Coûts d'équilibrage de contrôle de la protection de trésorerie et d'actifs entreprise
En tant que propriétaire de petite entreprise, vous serez toujours en essayant d'équilibrer le coût de la protection de votre trésorerie et des actifs avec le coût de séparer adéquatement ces fonctions. Il peut être une grosse erreur de mettre trop de contrôles qui finissent par vous coûter de l'argent.
Par exemple, vous pouvez mettre dans le contrôle des stocks qui nécessitent vendeurs de contacter une personne en particulier qui a la clé de votre entrepôt de produits. Ce type de contrôle peut empêcher le vol des employés, mais il peut également entraîner la perte de ventes, car les vendeurs ne peuvent pas trouver le porte-clé quand ils traitent avec un client intéressé. En fin de compte, le client obtient folle, et vous perdez la vente.
Lorsque vous mettez en place des contrôles, parlez-en à votre personnel à la fois avant et après avoir institué des contrôles pour voir comment ils travaillent et pour vérifier tous les problèmes imprévus. Soyez prêt et en mesure d'ajuster vos contrôles d'équilibrer les besoins d'affaires de la vente de vos produits, de gérer les flux de trésorerie, et de garder un oeil sur faire un profit.
Généralement, lorsque vous effectuez des règles pour vos contrôles internes, être sûr que le coût de la protection est un atout pas plus de l'actif que vous essayez de protéger. Par exemple, ne pas aller dessus pour protéger les fournitures de bureau en forçant votre personnel à asseoir autour d'attendre pendant des heures pour accéder fournitures nécessaires pendant que vous êtes un gestionnaire et lors d'une réunion en dehors du bureau.
Posez-vous ces quatre questions que vous concevez vos contrôles internes:
Qu'est-ce exactement ce que je veux pour prévenir ou détecter - les erreurs, négligence, le vol, la fraude ou détournement?
Dois-je faire face au problème fréquemment?
Que dois-je estimer la perte de l'être?
Qu'est-ce que cela va me coûter de mettre en œuvre le changement dans les procédures pour prévenir ou détecter le problème?
Vous ne pouvez pas répondre à ces questions par vous-même, afin de consulter vos gestionnaires et le personnel qui seront touchés par les changements. Obtenez les réponses à ces questions, et d'écouter leurs commentaires.
Lorsque vous avez fini de mettre sur pied une nouvelle règle de contrôle interne, assurez-vous de documenter pourquoi vous avez décidé de mettre en œuvre la règle et les informations recueillies à son élaboration. Après ça a été en place pendant un certain temps, tester vos hypothèses. Soyez sûr que vous êtes dans la détection de l'erreur, le vol, la fraude, le détournement de fonds ou que vous espériez et attendus pour détecter fait.
Vérifiez les coûts de maintien de la règle en place en regardant décaissement, le temps des employés et le moral, et l'impact sur le service à la clientèle. Si vous trouvez des problèmes avec vos contrôles internes, de prendre le temps de les corriger et de modifier la règle, encore une fois à documenter le processus.
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