Comment développer une matrice d'attribution de la responsabilité

Les gestionnaires de projet, comme d'utiliser une matrice de responsabilité d'affectation (RAM) de définir les rôles des différents membres de l'équipe de projet. Malgré la simplicité de l'information contenue dans la mémoire RAM, mettre tout le monde d'accord sur les rôles des gens peuvent prendre beaucoup de temps. Les étapes suivantes peuvent vous aider à obtenir la contribution et l'approbation avec le moins de temps et d'efforts de la population:

1. Identifier tous les gens qui vont participent ou soutiennent votre projet.

2. Développer une liste complète des livrables pour votre projet.

3. Discutez avec tous les membres de l'équipe comment ils vont chaque appuient le travail pour produire les différents livrables du projet.

   Pour chacune de leurs missions, discuter de leur niveau de responsabilité et d'autorité, ainsi que le travail spécifique qu'ils vont effectuer. Discutez également avec eux toute implication que d'autres auront sur leurs activités. Si les gens spécifiques ont pas encore été identifiés pour certaines activités, consulter les gens qui ont fait ces types d'activités avant.

4. Préparer un projet initial de votre RAM.

   
   
   
   
   

   Dessinez la table pour votre graphique, et entrez les livrables de votre projet dans la gauche; la colonne de gauche et les gens qui vont soutenir les activités dans la première rangée. Dans les cellules formées par l'intersection de chaque ligne et colonne, entrez les rôles que chaque personne aura (sur la base des discussions que vous avez avec les membres de votre équipe à l'étape 3).

5. Avoir les gens que vous avez consultées à l'étape 3 examiner et approuver votre projet de tableau.

   Si les gens sont d'accord avec le tableau, demandez-leur d'indiquer leur accord par écrit. Si elles expriment des préoccupations sur certains aspects, demandez-leur de noter leurs préoccupations dans un mémo ou un e-mail.

6. Si certains membres de votre équipe ne pas approuver le projet de tableau, réviser le tableau pour répondre à leurs préoccupations et de poser toutes les personnes qui ont donné entrée pour examiner et approuver le tableau révisé.

   Si vous apportez des modifications au projet de RAM, avoir tous vos membres de l'équipe examiner et approuver le tableau révisé, surtout si elles déjà approuvé la version antérieure.

7. Retour à l'étape 5 et poursuivre le processus jusqu'à ce que tout le monde vous avez consulté à l'étape 3 approuve le tableau.

Pour les projets complexes, la RAM peut être très grande. Et garder le courant de tableau et de consultation tout au long du projet avec toutes les personnes identifiées peuvent prendre beaucoup de temps. Toutefois, avoir un tableau avec des informations erronées peut entraîner la duplication des efforts et des activités négligés.

Suivez ces suggestions pour garder votre RAM exactes et à jour tout au long du projet.

• Développer une hiérarchie de tableaux: Y compris plus de 50 activités sur la même RAM peut être lourd, donc envisager l'élaboration d'une série de diagrammes hiérarchiques pour les grands projets (aussi connu comme un hiérarchie de graphiques). Préparez un tableau de haut niveau qui identifie les responsabilités pour les composants de niveau supérieur dans votre structure de répartition du travail (tels que les phases du projet et les principaux livrables), puis développer des tableaux distincts que les responsabilités de détail pour les produits livrables de niveau inférieur et lots de travaux.

• Obtenez l'effort de tous: Impliquer toute l'équipe lors de l'élaboration de votre tableau. En tant que gestionnaire de projet, vous ne savez pas exactement comment les gens devraient effectuer des tâches dans leurs domaines de spécialité, de sorte que vous devez leur demander. Et, même si vous ne le savez, les gens ont un plus grand engagement envers un plan quand ils participent à son élaboration.

• Mettez votre RAM par écrit: Vous pouvez penser que vous pouvez gagner du temps en ne mettant pas votre RAM en écriture. Toutefois, mettre le tableau dans l'écriture est essentielle pour deux raisons:

• Vous pouvez voir les problèmes possibles dans votre projet que vous avez peut-être négligé si vous songiez à des éléments d'information séparément.

• Vous assurer que les gens aient une compréhension commune de leurs rôles et les relations.