Comment mener un projet de gestion des opérations

Projets de gestion des opérations réussies exigent un leader qui peut coordonner un certain nombre de personnes de différentes organisations ayant des objectifs différents et des ensembles de compétences. Pourtant, ils ont besoin de travailler ensemble vers le même but pour terminer le projet.

Élaborer une proposition de projet avec une équipe

Une vision commune aligne les efforts des personnes qui vont exécuter le projet. Une façon de mettre tout le monde sur la même page est de développer une proposition de projet dès le début et affiner ensemble au fil du temps. La proposition de projet doit comporter les éléments suivants:

• Déclaration But: Ceci est une description de haut niveau du projet et de ses objectifs. Pensez-y comme la 30-deuxième elevator pitch de vendre votre projet. Il devrait inclure ces types de contenu:

• Une explication de l'opportunité d'affaires - pourquoi vous faites ce projet

• Objectifs du projet

• Les avantages attendus dans l'ordre de classement

Ecrire la proposition de l'ensemble du projet que si vous prévoyez effectivement remplir. Et utiliser une équipe interfonctionnelle d'experts pour le développer. Verrouillage de l'équipe dans une chambre pour un couple de jours pour écrire le passage initial donne souvent les meilleurs résultats.

Communiquer avec les parties prenantes

UN parties prenantes est toute personne ayant un intérêt dans le résultat d'un projet ou d'une initiative, y compris ceux qui peuvent arrêter un projet. Les parties prenantes peuvent être internes ou externes. Les intervenants internes peuvent inclure vos sponsors exécutifs, les membres de votre équipe de projet et les gestionnaires fonctionnels de ces membres de l'équipe.

Les fournisseurs clés peuvent également être considérés comme interne ou externe à des fins diverses, en fonction de la façon dont la participation est essentielle leur proximité et comment votre relation inter-entreprise est. Acteurs publics externes comprennent des organisations non gouvernementales, les collectivités et divers organismes gouvernementaux.

Identification des parties prenantes et communiquer avec eux sur une base régulière est essentielle à la gestion de projet réussie. Si vous communiquez régulièrement avec les parties prenantes et ils sont satisfaits de la performance d'un projet, puis ils sont moins susceptibles à l'émeute quand il ya des pépins, ou quand il est en retard ou sur le budget.

Une des premières tâches d'un chef de projet est d'établir un plan de communication. Pour ce faire, la liste de vos parties prenantes, leur organisation, ce dont vous avez besoin pour communiquer avec eux, à quelle fréquence, et par quels moyens.

Gardez les parties prenantes dans la boucle

Un des plus grands problèmes que vous rencontrez est la gestion de vos parties prenantes et de leurs gestionnaires. Cela est particulièrement vrai de vos clients. Donc, amener tous les intervenants tôt. Ces individus doit signer sur la proposition de projet. Sinon, vos chances de satisfaire le client sont essentiellement zéro.

Vous devez également communiquer avec les intervenants fréquemment pour gérer les attentes et éviter les malentendus. Vous avez besoin d'échanger des documents officiels, car elle laisse une trace papier si malentendus se produisent, en particulier en ce qui concerne la portée fluage.

Mais ne pas abandonner le téléphone et / ou de la communication en personne parce que ces plates-formes traditionnelles vous permettent de sélectionner des problèmes particuliers et de fournir des éclaircissements qui est difficile à réaliser sur la page écrite.

Rapports d'étape fréquents sont également essentiels. La quantité de détails dans vos rapports d'état dépend de la taille du projet et les préférences des acteurs en question. En outre, vous pouvez gérer certains intervenants externes différemment des autres.

Dans les projets de conseil de taille moyenne (environ 200.000 $ à 1 million $ de travaux), un rapport hebdomadaire peut contenir quatre éléments:

1. Qu'avons-nous accompli la semaine avant?

2. Qu'est-ce que nous avons l'intention d'accomplir la semaine prochaine?

3. Quels sont les obstacles sont debout dans la voie de la réalisation du projet, en particulier pour la semaine prochaine?

4. Où en sommes-nous dans le projet par rapport à là où nous nous attendions à être?

Typiquement, de répondre à ces quatre questions est suffisante pour garder le client dans la boucle et faire face aux problèmes potentiels les plus pressants.

Comment gérer l'équipe

Gestion d'une équipe d'employés ou d'autres types de faiseurs dans un projet est un peu comme la gestion d'autres types de parties prenantes. Participation Upfront et de la communication fréquente aller un long chemin sur la route à des résultats fructueux. Et il est d'une importance cruciale pour établir les responsabilités cristallines avance.

Avec une proposition de projet approuvée dans la main, vous pouvez obtenir le roulement de projet en distribuant la proposition à tous les membres potentiels de l'équipe avec un responsabilité matrice d'affectation (RAM). Attribuer livrables à des personnes en fonction de ces quatre catégories:

• Responsable: Ces personnes font le travail pour terminer l'activité. Au moins un R doit être attribué à chaque activité. Souvent, vous aurez plus.

• Responsable: Ces gens ont besoin de signer sur le travail des gens qui sont responsable de son achèvement. Vous devriez avoir exactement un UN par tâche. Une personne peut être à la fois un R Et un UN sur une tâche.

• Consulté: Ce sont des gens qui devraient être consultés. Typiquement, ils sont recherchés pour des conseils d'experts sur l'activité ou ils sont responsables pour les activités connexes dans le projet.

• Informez-vous: Ce sont des gens qui ont besoin d'être informés sur une base permanente sur le projet.

Les gestionnaires de projet appellent parfois une mémoire vive d'un Matrice RACI parce que des initiales utilisées pour remplir dans la matrice.

Soyez sûr de distribuer ces documents au moins les personnes avec un R, A, ou C à côté de leurs noms. Personne ne devrait avoir plus d'une lettre à côté de son nom pour une tâche particulière, sauf peut- RA.

Il devrait également y avoir une correspondance étroite entre les parties prenantes, la matrice de communication, et la matrice de RAM. En d'autres termes, si les intervenants apparaissent sur un tableau, ils doivent apparaître sur deux d'entre eux.