.

Suivi des heures sur une base quotidienne est généralement trop granularité, il est beaucoup plus facile de passer huit heures par semaine sur un projet de 1,5 heures par jour à ce sujet.

Basé sur les estimations des heures de votre matrice des ressources humaines et par personne chargement le graphique de chaque membre de l'équipe associée, vous pouvez travailler sur combien d'heures chaque personne peut travailler sur le projet chaque semaine, et donc travailler à rebours pour déterminer les dates réalistes à la fois pour le projet final date de livraison et chaque étape importante au sein.

Le nombre d'heures que vous estimé dans la matrice des ressources humaines plus tôt ne rentre pas facilement dans une semaine de travail de 40 heures. Aucun employé, n'importe où, fonctionne à 100 pour cent d'efficacité (ce qui signifie qu'ils travaillent à la productivité de pointe pour chaque minute qu'ils sont au travail). Il ya la rêverie, les appels téléphoniques, pauses gourmandes, des rencontres inattendues, et de nombreuses autres choses qui interrompent le travail.

Bien que vous pouvez augmenter l'efficacité de chaque employé, vous ne pouvez pas l'obtenir à 100 pour cent. Par conséquent, en supposant que l'employé qui “ fonctionne ” 40 heures par semaine seront effectivement effectuer 40 heures de travail de projet dans une semaine est tout simplement demander de retards dans les projets.

Que faire si vous ne savez pas combien de temps va prendre quelque chose? Faire une supposition éclairée sur la base du corps existants de votre équipe d'expérience ou de toute recherche disponibles. De toute évidence marquer votre calendrier comme une estimation, et de planifier à l'avance pour ce que vous ferez si cela prend deux fois (ou quatre fois) aussi longtemps. En d'autres termes, ne font pas de dates essentielles à la mission dépendent d'un calendrier avec une forte probabilité de variation.

Si vous vous embarquez sur le lancement d'une ligne de produit de marque nouvelle ou d'un autre projet que vous savez aujourd'hui est susceptible de changer complètement avant la date de livraison prévue, envisager Agile Project Management. Avec Agile, vous définissez “ sprints ” d'environ deux semaines chacune, en vérifiant avec votre équipe et en ajustant bien sûr que nécessaire entre chaque sprint.

Quelqu'un doit être responsable du suivi de chaque échéance. Si les délais initiaux passent sans accusé de réception, il est trop facile pour les membres du projet de supposer que le projet lui-même a pris une priorité inférieure ou, dans certains cas, complètement arrêté. Cela provoque une scène assez chaotique lorsque l'ensemble du projet est due et la plupart des membres a cessé de travailler sur elle semaines plus tôt!

Un projet réussi a une processus de fermeture au cours de laquelle les dernières étapes sont comptabilisés, le projet est fermé comme une réussite (ou l'échec), les détails pertinents sont capturés pour référence future, et les prochaines étapes et / ou des projets sont mis à poursuivre l'objectif du projet.

Au-delà de la comptabilisation des heures de travail, vous devez également définir un calendrier pour les postes de contrôle - y compris réunion avec les membres du projet pour obtenir des mises à jour sur l'avancement du projet, de mesurer les progrès vers l'objectif du projet, et des réunions d'équipe générales.

Re-visiter le projet après un mois ou deux peut aider à déterminer si vos gains sont encore aussi efficace que prévu initialement. Il permet également de déterminer si le projet aurait pu être mieux planifiée dans certains domaines.

Identifier les ressources nécessaires pour le projet

En plus du personnel, votre projet peut exiger une variété d'autres ressources importantes (tels que des meubles, des accessoires, équipements, matières premières, et de l'information). Planifiez pour ces ressources hors personnel de la même manière que vous prévoyez pour répondre à vos besoins en personnel.

Dans le cadre de votre plan, développer une matrice des ressources hors personnel. Inscrivez chacune des activités du projet sur le côté gauche de la matrice, et chaque ressource nécessaire pour effectuer ces activités à travers le haut comme des colonnes individuelles. Dans chaque colonne chevauchement, entrez le nombre d'heures pendant lesquelles cette ressource est nécessaire. Vous pouvez étendre cette matrice originale dans des matrices supplémentaires pour montrer la répartition de l'allocation des ressources à travers semaines ou des mois.

Matrice des ressources hors personnel	Imprimante	Ancien serveur	Studio d'enregistrement
Liste des MRC Compiler	0	0	0
Fichier d'export de données propre	2	10	0
Screencasts record	1	0	20

Il ya aussi des ressources financières à prendre en compte, généralement exprimés comme un budget. Un budget de projet prend trois phases:

• UN rugueuse afin de grandeur estimation, qui est basé sur la compréhension générale de l'équipe des besoins d'un projet

• UN budget prévisionnel détaillé, où vous la recherche et les coûts approximatifs de chaque tâche décrites dans votre structure de répartition

• UN complété, le budget du projet approuvé, qui est adopté dans le plan final du projet. Ceci est essentiellement le projet final de l'estimation de budget détaillé.