Plan de gestion de la portée: techniques de collecte des exigences pour l'examen de certification PMP

Parce que tous les projets sont différents et parce que certains projets ont de nombreuses parties prenantes, l'examen de certification PMP attendent de vous savez qu'il ya plusieurs façons vous pouvez gagner exigences. La plus évidente est d'interviewer des gens, mais vous pouvez également utiliser des groupes de discussion, des ateliers, des enquêtes, remue-méninges, et d'autres techniques de groupe.

En plus des entrées, l'examen suppose que vous avez connaissance des techniques obligation de collecte. Pour effectuer bien ces activités, vous êtes censés avoir des compétences en négociation, l'écoute active, remue-méninges, et la facilitation.

Interviews

Des entrevues peuvent être formel ou informel, fait en tête-à-un ou menée en groupes. Plusieurs fois, une interview est la première étape dans l'identification des besoins.

En utilisant un exemple d'un centre de garde d'enfants, vous pourriez rencontrer avec le gestionnaire des installations, plusieurs parents et le service juridique de découvrir leurs besoins de produits et de projets.

Groupes de discussion

Les groupes de discussion sont une méthode plus formelle des exigences en matière de collecte. Un groupe de parties prenantes présélectionnés ou présélectionnés est réuni avec un animateur qui pose des questions sur les attentes de la partie prenante pour le produit final. Lors de la sélection des membres d'un groupe de discussion, assurez-vous d'obtenir un groupe diversifié.

Vous ne voulez pas les informations que vous collectez être biaisée ou représenter qu'un seul point de vue. Les groupes de discussion peuvent avoir un ensemble établi de questions, ou ils peuvent être plus d'un dialogue avec laquelle vous générez et de capturer des idées, des sentiments et réactions.

Pour la garderie, vous pourriez rassembler un groupe de 5 à 10 les parents et discuter de leurs besoins et attentes pour le centre.

Ateliers animés

Pour les grands projets - en particulier l'informatique, high-tech, ou des projets de développement de nouveaux produits - des ateliers animés peuvent être très productif. Les principaux intervenants sont réunis pour identifier leurs besoins et de travailler à travers des exigences contradictoires.

Le secteur informatique a souvent le développement de l'application conjointe (JAD) sessions. Lors de ces sessions, ingénieurs système, les utilisateurs finaux, les développeurs et les analystes métier peuvent tous travailler ensemble pour identifier les caractéristiques et les fonctions du produit.

Groupe des techniques de prise de décision

Certaines des techniques précédentes peuvent vous aider à prendre des décisions, telles que la technique Delphi et la technique du groupe nominal. Ces décisions sont fondées sur le groupe arriver à une décision unanime, ou au moins avoir une majorité au consensus. Parfois, cependant, le chef de projet doit établir une structure pour la prise de décisions en vue de finaliser les exigences. Pour toutes les fois, de nombreuses techniques de prise de décision sont disponibles.

La Guide PMBOK identifie quatre méthodes permettant d'atteindre des décisions de groupe:

• Unanimité: Tout le monde est d'accord.

• Majorité: Plus d'un demi-les gens sont d'accord sur un plan d'action.

• Pluralité: Le plus grand groupe de personnes prend une décision, même si elles ne sont pas la majorité.

• Dictature: Une personne qui prend la décision.

Il n'y a vraiment pas un meilleur moyen de prendre une décision. Ce serait bien si chaque décision a eu l'approbation unanime, mais qui ne soit pas réaliste. Par conséquent, vous devez appliquer la technique qui fait le plus de sens dans une situation donnée. Cela peut parfois nécessiter un compromis sur l'obtention groupe complet de buy-in et, pour des raisons de temps, de prendre une décision et de progresser.

Questionnaires et enquêtes

Questionnaires et enquêtes sont un bon moyen de recueillir des informations auprès de grands groupes de parties prenantes. Vous pouvez automatiser le processus en demandant aux gens de répondre à une série de questions en ligne, puis en assemblant les résultats. Cela rend remplissant et en soumettant l'information rapide et facile. Si vous donnez aux gens des questions à choix multiples ou de leur demander d'évaluer quantitativement l'information, vous pouvez facilement totale et compiler vos résultats.

Pour l'exemple de garderie, vous pouvez utiliser cette technique pour hiérarchiser les choix d'équipement de terrain de jeu, heures de fonctionnement, les options de la nourriture, et autres.

Observations

L'observation est utile lorsque vous voulez voir comment les utilisateurs finaux interagissent dans un scénario ou d'un produit. Observation peut également vous aider à comprendre les exigences inconscientes ou tacites.

Si vous cherchez des options pour la conception du plan d'étage pour le centre exemple de la garde des enfants, vous pouvez observer plusieurs sites similaires et regarder le flux de circulation pour déposer les enfants, comment les enfants migrent d'une activité à, quel est le processus pour aller chercher les enfants , et ainsi de suite. Ensuite, vous pouvez concevoir le site pour accueillir au mieux ces processus.

Prototypes

Les prototypes sont utilisés pour créer un modèle ou une maquette d'un produit final. Ils pourraient avoir des fonctionnalités limitées ou pas, mais ils donner aux parties prenantes la possibilité de visualiser le produit final et apporter des modifications ou des ajouts aux exigences tôt dans le processus. Pour l'exemple de garderie, l'architecte peut créer un modèle et de discuter les différentes caractéristiques et processus qui pourraient être utilisés dans le centre.

Prototypage est souvent utilisé dans le développement de nouveaux produits, le développement agile de logiciels, et de la construction.

Benchmarking

Benchmarking consiste à identifier les meilleures pratiques dans une industrie ou organisation et en comparant les pratiques existantes contre les pratiques comme un moyen d'améliorer les performances. Les résultats des tests et des scores de satisfaction de la clientèle sont des exemples de mesures qui pourront être évalués.

Diagrammes de contexte

Diagrammes de contexte montrent un système d'entreprise ou le modèle et décrivent comment les gens ou d'autres systèmes interagissent avec elle. Souvent dans les diagrammes de contexte, les personnes fournissant des intrants ou de recevoir des sorties sont appelés acteurs. L'avantage d'un diagramme de contexte est qu'il montre un affichage visuel d'un procédé et les interactions associées au processus.

Analyse de document

Analyse de documents consiste à analyser la documentation qui peut aider à l'identification des besoins. Des exemples de documentation que vous pourriez analyser pour obtenir des exigences sont les suivantes:

• Flux de processus

• Diagrammes de flux de données

• La documentation d'interface

• Les cas d'utilisation

• Émission et de défauts journaux

• Politiques, procédures, formulaires, règlements et informations provenant de projets antérieurs similaires