Jeter les bases d'une réunion de famille

Avoir une vision claire de ce que votre réunion de famille sera comme aide à éviter toute confusion lors de la planification de réunion. Utilisez votre vision de vous guider dans le choix de la date, l'heure et le lieu, et d'identifier les problèmes potentiels.

Fixer une date

La plupart des réunions ont lieu pendant l'été. Cette période de l'année est généralement préférable à cause de conditions météorologiques favorables, les enfants étant hors de l'école, et les gens de prendre congé pour les vacances.

Cependant, si vous décidez de planifier la réunion pour correspondre à un événement spécial, comme un 50e anniversaire de mariage, vous devez garder les points suivants à l'esprit:

• Si vous choisissez d'avoir votre réunion un moment autre que les mois d'été, essayez de le programmer à proximité d'un week-end de trois jours ou pendant les vacances de printemps. Si vous décidez à une date printemps-break, assurez-vous de vérifier auprès de toutes les familles qui ont des enfants à l'école parce que les pauses de printemps peuvent varier.

• Si vous planifiez une réunion à la mi-Octobre, les membres de la famille avec les enfants des écoles ne seront probablement pas en mesure d'assister.

• Si vous planifiez une réunion en hiver, essayez de ne pas planifier quoi que ce soit trop près de grandes fêtes, comme Noël ou Hanoukka. Ce sont des heures de pointe de l'année pour la plupart des gens, et leurs priorités peuvent être ailleurs. D'ailleurs, avez-vous jamais vu un aéroport très fréquenté, juste avant ou après une grande fête? Il est un zoo!

Déterminer la durée de votre réunion

Vous pouvez déterminer la durée de la réunion en utilisant un certain bon sens.

Réunions d'une journée sont les plus faciles à planifier et sont la norme pour les familles qui vivent à distance de route de l'autre. Ces réunions sont généralement les affaires simples, comme un pique-nique au parc ou un barbecue.

Cependant, les réunions d'une journée peuvent sembler un peu une perte pour les gens qui voyagent à travers le pays pour y arriver. Imaginez payer les billets d'avion, embarquer sur un vol dans un aéroport bondé congestionné, louer une voiture pour participer à un pique-nique d'une journée, et peut-être de revenir à un hôtel terne. Cela ne veut pas vraiment ressembler à un baril de plaisir. Si votre famille est venue de loin, envisager la tenue d'une réunion de week-end qui dure deux jours.

Réunions de plusieurs jours ne prennent plus de planification, bien sûr. Vous devez prendre en compte le coût de plusieurs nuits dans un hôtel, et vous devriez garder tout le monde occupé pendant plus d'un après-midi. Par exemple, vous pouvez envisager l'itinéraire suivant:

• Hébergement d'une nuit d'accueil pour les gens du vendredi soir avec des snacks et des boissons ou un repas léger.

• Tenue de l'événement de réunion principale (comme un dîner ou un pique-nique) le samedi.

• Avoir un emploi occasionnel, quelque chose-va la journée le dimanche.

Réunions de plusieurs jours sont le type le plus agréable et mémorable des réunions. Passer deux jours ou plus avec des parents que vous voyez rarement est un régal!

Choisissez plusieurs options - les règles de majorité

Lors de la planification de la date pour votre réunion, choisissez au moins trois dates possibles qui sont à quelques semaines d'intervalle. Après avoir sélectionné quelques dates potentielles, obtenir des réactions du reste de la famille à l'aide de l'enquête sur la figure 1. Envoyer à un sondage pour tout le monde sur votre liste d'invités pour savoir lequel de vos choix qui fonctionne le mieux pour chaque membre de la famille. Cela permet d'éviter les problèmes potentiels tard - principalement, le manque de participants.

Vous pouvez utiliser le programme de publipostage de votre ordinateur pour faire préparer les enveloppes de l'enquête une tâche rapide et indolore. La plupart des ordinateurs sont équipés d'un logiciel qui dispose d'un certain type de carnet d'adresses. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les adresses et cliquez sur un bouton, et votre ordinateur imprime les adresses sur des enveloppes ou des étiquettes. Impression adresses directement sur les enveloppes est un peu plus de temps que les étiquettes parce que vous devez tenir à l'imprimante et de nourrir les enveloppes par un à la fois. Si vous avez une affaire d'enveloppes pour répondre, puis d'utiliser la méthode de l'étiquette.

En plus de demander des informations de base - comme le nombre de personnes présentes et leurs dates - vous devriez également poser les questions suivantes:

• Quels types d'aliments suggèrent-ils?

• Quels types de jeux et d'activités veulent-ils?

• Veulent-ils pour aider à planifier la réunion?

• Préfèrent-ils une réunion d'une journée ou de plusieurs jours?

Vous aurez un large éventail de réponses à votre enquête. Choisissez celles qui ont un suivant de la majorité. Parfois, cela ne comprend pas votre premier choix, alors soyez flexible. L'objectif est de faire en sorte que le plus grand nombre possible de personnes de se réunir et de se divertir, vous y compris.

Lorsque vous décidez sur une date, respectez-le. Ne pas changer la date pour accueillir tout le monde, parce que la nouvelle date sera incommoder plusieurs autres qui ont déjà pris des dispositions. Rappelez-vous le vieil adage: Si il est pas cassé, ne le répare pas!

L'emplacement est (presque) tout

La plupart des petites réunions de famille (20 personnes environ) ont tendance à avoir lieu dans la cour de la ferme familiale ou dans un parc à proximité. Grandes retrouvailles ont tendance à prendre place dans des salles louées, les parcs réservés, et installations de l'hôtel.

En fait, de nombreux facteurs entrent dans la détermination de votre lieu de retrouvailles. Par example:

• Le nombre de personnes qui prévoient assister et où ils voyagent à partir de

• La date et l'heure du jour de la réunion

• Le thème de votre réunion

• Comment tôt vous commencez à chercher un emplacement

• Types d'activités

• Votre budget

Trouver un lieu et en prenant le grand tour

Trouver un lieu - ou un endroit pour tenir votre réunion - est simple. Vous ouvrez le livre de téléphone et de faire des appels téléphoniques, vous renseigner sur les frais, et de visiter les sites.

Avant de vous décider sur un emplacement de réunion, de prendre un bon aperçu de l'endroit. Demandez le grand tour et prendre des notes. Gardez une trace de toutes les informations que vous recueillez sur vos visites de localisation à l'aide d'un journal de la recherche de l'emplacement, comme le montre la figure 2.

Découvrez les installations soigneusement. Est tout propre ou il n'a pas d'odeur comme si les gens ont été le nettoyage des poissons dans le hall principal? Y at-il une cuisine que vous pouvez utiliser, et ne l'installation fournir de petits appareils, tels que les cafetières? Y at-il des frais pour l'utilisation de ces appareils?

Où sont les toilettes? Le site dispose pas d'installations récréatives? Y at-il un accès pour les personnes handicapées? Le site permet pour la portion de l'alcool? Qu'est-ce que l'assurance? Le stationnement est suffisant disponibles? Ce sont des questions importantes que vous devez à clarifier avant de choisir le site.

Réserve tenir début ou pour toujours votre tranquillité

Réservant une place à tout endroit public, que ce soit un parc, terrain de camping, ou une salle, exige des réservations jusqu'à un an à l'avance - ou parfois plus, si la tache est populaire. Peu importe ce que le site que vous choisissez, assurez-vous de poser des questions sur les conditions de réservation. Commencez par les questions suivantes:

• Combien de temps à l'avance dois-je faire des réservations?

• Quel est le coût?

• Avez-vous besoin d'un dépôt de garantie? Combien ça coûte?

• Quelle est votre politique d'annulation?

Toujours commencer votre planification précoce! Dix-huit mois est le minimum pour un grand reunion- un an à l'avance est moyenne. Mais si vous êtes un procrastinator, donnez-vous au moins six mois pour la planification et de réserver l'emplacement. Si vous attendez plus longtemps que cela, vous poussez les limites.

Un clan occupé est un clan heureux

Vous voulez avoir une variété d'activités à votre réunion pour que les gens peuvent apprendre à connaître de nouveaux visages ainsi que se mêler aux gens qu'ils ne sont pas vus depuis des années. Lors de la sélection d'un emplacement, vérifier pour voir quels types d'activités sont disponibles parce que vous pouvez les ajouter à votre liste d'activités. Par exemple, certaines installations intérieures offrent des piscines, des aires de jeu de palets, de volley-ball, billard, et d'autres activités astucieux.

De même, les sites de plein air peuvent présenter des courts de tennis et de basket-ball ou de terrains de jeux entraînants de softball ou touch-football. Beachside réunions peuvent facilement accueillir des concours de châteaux de sable, beach-volley, et d'autres jeux de plage.

Si vous ou un membre de la famille a un jardin avec une piscine, envisager d'avoir une réunion piscine-party. Assurez-vous que la cour peut accueillir la foule. La plupart des piscines (à l'exception du blow-up, la variété kiddie) prennent beaucoup d'espace, laissant peu de place pour les personnes et le matériel de barbecue.

Si vous sélectionnez un emplacement en bord de mer ou d'un site avec une piscine, nommer un sauveteur pour assurer la sécurité de tous. Membres de la famille seront regroupement occupé et peuvent être très facilement distrait quand ils sont censés être regarder celui qui est dans l'eau.

La ligne de fond est que si vous prévoyez d'avoir beaucoup d'activités pour tout le monde, vous pouvez sélectionner à peu près tout endroit pour votre réunion. Mais si votre liste d'activités est un peu mince, être sûr de choisir un site qui propose un large éventail de choses à faire.