Conception d'une meilleure organisation de l'entreprise

Être un gestionnaire est l'un des plus difficiles - et potentiellement l'un des plus enrichissantes - emplois que tout le monde peut prendre dans une organisation. Un bon gestionnaire doit continuellement améliorer les systèmes et processus pour les rendre plus efficaces, plus efficace et moins coûteux. Parce que l'environnement de l'entreprise est toujours en évolution - les nouveaux employés, les nouvelles technologies, de nouvelles sources d'approvisionnement, de nouveaux concurrents - les gestionnaires doivent toujours être attentifs à la nécessité de restructurer leurs organisations à maintenir leur compétitivité sur le marché.

Lorsque vous travaillez pour concevoir une meilleure organisation, assurez-vous de prendre en considération les facteurs suivants.

Répartition du travail

La toute première étape dans la conception organisationnelle est d'affecter des employés spécifiques à des emplois spécifiques, appelé répartition du travail.

Dans une organisation d'une seule personne - dire, une agence de relations publiques à domicile - une seule personne accomplit toutes les tâches qui doivent être fait. Le propriétaire d'entreprise types lettres, répond au téléphone, lieux publicités pour son entreprise, conçoit du matériel promotionnel pour les clients, écrit des communiqués de presse, les horaires des clients pour des entrevues aux médias et apparitions à la radio et à la télévision, ne la comptabilité, paie les factures, et même sort la poubelle!

Une fois que le propriétaire de l'agence de relations publiques embauche un employé, cependant, elle peut alors faire son fonctionnement plus efficace grâce à la division efficace du travail. Le nouvel employé peut prendre sur les tâches que le propriétaire est pas si bon à ou qui nécessitent beaucoup de travail, mais ne génère pas de revenus - peut-être en tapant les lettres et répondre au téléphone. De cette façon, le propriétaire peut se concentrer ses efforts sur les choses qu'elle est au mieux et qui ont un meilleur rendement de la trésorerie sur l'investissement de son temps.

Dans son livre, Richesse des Nations, Adam Smith a fait un cas très clair pour la division du travail. A titre d'exemple, il a utilisé le cas d'une usine de production de pin-.

"Un homme tire sur le fil, un autre le dresse, un troisième le coupe, un quatrième points, elle, un cinquième broie au sommet pour recevoir le BANDEAUX pour faire la tête nécessite deux ou trois opérations- distincte de le mettre sur est une entreprise particulière, pour blanchir les broches est l'autre- il est encore un métier en soi pour les mettre dans le papier et du l'entreprise importante de faire une broche est, de cette manière, divisé en environ dix-huit opérations distinctes, qui, dans certains manufactures, sont toutes effectuées par des mains distinctes, bien que dans d'autres, le même homme sera parfois effectuer deux ou trois d'entre eux. "

Selon Smith, par la division du travail, dix travailleurs pourraient produire environ 48 000 épingles par jour, où une seule personne qui exécute toutes ces étapes seul serait chanceux pour produire 20 broches en une journée. Smith a peut-être exagéré son point juste un peu, mais il est essentiellement vrai: En attribuant, les tâches simplifiées distincts à des personnes qui sont faciles à apprendre, monte en flèche de la productivité.

Lorsque vous attribuez une tâche spécifique à un employé, veiller à ce que

• Les tâches de l'emploi sont clairs et les limites sont bien définies.

• Le travail ne consiste pas trop complexes ou trop simple pour l'employé en particulier.

• Les employés ont l'autorité d'exécuter leur travail sans ingérence de la direction indue.

• Le travail est maintenue intéressante par différentes missions, les objectifs et les approches.

• Les employés sont bien formés pour faire leur travail.

Bien que la division du travail a une place consacrée à l'entreprise moderne, les organisations les plus prospères d'aujourd'hui vont un peu plus loin - ils sont employés de la Croix-formation dans les emplois de leurs collègues. Les employés qui connaissent un emploi est un autre sont beaucoup plus souples, et les organisations pour lesquelles ils travaillent peuvent être beaucoup plus sensible à l'évolution des conditions du marché ou aux défis de la concurrence - ou simplement à remplir pour un travailleur absent. En outre, les employés de la Croix-formés ont souvent un meilleur moral que les employés qui ne sont pas contre-formés parce que les tâches variées font leur travail plus intéressant.

Départementalisation et la fabrication cellulaire

Dans les organisations traditionnelles, après gestionnaires distribuent des emplois individuels aux employés, les gestionnaires déterminent ensuite si des emplois peuvent être regroupés en divisions logiques. Ainsi, par exemple, le groupe de gestionnaires chaque employé assigné une tâche axé sur les ventes avec d'autres employés de vente axée pour former un département des ventes. Les employés qui ont une fonction de comptabilité - si la masse salariale, les comptes débiteurs, comptes créditeurs ou - sont mis ensemble pour former un département de comptabilité. Et il en va dans toute l'organisation.

Cette méthode, cependant, est l'ancienne façon de faire des affaires. En un coup majeur à la départementalisation, une nouvelle méthode de structuration de problèmes de fabrication en utilisant des cellules de fabrication a brisé les murs de l'organisation qui ont conduit à des inefficacités de production massives. Fabrication cellulaire consiste à lier étroitement les étapes de travail dans un processus spécifique. Par exemple, si 20 étapes de travail sont impliqués dans la réalisation d'un travail (travail signifie dans ce cas de mettre un produit dans une usine, ou le traitement du papier dans un bureau), reliant place les personnes et les machines qu'ils utilisent côté de l'autre dans une cellule de travail. Dans une organisation de la fabrication traditionnelle de ces 20 étapes de travail aurait été accompli dans les différents départements fonctionnels répartis dans toute l'entreprise - parfois dans des bâtiments différents, villes, états, ou même des pays.

Équipes de travail flexibles comprennent désormais de nombreuses fonctions au sein des organisations, et certaines entreprises de type entrepreneurial ne sont pas basées sur les départements du tout.

L'étendue du contrôle

L'étendue du contrôle désigne le nombre de salariés déclarant à un superviseur ou le gestionnaire particulier. Une travée étroite de commande se compose de seulement quelques Salariés un large champ de contrôle comprend de nombreux employés.

Un gestionnaire, Peter, une fois indirectement géré une équipe de plus de 200 employés qui travaillent à quelque 45 endroits du pays. Si chaque employé avait signalé directement à Peter, sa tâche aurait été presque impossible. Mais la réduction de l'étendue du contrôle effectué le travail de Peter réalisable. Seuls quatre employés ont signalé directement à Peter - trois gestionnaires de projet et un assistant administratif - et chacun des gestionnaires de projets gérés un groupe de dix ou plusieurs superviseurs de chantier.

La tendance est aujourd'hui à aplatir organisations en élargissant la portée du contrôle et de diminuer les niveaux de gestion (hiérarchie), et en faisant davantage appel à des équipes d'employés à prendre sur la plupart des rôles autrefois réalisées uniquement par les gestionnaires. Pourquoi aplatir une organisation?

• Le plat d'une organisation, les moins de couches de gestion. Moins gestion conduit à moins de bureaucratie et plus rapide la prise de décision.

• Les moins de couches de gestion, le plus d'argent à consacrer à d'autres activités plus productives, (tels que la société de pique-nique - miam!).